¿Qué es la gestión de activos fijos?

Las organizaciones utilizan con frecuencia códigos de barras, códigos QR o RFID para ayudar a rastrear sus activos, ya que son fáciles de escanear y usar con dispositivos móviles. Los tipos de activos incluyen vehículos, ordenadores, mobiliario y maquinaria.

Con un sistema de gestión de activos, las organizaciones pueden:

• Seguimiento y control de activos fijos.
• Supervise equipos y maquinaria en múltiples ubicaciones.
• Menores costes de mantenimiento.
• Incremente la eficiencia operativa.
• Mantenga un registro de los activos retirados, vendidos, robados o perdidos.

La gestión de activos fijos permite a las organizaciones monitorizar equipos y vehículos, evaluar su estado y mantenerlos en buen estado de funcionamiento. De este modo, minimizan la pérdida de inventario, los fallos de los equipos y el tiempo de inactividad, y mejoran el valor de vida útil de un activo.

Los activos fijos como servidores, camiones de transporte y ascensores requieren una gran inversión de capital. Pueden constituir una gran parte del patrimonio neto de una empresa. En algunas empresas, hasta el 40 % de la inversión se destina a la compra de equipos y vehículos.

Cuanto mejor y más eficazmente gestione una empresa sus activos, mayores serán las perspectivas de maximizar el valor de estas inversiones. Sin un sistema de gestión de activos fijos, una organización podría experimentar:

• Tiempo de inactividad imprevisto.
• Fallos en los equipos.
• Inventario extraviado o perdido.
• Infracciones de seguridad o medioambientales.
• Incumplimiento de las normas de cumplimiento o normativas.

Para las empresas con grandes inventarios, los resultados pueden convertirse en millones de dólares en pérdida de productividad, reparaciones, sustituciones o multas. Más allá de los costes inmediatos, un equipo en mal estado puede afectar a la calidad de los servicios o productos de una organización, lo que a su vez afecta a la satisfacción del cliente y a la reputación de la empresa.

Según la norma internacional ISO 55000, la gestión de activos debe maximizar la rentabilidad. Lo ideal es que la gestión del inmovilizado mejore la calidad y la vida útil de los equipos y garantice el mejor rendimiento de la inversión.

La gestión de activos fijos puede ser compleja, especialmente para empresas globales o empresas con grandes inventarios, como una empresa de alquiler de coches o una multinacional de fabricación.

Las organizaciones pueden utilizar hojas de cálculo o herramientas de planificación de recursos empresariales (ERP) para el seguimiento de activos. Sin embargo, la entrada manual de datos es propensa a errores. También puede ser un método lento para mantenerse al tanto del inventario de activos fijos, cuando las flotas de vehículos se mueven entre ubicaciones o la tecnología es compleja.

Para ponerlo en perspectiva, considere este escenario en el que su organización tiene en propiedad vehículos. Tal vez tenga un documento en el que lleve un registro de cuándo cada uno necesita un cambio de aceite, nuevas escobillas limpiaparabrisas o un nuevo juego de neumáticos. A medida que aumenta el número de vehículos, empiezan a surgir problemas. Si tuviera todos estos datos centralizados, podría rastrear fácilmente esta información sin riesgo de que se pierda o se extravíe. Este es el propósito que cumple un sistema de gestión de activos.

El software de seguimiento de activos y las soluciones de gestión ofrecen una forma fiable de supervisar los activos fijos. Se incluyen funciones como el seguimiento de la ubicación, el procesamiento de órdenes de trabajo y los registros de auditoría.

Las operaciones más pequeñas pueden beneficiarse de un sistema de gestión de mantenimiento informatizado (GMAO). El software de automatización ayuda con la programación, la gestión y la elaboración de informes de las actividades de mantenimiento. Las características incluyen la gestión de flujos de trabajo, recursos y enrutamiento, orientación operativa y de reparación, e informes y auditoría.

Para operaciones grandes, un sistema de gestión de activos empresariales como IBM Maximo proporciona una plataforma central para gestionar todos los activos fijos. Integra los datos de los activos de todo el ciclo de vida de los mismos: adquisición, operaciones, mantenimiento, depreciación y renovación o sustitución.

Con una visión completa, las organizaciones obtienen información sobre sus complejos entornos de activos. Están mejor informados para gestionar la salud de los activos. Las características y los flujos de trabajo les ayudan a optimizar las tareas de gestión y reducir el tiempo de inactividad. Los equipos también tienen una visión empresarial de los controles ambientales y de seguridad, lo que les permite abordar mejor los problemas y los riesgos.

El Internet de las cosas (IoT) ofrece información detallada y permite un mayor control de los activos fijos. El software de IBM Maximo, por ejemplo, correlaciona datos de sensores y dispositivos para proporcionar visibilidad oportuna del estado y el rendimiento de los activos. Mejora la gestión de activos mediante el análisis del estado, la evaluación del valor y el riesgo, y la anticipación de fallos.

La IA utiliza el machine learning para medir el estado de los activos y permitir el mantenimiento predictivo. La tecnología recopila datos de activos (de sensores, telemetría, órdenes de trabajo e incluso fenómenos meteorológicos) y utiliza algoritmos para ver patrones o tendencias y desarrollar modelos de forecasting. La información, junto con la puntuación predictiva, permite al sistema prescribir tácticas o estrategias preventivas.

Conectar a los técnicos de primera línea de mantenimiento y reparación con su sistema EAM y sus expertos a través de dispositivos móviles se convierte en algo crítico para que trabajen de forma más eficaz y segura y para que sean más productivos. IBM Maximo Mobile se diseñó para transformar las funciones laborales de los técnicos de campo, ofreciéndoles datos sobre el rendimiento y las operaciones de los activos casi en tiempo real e instrucciones de mantenimiento paso a paso, estén donde estén. La potente combinación de IA, flujos de trabajo inteligentes, asistencia humana remota y acceso a los datos de los activos permite a Maximo Mobile poner en "manos" de los técnicos el equivalente digital de décadas de experiencia en el sector.

• Vea los detalles de todos sus activos, incluidas sus especificaciones y ubicación.
• Acceda a datos en tiempo real de los activos operativos para aprender, diagnosticar y tomar medidas.
• Optimice las solicitudes de tickets y la programación.
• Vea las ubicaciones de su trabajo en un mapa y planifique su ruta.
• Evalúe el estado de los activos y priorice las reparaciones.
• Colabore con otros expertos de forma remota o mediante la asistencia de expertos basada en IA.