Existen tres tipos de sistemas de software ERP: sistemas in situ, sistemas basados en la nube y sistemas híbridos. Todos difieren entre sí y tienen sus ventajas y desventajas, según las necesidades del negocio y el enfoque de ERP. Cualquiera de estos sistemas de software de planificación de recursos empresariales puede ayudar a una empresa en la toma de decisiones y la rentabilidad.

ERP local: este software, también denominado ERP local, se implementa en las instalaciones y se controla en su mayor parte internamente, o por la empresa del grupo. Una empresa elegiría esta opción si quisiera tener el control total del software ERP y de la seguridad. Si optara por esta opción de software ERP, necesitaría un recurso de TI dedicado en las instalaciones para gestionar el mantenimiento técnico y de las aplicaciones.

ERP basado en la nube: el sistema ERP basado en la nube, a menudo denominado software como servicio o SaaS, significa que un tercero administra el software ERP en la nube. Al utilizar tecnologías como la inteligencia artificial (IA) y el machine learning, este sistema de opción flexible puede proporcionar una mayor eficiencia en la automatización y permitir a los empleados buscar entre los datos de la organización en cualquier dispositivo a través de internet. IBM, Infor, Microsoft, Oracle y SAP ofrecen nuevas soluciones ERP.

Este es un modelo popular para el software ERP debido a su escalabilidad, agilidad y menor coste. La principal desventaja es el riesgo de seguridad que se corre al confiar en un proveedor de ERP. Los datos de su empresa son sensibles y requieren un tratamiento cuidadoso.

ERP híbrido: este sistema es para empresas que buscan características tanto de un modelo in situ como de SaaS para cumplir con sus requisitos de negocio. En este modelo, algunas de las aplicaciones y datos de ERP se alojarán en la nube y otras en las instalaciones. En ocasiones, esto puede denominarse ERP de dos niveles.

Los sistemas ERP se basan en módulos diferentes que existen para dar soporte a procesos de negocio específicos. Hay un número selecto de módulos que son fundamentales para un sistema ERP y existen aplicaciones de terceros para acceder a características adicionales. A continuación se enumeran algunos de los módulos más populares y le ofrecen opciones de implementación.

Finanzas y contabilidad: el módulo de finanzas y contabilidad suele ser el más importante para muchos sistemas ERP. El objetivo principal de este módulo es ayudar a las empresas a comprender sus perspectivas financieras y analizar toda la empresa. Las principales características de este módulo son el seguimiento de las facturas por pagar (AP) y las facturas por cobrar (AR), así como el cierre eficaz de los libros y la generación de informes financieros y de precios. Este módulo puede automatizar las tareas relacionadas con la facturación y almacena información financiera crucial para su empresa, como los pagos a proveedores, la gestión de tesorería y la conciliación de cuentas. También proporciona métricas claras a una empresa y puede ayudar en las operaciones de planificación de la producción.

Adquisiciones: el módulo de adquisiciones, o módulo de compras, ayuda a las empresas a obtener los materiales y servicios que necesitan para fabricar sus productos. Este módulo ayuda a automatizar las compras, junto con el seguimiento y el análisis de los presupuestos entrantes. Con el módulo de adquisiciones, las empresas pueden mantener una lista de proveedores y vincular a los proveedores con ciertos artículos, lo que a su vez puede fomentar una buena relación con los proveedores.

Fabricación: el módulo de fabricación, a menudo denominado sistema de ejecución de fabricación, es un componente vital de planificación y ejecución del software ERP. El módulo ayuda a los fabricantes a planificar la producción y asegura todo lo necesario para la producción. Un módulo de fabricación puede actualizar el estado de las mercancías en curso, además de proporcionar información en tiempo real sobre los artículos en curso o los productos acabados. El módulo también suele incluir soluciones de planificación de requisitos de materiales (MRP), que era el sistema de fabricación original del fabricante de herramientas Black and Decker.¹

Ventas: el módulo de ventas se encarga de mantener una línea abierta de comunicación con los clientes y con clientes potenciales. Puede utilizar el conocimiento obtenido a partir de los datos para aumentar las ventas y tomar decisiones específicas, así como ayudar en la facturación cuando se trata de promociones u oportunidades de venta adicionales. Otras funciones, incluidas las soluciones de la cadena de suministro,ofrecen una gestión de inventario y una gestión de pedidos útiles, como paneles de control, inteligencia empresarial mejorada y tecnología de Internet de las cosas (IoT).

