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Automatización de la selección de personal
¿Qué es la automatización de la contratación?
Publicado: 17 de abril de 2024
Colaboradores: Cole Stryker
La automatización de la contratación es el uso de software para agilizar y optimizar el proceso de contratación. Esto puede incluir la automatización de tareas para casos de uso como la búsqueda de candidatos, la selección de currículos y la programación de entrevistas.
No es fácil encontrar y atraer a buenos candidatos en un entorno de crecientes brechas de habilidades y contratación competitiva de talentos en los campos emergentes. Los equipos de contratación que sean capaces de conseguir ofertas de trabajo frente al mayor grupo de talentos posible, y canalizar a los mejores candidatos a lo largo del proceso de contratación, tendrán una ventaja.
Mantener una práctica de adquisición de talento ágil y eficaz es una ventaja competitiva crucial para cualquier empresa. Pero la contratación implica algunas actividades en el flujo de trabajo de contratación, como revisar los currículos, crear las ofertas de trabajo y facilitar la integración de las nuevas contrataciones, que pueden resultar tareas repetitivas, tediosas y que llevan mucho tiempo. Muchas de estas tareas ahora pueden automatizarse o aumentarse mediante la inteligencia artificial (IA) y el machine learning, lo que permite a los profesionales de recursos humanos centrarse en tareas de mayor nivel. Las organizaciones que son capaces de sacar partido de las herramientas de IA emergentes pueden liberar tiempo de los contratadores. Permitir que, en cambio, esos trabajadores desarrollen una función de reclutamiento más sólida y estratégica y apliquen un toque más "humano" a los compromisos de los candidatos.
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Beneficios de la automatización de la contratación
La automatización de RR. HH. ofrece muchas ventajas en todo el flujo de trabajo de contratación.
Los directores de recursos humanos viven en un mundo de sobrecarga de información y los datos entrantes suelen superar la capacidad de los equipos para mantenerse al día. La automatización agiliza las tareas repetitivas, como la selección de currículums, la búsqueda de candidatos y la programación de entrevistas, lo que reduce el tiempo y el esfuerzo que se requiere del personal de recursos humanos. Mitigar los costes de la implementación de trabajadores que, de otro modo, completarían esas tareas manuales.
La automatización puede mejorar la experiencia del candidato al proporcionar respuestas más rápidas, comunicaciones personalizadas y un proceso de solicitud más fluido. Lo que lleva a un tiempo de contratación más rápido, mayores niveles de satisfacción entre los solicitantes y, a su vez, un grupo de candidatos potenciales de mayor calidad para la organización.
Los sistemas automatizados siguen reglas y criterios de manera consistente, lo que reduce la probabilidad de error humano y fomenta evaluaciones justas e imparciales de los candidatos. La automatización permite a las organizaciones ampliar sus esfuerzos de contratación de manera eficiente, ya sea que contraten para unos pocos puestos o gestionen campañas de contratación de gran volumen. Los sistemas automatizados pueden enviar mensajes a cientos de candidatos pasivos cada día, una estrategia potencialmente gratificante que resulta difícil de gestionar manualmente.
La automatización de la contratación consolida las herramientas en toda la pila tecnológica para ofrecer una visión completa del proceso de contratación. Los sistemas de contratación recopilan y analizan enormes cantidades de datos, lo que proporciona información valiosa sobre las métricas de contratación, el desempeño de los candidatos y las tendencias de contratación, lo que permite a las organizaciones tomar decisiones de contratación basadas en los datos.
Al automatizar las tareas rutinarias, los profesionales de RR. HH. pueden dedicar más tiempo y recursos a actividades estratégicas, como la marca del empleador, el desarrollo del talento y la planificación de la fuerza laboral. Esta reasignación de recursos transforma la función de Recursos Humanos de una función administrativa a una función verdaderamente estratégica.
Mediante la introducción de herramientas automatizadas, los departamentos de RR. HH. pueden combatir los prejuicios inconscientes que podrían impedirles alcanzar los objetivos de DEI o adherirse a las normas y mejores prácticas de DEI. La automatización de la contratación puede anonimizar perfiles, crear grupos diversos de candidatos y llamar la atención sobre posibles sesgos humanos en la toma de decisiones.
Cualquier proceso que utilice la automatización para agilizar los flujos de trabajo podría considerarse automatización de la contratación, pero el uso de la IA en los RR. HH. es es donde actualmente se encuentra más valor. Las herramientas de IA no pretenden sustituir a los trabajadores humanos de RR. HH., sino aumentar su capacidad para hacer su trabajo. Y liberarlos de tareas administrativas rutinarias para que puedan brindar un mejor servicio tanto a los candidatos como a las organizaciones. La IA no debería tomar decisiones de contratación, pero puede ayudar a proporcionar más información para que los propios directores de recursos humanos puedan tomar mejores decisiones.
La IA puede encontrar patrones ocultos y obtener información a partir de montañas de datos no estructurados. Sin embargo, debido a que la calidad de la toma de decisiones basada en IA depende del volumen, la calidad y la accesibilidad de los datos, es esencial que las organizaciones piensen críticamente sobre cómo se tratan los datos en toda la organización. ¿Dónde residen los datos? ¿Quién tiene permiso para acceder? ¿Deben ocultarse los datos potencialmente sensibles a algunos usuarios? ¿Qué conjuntos de datos se pueden reunir para el análisis con el machine learning? Estas son preguntas sobre la arquitectura de la información y la gestión de datos y el gobierno corporativo que las organizaciones deben responder antes de avanzar con la automatización de reclutamiento basada en IA.
