Publicado: 26 de marzo de 2024
Colaboradores: Alice Gomstyn, Alexandra Jonker
La eficiencia operativa se refiere a la optimización de los procesos y recursos empresariales con el fin de reducir los costes de explotación manteniendo o mejorando la productividad.
En la economía global actual, las empresas, desde las manufactureras hasta las de transporte, se enfrentan a una presión cada vez mayor de las partes interesadas para lograr una mayor eficiencia operativa. De hecho, lograr la eficiencia operativa puede ser crucial en los mercados competitivos, ya que permite a las empresas ofrecer productos y servicios de alta calidad a precios más bajos, manteniendo o aumentando la rentabilidad. En una encuesta mundial realizada a directores ejecutivos, el 77 % afirmó que trataría de lograr la eficiencia operativa para impulsar el crecimiento de los ingresos totales.1
Existe una gran variedad de herramientas y plataformas de software (impulsadas por la inteligencia artificial [IA] y el Internet de las cosas [IoT]) disponibles para ayudar a las empresas a lograr la eficiencia operativa. Entre ellas se incluyen los sistemas integrados de gestión del lugar de trabajo y software de planificación de recursos empresariales. A través de las soluciones de software, las organizaciones pueden implementar enfoques como la automatización, el mapeo de procesos y más para optimizar el negocio.
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Las organizaciones suelen utilizar una métrica denominada "ratio de eficiencia operativa" para medir dicha eficiencia. Normalmente calculan el ratio sumando los gastos de explotación de la empresa y el coste de los bienes vendidos (COGS), y dividiendo después esa suma por las ventas netas de la empresa.
Las empresas también pueden optar por evaluar la eficiencia a través de otras métricas, como los ratios centrados en la rotación de cuentas por pagar, la rotación de cuentas por cobrar y la rotación de inventarios.
Las empresas pueden calibrar lo bien que lo están haciendo con respecto a la eficiencia operativa haciendo un seguimiento de sus ratios a lo largo del tiempo y comparándolos con los puntos de referencia del sector. Un ratio más bajo o en descenso indica que una empresa está mejorando sus resultados de eficiencia operativa.
Las mejoras en los procesos y un mejor uso de los recursos pueden ayudar a las empresas a progresar en los indicadores clave de rendimiento (KPI) y a alcanzar objetivos empresariales como:
Cuando las empresas reducen sus gastos de explotación gracias a una mayor eficiencia operativa, pueden mejorar sus resultados finales.
Unos procesos de producción más eficientes pueden dar lugar a un menor consumo energético, mediante la reducción de la huella de carbono de una organización, así como sus facturas de electricidad.
Cuando las empresas mejoran la eficiencia operativa, pueden trasladar el ahorro de costes resultante a sus clientes, proporcionándoles más valor por su dinero.
Las empresas pueden emprender diversas estrategias para mejorar la eficiencia operativa. Aunque las iniciativas pueden variar según el sector y la empresa, a continuación se indican algunas de las más comunes:
La automatización es la realización de tareas mediante tecnología, con poca o ninguna intervención humana. La automatización de procesos que antes eran manuales, como la sustitución de la introducción manual de datos en hojas de cálculo por soluciones de captura de datos, puede mejorar la eficiencia y evitar errores humanos , a la vez que libera a los miembros del equipo para que realicen un trabajo más valioso y significativo.
Mediante el mantenimiento predictivo , las organizaciones pueden monitorizar la salud de sus activos, incluidas las infraestructuras y la maquinaria, en tiempo real. Esto les permite abordar los problemas en el momento en que se producen, así como prever problemas futuros, lo que amplía el ciclo de vida de los activos y ayuda a evitar costosos tiempos de inactividad y ralentizaciones no planificados de los equipos.
El mapeo de procesos es un método para representar visualmente los flujos de trabajo. Esto ayuda a las organizaciones a identificar áreas susceptibles de mejora, como los procesos ineficientes que consumen mucho tiempo , la asignación de recursos que no es óptima, las tareas propensas al error humano y los cuellos de botella en la producción.
La gestión de inventarios implica el seguimiento de los bienes a medida que pasan de las instalaciones de fabricación a los almacenes y, en última instancia, al lugar donde se venden a los consumidores. La optimización de la gestión del inventario puede reducir la cantidad de tiempo invertido y disminuir los costes para mantener la mercancía almacenada, garantizando al mismo tiempo que haya suficientes bienes disponibles para satisfacer la demanda de los clientes.
