¿Qué es la automatización empresarial?

La automatización empresarial representa un enfoque holístico de la automatización que pretende ir más allá de la automatización aislada de TI y la automatización de procesos empresariales, y más allá de la mera consecución de mejoras en la eficiencia de los procesos y la reducción de costes. El objetivo de la automatización empresarial es crear un control centralizado y una estrategia sobre la automatización orientada a obtener un mayor valor empresarial y ayudar a las organizaciones a ser más ágiles.

Mediante la automatización empresarial, las organizaciones pretenden optimizar los flujos de trabajo, mejorar la productividad, alinear equipos aislados en torno a objetivos organizativos compartidos e impulsar la transformación digital en toda la empresa. La automatización empresarial puede conseguirse de muy diversas formas, desde el uso de herramientas de automatización básicas para automatizar tareas rutinarias como la introducción de datos y el procesamiento de documentos, hasta el uso de soluciones más avanzadas diseñadas para procesos complejos como la asignación de recursos y la integración de sistemas.

La automatización empresarial abarca varios tipos de automatización que facilitan el flujo de trabajo y la eficiencia de los procesos. Entre ellos figuran:

La automatización basada en reglas consiste en crear reglas o algoritmos predefinidos para ejecutar tareas. Sigue un conjunto de condiciones para determinar las acciones, lo que permite una ejecución de tareas coherente y estructurada.

Este tipo implica la integración de varios sistemas de software, aplicaciones o bases de datos dentro de una empresa. Las interfaces de programación de aplicaciones (API), las herramientas de gestión de relaciones con los clientes (CRM) y las herramientas de planificación de recursos empresariales (ERP) se integran para optimizar los flujos de trabajo y garantizar un flujo de datos fluido entre sistemas. Las soluciones de plataforma de integración como servicio (iPaaS) suelen ser esenciales para facilitar el flujo de datos sin fisuras entre diversas aplicaciones de software y crear un entorno de automatización cohesivo.

La toma de decisiones en tiempo real implica el uso de análisis de datos, machine learning y otros algoritmos de IA para tomar decisiones rápidas e informadas basadas en datos actuales. La automatización inteligente utiliza tecnologías con IA para realizar tareas complejas, aprender de los datos y adaptarse a escenarios cambiantes sin intervención humana.

RPA se refiere al uso de robots de software, o "bots", para automatizar tareas repetitivas basadas en reglas. Estos bots imitan las acciones humanas al interactuar con sistemas digitales, ejecutar tareas y manipular datos entre sistemas.

La automatización de los procesos empresariales implica el uso de herramientas de automatización para optimizar los procesos empresariales y minimizar la intervención humana. Las herramientas de BPA abarcan estrategias de automatización de principio a fin y hacen hincapié en la integración perfecta de las tareas en un proceso empresarial. Las plataformas de automatización empresarial proporcionan entornos integrales para gestionar las herramientas de BPA, optimizar los procesos empresariales y ejecutar estrategias de automatización generales.

Desde el poder de la inteligencia artificial hasta la integración del machine learning y la aparición de plataformas sin código/de bajo código, hay muchas tecnologías punta que impulsan la automatización empresarial y su creciente adopción.

El machine learning desempeña un papel importante en la automatización empresarial al permitir que los sistemas aprendan de los datos, identifiquen patrones y tomen predicciones o decisiones sin programación explícita. Mejora las soluciones de automatización empresarial al permitir el análisis predictivo, la detección de anomalías y las recomendaciones personalizadas.

La inteligencia artificial, incluidas tecnologías como el procesamiento del lenguaje natural (PLN) y la visión artificial, desempeña un papel vital en la optimización de los flujos de trabajo. Los sistemas con IA automatizan la toma de decisiones, reconocen patrones y ayudan en la gestión de datos no estructurados, agilizando así los procesos y mejorando la precisión.

Las plataformas no-code y low-code están surgiendo como herramientas transformadoras en la automatización empresarial. Estas plataformas permiten a los usuarios con poca o ninguna experiencia en codificación desarrollar e implementar rápidamente soluciones de automatización. Facilitan la creación de flujos de trabajo personalizados, la automatización de tareas repetitivas y la integración de sistemas sin grandes requisitos de codificación.

