Existen varios tipos de mapas de procesos. Algunas de las técnicas de mapeo incluyen:

• Los diagramas de flujo básicos son mapas visuales que proporcionan los detalles básicos de un proceso, como entradas y salidas.
  
  
• Los mapas de implementación, también conocidos como organigramas interfuncionales, muestran las relaciones entre los distintos equipos. Estos mapas suelen utilizar diagramas de flujo para ilustrar cómo fluye un proceso en la empresa, lo que facilita la detección de cuellos de botella o redundancias.
  
  
• Los mapas de procesos detallados muestran una versión desglosada de un proceso, con detalles sobre cualquier subproceso.
  
  
• Los mapas de procesos de alto nivel, también conocidos como mapas de la cadena de valor o mapas descendentes, muestran una visión macro de un proceso, incluidos los elementos clave del mismo, como el proveedor, la entrada, el proceso, la salida o el cliente (SIPOC).
  
  
• Los mapas de procesos renderizados representan un estado actual y/o un estado futuro de los procesos para mostrar las áreas de mejora potencial de los procesos.
  
  
• Un mapa de flujo de valor (VSM, por sus siglas en inglés) es una técnica Lean Six Sigma, que documenta los pasos necesarios para desarrollar un producto o servicio para un usuario final.

Los mapas de procesos utilizan representaciones visuales, como símbolos básicos para describir cada elemento del proceso. Algunos de los símbolos más comunes son flechas, círculos, rombos, cuadrados, óvalos y rectángulos. Estos símbolos pueden proceder del Business Process Model and Notation (BPMN) o del Unified Modeling Language (UML) (enlace externo a IBM), que son métodos gráficos de notación para mapas de procesos.

La mayoría de las organizaciones necesitarán utilizar sólo algunos de los símbolos más comunes para completar un mapa de procesos. Algunos de estos símbolos son:

• Se utiliza un rectángulo para representar un proceso específico y sus actividades y funciones.
  
  
• Se utiliza una flecha para mostrar tanto la dirección del flujo como la conexión entre los pasos.
  
  
• A menudo se utiliza un óvalo para mostrar los puntos inicial o final de un flujo de procesos
  
  
• Se utiliza un rombo para indicar un punto de decisión. El proceso continuará siguiendo una ruta predefinida en función de la decisión
  
  
• Un rectángulo con un extremo redondeado se utiliza a menudo como símbolo de retraso, mostrando una pausa en el proceso antes de que el flujo continúe.

Al elaborar su propio mapa de procesos empresariales, le conviene aplicar esta metodología:

1. Elegir un proceso en el que centrarse. Para causar el mayor impacto posible, es posible que desee dar prioridad a un proceso que esté luchando por conseguir resultados o a un proceso que afecte a la satisfacción del cliente.
   
   
2. Involucrar a las personas adecuadas. Reúna a quienes conozcan a fondo el proceso que pretende optimizar. Estos expertos en la materia (PYME) le ayudarán a determinar la información crucial dentro de todo el proceso, como las partes interesadas, la secuencia de pasos, los plazos, los recursos, etc. También pueden poner de relieve algunas de las áreas problemáticas, como los cuellos de botella y las redundancias, que pueden comprometer la eficacia. Durante esta fase del proceso, es conveniente documentar toda la información pertinente relativa al proceso.  
   
   
3. Esbozar el mapa de procesos. Durante este paso, querrá determinar dónde empieza y termina el proceso actual y la secuencia de pasos intermedios. Aunque el nivel de detalle puede variar, normalmente se incluye información sobre las entradas, las salidas, las métricas y las partes interesadas.
   
   
4. Utilizar símbolos básicos de diagrama de flujo para mejorar el mapa de procesos. Perfeccione el mapa de procesos actual aprovechando los símbolos básicos del diagrama de flujo. Para completar este paso se suele utilizar un software de mapeo de procesos.
   
   
5. Recibir comentarios. Valide el mapa de procesos mejorado con los miembros del equipo para confirmar la exactitud de la documentación del proceso, asegurándose de que los pasos no se repiten ni faltan. Cuando las partes interesadas se hayan puesto de acuerdo sobre los pasos del proceso en el estado actual, empiece a solicitar comentarios sobre posibles optimizaciones del proceso. Esto puede implicar la eliminación de pasos con fines de simplificación o la incorporación de otros nuevos para permitir una mayor colaboración o garantía de calidad.
    
6. Aplicar y observar el impacto de los cambios en los procesos. Realice una prueba de concepto (POC) con un subconjunto del equipo antes de ampliar cualquier cambio a toda la organización. Esto minimiza el riesgo para la empresa y brinda la oportunidad de incorporar comentarios adicionales para optimizar el proceso, lo que permite a la dirección realizar la transición a un nuevo proceso a escala de forma más fluida. La monitorización periódica de los procesos permitirá una mejora continua a lo largo del tiempo.

Para obtener más consejos sobre cómo crear un mapa de procesos eficaz, lea este blog.

El objetivo principal del mapeo de procesos de negocio es ayudar a las organizaciones a ser más eficientes y eficaces en la consecución de una tarea u objetivo específico. Para ello, proporciona una mayor transparencia en torno a la toma de decisiones y el flujo de procesos, lo que a su vez ayuda a detectar redundancias y cuellos de botella dentro de los procesos y entre ellos. Dado que los mapas de procesos aprovechan las pistas visuales y los símbolos, facilitan la comunicación de un proceso a un público amplio. Esto puede aumentar la participación, ya que la documentación extensa puede resultar más tediosa tanto para los propietarios como para los usuarios finales.

Al aprovechar las plantillas prediseñadas del software de mapeo de procesos, los equipos pueden colaborar fácilmente y aportar ideas para racionalizar los procesos de trabajo, lo que permite mejorar los procesos empresariales. De este modo, las empresas también pueden afrontar mejor retos específicos, como la incorporación y retención de empleados o el descenso de las ventas.

Algunos de los beneficios específicos del mapeo de procesos son:

• Mejor habilitación para pruebas y evaluaciones de escenarios
  
  
• Mayor normalización y conocimiento de las funciones y responsabilidades
  
  
• Identificación simplificada de los aspectos vulnerables de un proceso
  
  
• Mejora del rendimiento del equipo y de la satisfacción de los empleados
  
  
• Curva de aprendizaje más corta para los empleados durante la formación