Mediante la externalización de procesos empresariales, las empresas pueden contratar a proveedores externos especializados en funciones específicas, como la facturación y el procesamiento de pagos. Los proveedores especializados suelen operar con mayor eficacia y ser más rentables en comparación con los equipos internos.
La gestión energética consiste en la monitorización, el control y la optimización proactivos y regulares del uso de la energía para limitar el consumo y disminuir los costes energéticos. Una disminución del 10 % en el consumo de energía se asocia a un aumento del 1,5 % en los ingresos netos de explotación, según los cálculos del programa estadounidense Energy Star.2
Los programas de formación y desarrollo que ayudan a los empleados a perfeccionar sus habilidades o a crear otras nuevas pueden mejorar su productividad, lo que se traduce en una mayor eficiencia operativa. Además, el aumento de la satisfacción de los empleados resultante de la formación en habilidades puede ayudar a reforzar la retención de los mismos. La reducción de la rotación de empleados también puede favorecer la eficiencia operativa, ya que contratar y formar a nuevos empleados suele ser más caro que retener a los existentes.
El término eficiencia operativa se utiliza a veces indistintamente con el de "excelencia operativa". Sin embargo, por lo general se entiende que la eficiencia operativa abarca no solo unas operaciones empresariales más eficientes, sino también la creación de una cultura en la que tanto los directivos como los miembros del equipo se implican en los resultados empresariales y en la mejora continua.
La evolución de la tecnología ofrece a las empresas diversas oportunidades para mejorar la eficiencia operativa. Las organizaciones incorporan cada vez más el Internet de las cosas (IoT) en su gestión de operaciones y en su labor de mantenimiento predictivo. Mientras tanto, la inteligencia artificial (IA) potencia conocimientos que ayudan a las empresas a optimizar la gestión de inventarios, el uso de las instalaciones y mucho más. Entre las soluciones de software que aprovechan estas tecnologías para favorecer la eficiencia operativa se incluyen:
Un IWMS es una plataforma de software que racionaliza la gestión inmobiliaria y de instalaciones en una única plataforma. Las soluciones de IWMS pueden ofrecer visibilidad de las carteras inmobiliarias a través de paneles de control integrados y aplicaciones móviles. Las investigaciones demuestran que los IWMS pueden mejorar la eficiencia del uso de las instalaciones en más de un 39 % y reducir los costes de mantenimiento en más de un 15 %.3
Un ERP es un sistema de software de gestión empresarial diseñado para utilizar la automatización y la integración para gestionar y racionalizar los flujos de trabajo, los procesos y las funciones de una empresa. Dichas funciones incluyen finanzas, RR. HH., fabricación, servicios, compras, gestión de la cadena de suministro, gestión del ciclo de vida del producto y gestión de proyectos.
El software de gestión energética utiliza el IoT, la conectividad y el análisis de datos energéticos para proporcionar conocimientos a las empresas para una mejor toma de decisiones en lo que respecta a la gestión de las instalaciones y la conservación de la energía.
Las herramientas avanzadas de mapeo de procesos ofrecen plataformas centralizadas que permiten a los equipos colaborar y obtener conocimientos mientras trabajan para perfeccionar continuamente los procesos empresariales.
Las herramientas inteligentes de gestión de pedidos permiten a las empresas realizar la gestión de inventarios y almacenes en tiempo real, lo que incluye el seguimiento de los niveles de inventario y la ejecución de pedidos omnicanal.
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El IoT hace referencia a una red de dispositivos y objetos físicos que llevan incorporados sensores, software y conectividad de red, lo que les permite recopilar y compartir datos.
Los asistentes digitales, la orientación por GPS, los vehículos autónomos y las herramientas de IA generativa son solo algunos de los ejemplos de IA que podemos encontrar en las noticias diarias y en nuestra vida cotidiana.
Notas a pie de página
1 “22nd Annual Global CEO Survey: CEOs’ curbed confidence spells caution” (enlace externo a ibm.com). PWC. 2019.
2 “Commercial Real Estate: An Overview of Energy Use and Energy Efficiency Opportunities” (enlace externo a ibm.com), Energy Star. Consultado el 18 de marzo de 2024.
3 “Integrated Workplace Management System Market Outlook and Forecasts 2021 – 2028” (enlace externo a ibm.com). Mind Commerce. 13 de octubre de 2021.