Cómo funciona la automatización de la contratación
Imagina a una candidata hipotética llamada Eda, una profesional del marketing que está interesada en trabajar para una empresa ficticia llamada BizCorp. En su sitio de empleo favorito, LinkedIn, Eda se encuentra con un mensaje de chatbot que comparte una intrigante oferta de trabajo para un puesto de gestor de desarrollo de software en BizCorp. Ella envía su currículum y carta de presentación.
Antes de que Eda vea la oferta de empleo, el software de automatización de contratación está en marcha. El director de recursos humanos que anunció el puesto vacante utilizó la IA para crear el anuncio con análisis predictivos, que se basaron en las tendencias históricas de contratación, las tasas de rotación de los empleados, las proyecciones de crecimiento empresarial y la demografía de la fuerza laboral. Las herramientas de IA generativa le ayudaron a desarrollar rápidamente una descripción del trabajo basada en un breve mensaje. Y se utilizó la IA para encontrar y enviar proactivamente mensajes a Eda en la bolsa de trabajo para que no tuviera que buscarla.
Poco después de enviar su solicitud, Eda recibe un correo electrónico automatizado que confirma que se ha recibido su solicitud. El correo electrónico incluye detalles sobre los próximos pasos en el proceso de contratación.
El sistema de seguimiento de candidatos de la empresa escanea automáticamente el currículum de Eda en busca de palabras clave y cualificaciones relevantes que figuran en la descripción del puesto. Sobre la base de este análisis, su solicitud se marca para un examen más detenido.
Eda recibe otro correo electrónico automatizado en el que se le invita a rellenar un breve cuestionario de preselección facilitado en tiempo real por un chatbot. Las preguntas evalúan su experiencia, habilidades y cualificaciones relacionadas con los requisitos del puesto.
Impresionado por las respuestas de Eda a las preguntas previas a la selección, un chatbot programa una entrevista automatizada en video de seguimiento. Eda recibe un correo electrónico con un enlace a la plataforma de entrevistas, que registra sus respuestas a una serie de preguntas de la entrevista.
Después de que Eda complete la entrevista en vídeo, se analizan sus respuestas en la plataforma de entrevistas de IA, que evalúa sus habilidades comunicativas, su confianza y su idoneidad para el puesto basándose en criterios predeterminados.
Eda supera con éxito la evaluación automatizada y se le invita a una entrevista en persona con el equipo de contratación. Durante esta etapa, se reúne con el director de contratación y otros miembros del equipo para hablar de su experiencia, sus cualificaciones y su adecuación al puesto.
Tras el proceso de entrevista, Eda realiza una prueba de codificación, que se evalúa automáticamente con herramientas de IA. Y, por último, un chatbot facilita la verificación de antecedentes.
Eda recibe una carta de oferta automatizada por correo electrónico, en la que se describen los términos y condiciones de empleo. Acepta la oferta electrónicamente a través del portal de recursos humanos de la empresa e inicia el proceso de incorporación automatizado, que incluye rellenar el papeleo, completar los módulos de formación y programar su primer día.
A lo largo de todo el proceso de contratación, la automatización ha agilizado las tareas administrativas, ha proporcionado una comunicación oportuna y ha permitido una evaluación eficiente de los candidatos. En última instancia, ha mejorado la experiencia de Eda como solicitante de empleo y ha facilitado una transición sin problemas a su nuevo puesto.
Una pregunta importante que tienen muchas organizaciones es cuándo hacer la transición a flujos de trabajo automatizados. Esto a menudo requiere comprar nuevos ecosistemas de software y capacitar a los trabajadores para que puedan navegar por ellos de manera efectiva. Adoptar herramientas de automatización de la contratación y cuándo hacerlo es una decisión que requiere una cuidadosa consideración.
La primera razón obvia para optar por los sistemas automatizados es cuando hay un gran volumen de necesidades de contratación que su equipo de RR. HH. no puede satisfacer de manera suficiente mediante procesos manuales. Cuando las vacantes de trabajo no se llenan rápidamente con candidatos de calidad, eso es un costo de oportunidad significativo. Una razón relacionada podría ser el agotamiento de los empleados existentes. Si la función de RR. HH. no puede retener a los buenos empleados, es señal de que están sobrecargados de trabajo o de que dedican demasiado tiempo a tediosas tareas de contratación en lugar de a tareas de más alto nivel que hacen un mejor uso de la inteligencia humana.
Otro parámetro a tener en cuenta es el abandono de candidatos. Si los candidatos calificados abandonan el proceso de contratación, podría ser una señal de que la experiencia del candidato es peor de lo que podría ser. Las tecnologías de automatización de la contratación pueden acelerar y agilizar el proceso de contratación. También permiten a las organizaciones ofrecer puntos de contacto más frecuentes y otros servicios de "toque humano". Como resultado, estas organizaciones tienen menos probabilidades de ver cómo los candidatos son captados por organizaciones competidoras con departamentos de RR. HH. capaces de acelerar el tiempo de contratación. Del mismo modo, si la participación de los candidatos es baja (la evaluación comparativa interna de las acciones de los candidatos puede ser útil en este caso), podría indicar que la automatización añadiría valor a la gestión de las relaciones con los candidatos.
Las organizaciones también pueden encuestar a los jefes de departamento para intentar hacerse una mejor idea de si las necesidades de personal se están cubriendo sobre el terreno. Si los gestores sienten que la empresa no puede adquirir los mejores talentos, es posible que se necesiten mejores procesos de contratación. Estos procesos se pueden facilitar mediante la automatización y ayudan a las organizaciones a encontrar y conseguir a los mejores candidatos para el puesto.
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