La automatización empresarial puede transformar significativamente las operaciones de negocio. La automatización se puede utilizar para optimizar flujos de trabajo, estandarizar procesos y minimizar errores, todo lo cual ayuda a las organizaciones a construir operaciones consistentes y confiables que refuerzan la agilidad y la adaptabilidad organizacional. 

Al automatizar las tareas repetitivas y que requieren mucho tiempo, las organizaciones pueden reducir los costes operativos y optimizar la utilización de los recursos. Esto ayuda a los empleados y a los sistemas a trabajar de forma más eficiente, aumentando la productividad y la rentabilidad de la empresa. La automatización también puede repercutir positivamente en la dinámica de los equipos al liberar a los empleados de las tareas mundanas y permitirles participar en iniciativas estratégicas de mayor valor.

Una encuesta realizada por Salesforce reveló que la automatización del lugar de trabajo ha mejorado la satisfacción general de los empleados. De los 773 usuarios de automatización encuestados en Estados Unidos, el 89 % informó de una mayor satisfacción laboral, mientras que el 84 % expresó una mayor satisfacción con su empresa, atribuyendo estos sentimientos positivos a la integración de la automatización en su lugar de trabajo.

Aunque muchas organizaciones abordan actualmente la automatización de forma aislada, en la que cada unidad de negocio aprovecha la automatización para mejorar sus procesos internos, el creciente énfasis en la realización de valor en la automatización, la evolución de las demandas de los clientes y la mejora de las tecnologías de automatización harán necesario un enfoque más holístico. Entra en escena la automatización empresarial.

La automatización empresarial se construye en torno a una estrategia de automatización global, impulsada por los ejecutivos, que integra los esfuerzos de automatización de las distintas unidades de negocio en torno a objetivos organizativos compartidos. Las organizaciones que superen con éxito este cambio obtendrán una ventaja competitiva gracias a la mayor escalabilidad, los análisis integrados, el control centralizado y, en última instancia, el valor empresarial que proporciona un enfoque de automatización empresarial.

Desde la atención sanitaria hasta la gestión de la cadena de suministro o el comercio minorista, la automatización empresarial está redefiniendo la forma de trabajar.

A pesar de sus ventajas, la automatización empresarial presenta ciertas consideraciones y retos que las organizaciones deben abordar durante su transformación de la automatización.

Muchos esfuerzos de automatización se concentran en equipos individuales centrados en los objetivos internos y los KPI de su unidad. Aunque esto sirve para aumentar la eficiencia y ahorrar costes, se pierde mucho valor. Este alcance limitado genera ineficiencias que de otro modo podrían evitarse mediante una planificación y cooperación a nivel de toda la empresa y puede impedir que las organizaciones aprovechen al máximo el valor que proporciona la automatización.

En algunos casos, es difícil identificar los cuellos de botella en los procesos existentes y determinar dónde se puede implementar la automatización de la manera más eficaz. Las organizaciones deben identificar estas áreas y alinear las estrategias de automatización con los objetivos empresariales para garantizar una integración perfecta con los sistemas heredados.

Otros obstáculos para la implementación son la resistencia al cambio de los stakeholders, la falta de una estrategia clara de automatización empresarial y las barreras culturales dentro de la organización.

La precisión y la integridad de la entrada de datos son cruciales en los procesos de automatización. Los datos inexactos o incoherentes pueden provocar errores e ineficiencias en los flujos de trabajo automatizados. Identificar y corregir los problemas de calidad de los datos, garantizar la integridad de los datos en todos los sistemas y establecer protocolos para gestionar las excepciones son consideraciones esenciales.

Cuando la automatización se implanta en tareas complejas o no estandarizadas que tradicionalmente requieren el criterio humano, puede resultar difícil alcanzar el mismo nivel de precisión y toma de decisiones.

La escalabilidad es una preocupación importante en la automatización empresarial, especialmente cuando se expanden las iniciativas de automatización en diferentes departamentos. Es crucial que las organizaciones se aseguren de que los sistemas de automatización pueden gestionar mayores volúmenes de datos, transacciones o procesos sin comprometer el rendimiento o la precisión.

Con una estrategia bien planificada, una planificación exhaustiva y la colaboración entre las partes interesadas, las organizaciones pueden superar estos desafíos y aprovechar todo el potencial de la automatización empresarial.