Gestión de las relaciones con los clientes: el módulo de gestión de la relación con el cliente (CRM) o el módulo de servicios ayuda a las empresas a ofrecer un servicio excepcional. Al almacenar la información del cliente, como llamadas previas, correos electrónicos e historial de compras, una empresa tiene los datos que necesita para atender mejor a los clientes actuales y futuros. Este módulo facilita al personal el acceso a la información necesaria cuando llega un cliente y hace que el personal cree una experiencia del cliente personalizada gracias a los datos guardados desde el software ERP.

Gestión de recursos humanos: El módulo de recursos humanos mantiene capacidades básicas, como tiempo, asistencia y nómina. Este módulo mantiene datos sobre todos los empleados y almacena documentos que pertenecen a cada uno de esos empleados, como una revisión de desempeño o una descripción del trabajo. Si una empresa lo desea, puede disponer de una suite completa de gestión del capital humano (HCM) y conectarla a ERP para ofrecer una funcionalidad de RR. HH. aún más potente. 

Aunque el software de contabilidad independiente y el software ERP se presentan de forma similar, los dos sistemas son bastante diferentes. Todo se resume en lo que cada sistema de software puede hacer y abarcar. El software de contabilidad suele cubrir los informes financieros, las facturas por pagar y por cobrar, las operaciones bancarias y la información básica sobre los ingresos por ventas.

Por su parte, el software ERP moderno incorpora una amplia gama de módulos que pueden llegar a todos los ámbitos de su negocio. La contabilidad es sólo un módulo de una larga lista de otras características que puede ofrecer la tecnología ERP. El software ERP está diseñado para satisfacer los requisitos específicos de cada sector y puede adaptarse a las necesidades de casi cualquier empresa.

El software de contabilidad tiene otras limitaciones en términos de ventas, gestión de relaciones con los clientes y accesibilidad a datos en tiempo real. El software ERP dispone de módulos específicos para la gestión de ventas y no está aislado respecto a las funciones que puede desempeñar el software de contabilidad. El ERP integra toda la información financiera en una base de datos y puede efectuarse en la nube para facilitar la accesibilidad.

Si su pequeña empresa experimenta una rápida expansión, es posible que el software de contabilidad tradicional se quede pequeño y que la empresa desee disponer de los datos contables en un único paquete de software, como el ERP. Disponer de todos sus datos de forma centralizada es clave para que las pequeñas y grandes empresas obtengan información. Además, contar con multitud de módulos disponibles a través de un software ERP puede ayudarle a medida que cambie su negocio.

Los beneficios de ERP son muy variados, siendo los más destacados el aumento de la productividad, la reducción de los costes operativos, la flexibilidad y la información integrada. La inteligencia empresarial que ofrece la implementación de ERP es mucho más sustancial que las ofertas tradicionales de software de contabilidad.

La necesidad de datos precisos y en tiempo real es esencial para casi todas las empresas, independientemente del sector. Estas son algunas de las empresas que confían en las soluciones ERP.

Utilidades: una empresa de servicios públicos revisa constantemente sus activos de capital. Por lo tanto, es un desafío organizar dichos activos sin ERP. El software ERP también puede ayudar a las empresas de servicios públicos a prever la demanda de servicios futuros y a sustituir los activos obsoletos.

Empresas de servicios: empresas como gestorías contables, asesorías fiscales, consultoras de ingeniería y otras empresas de servicios profesionales requieren un software ERP potente y proporciona datos en tiempo real cuando es necesario. Las empresas de servicios profesionales no pueden permitirse retrasos. El software ERP les ayuda a cumplir con el cronograma y a reducir los costes y la utilización de recursos.

Mayoristas: Para la mayoría de las empresas mayoristas e importadoras, la reducción de los costos de distribución y el aumento del inventario son dos elementos clave del éxito. La mejor forma de mantener una empresa en orden y funcionando con eficacia es mediante un software ERP con módulos personalizados según sus necesidades. Con él, los mayoristas pueden controlar la gestión del inventario, las compras y la logística general de su negocio.

Comercio minorista: muchas compras se realizan en línea gracias al comercio electrónico y a otros canales de ventas, que han cambiado sustancial el panorama del comercio minorista en los últimos años. Las empresas minoristas dependen de los datos integrados, ya que necesitan un software ERP para ofrecer opciones de autoservicio a los clientes. Las soluciones ERP pueden ayudar con las órdenes de compra y la gestión de almacenes. Los minoristas también pueden beneficiarse del ERP para aumentar la tasa de retorno de sus clientes y mejorar las conversiones de la página web.