¿Qué es el intercambio electrónico de datos (EDI)?

Históricamente, el intercambio de documentos empresariales entre business partners requería la entrega manual de documentos en papel. El EDI agiliza y simplifica el proceso transformando los documentos en formatos digitales normalizados y eliminando al intermediario. No se necesitan personas para enviar o aceptar documentos; circulan entre los sistemas automáticamente.

En las transacciones EDI, la información se traslada directamente de una aplicación informática de una organización a una aplicación informática de otra. Los estándares EDI definen la ubicación y el orden de la información en cada documento. Las organizaciones utilizan el EDI para compartir varios documentos y tipos de datos, como solicitudes de cotizaciones, aplicaciones, avisos anticipados de envío y mucho más.

Recientemente, la incorporación de herramientas de inteligencia artificial (IA) a los sistemas EDI ha aportado nuevos beneficios y capacidades, como la mejora de la escalabilidad, el aumento de la velocidad de procesamiento y la gestión proactiva de errores.

El proceso de EDI implica la creación, la conversión, el envío, la recuperación y la integración de documentos comerciales. Por ejemplo, supongamos que el documento en cuestión es una factura de repuestos de automóvil. Primero, se debe crear dicha factura.

La creación de la factura puede implicar extraer datos de varias fuentes: hojas de cálculo, correos electrónicos, archivos PDF, etc. En EDI, este no es un proceso manual de entrada de datos. Un traductor EDI, normalmente una aplicación de software de terceros, puede extraer automáticamente estos datos de los sistemas y bases de datos internos. Para nuestro ejemplo de factura, el traductor EDI podría consultar hojas de cálculo internas para extraer datos de esas piezas de automóviles: números de producto, precios, cantidades y más.

En muchas empresas, un sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) gestiona estos datos. El sistema ERP se integra con un traductor EDI, que luego convierte y estructura estos datos en un estándar elegido. Los proveedores de servicios EDI de terceros que se encargan de la traducción, como Cleo, TrueCommerce y MuleSoft, ayudan en este proceso. (La conversión manual es técnicamente posible pero sería difícil e introduciría errores). En nuestro ejemplo de factura, estos datos de piezas de automóvil se convertirían a un formato estándar legible para el receptor de la factura.

A continuación, el documento se envía mediante uno de los dos tipos comunes de intercambio de documentos EDI:

El EDI directo es una conexión de ordenador a ordenador a través de Internet, generalmente con protocolos de comunicación seguros. El Secure File Transfer Protocol (SFTP), por ejemplo, admite varios métodos de autenticación, así como cifrado.

En una red de valor añadido, una red de terceros gestiona la transmisión de datos. A menudo, los métodos VAN utilizan lo que se denomina buzón, una especie de área de almacenamiento de archivos, que almacena temporalmente los documentos antes de que el destinatario los recupere. Hoy en día, este buzón suele estar en la nube, como parte del paquete de servicios de un proveedor de VAN. Los proveedores de VAN a menudo también se encargan de la conversión y validación de documentos.

EDI permite la transmisión de documentos a través de varios protocolos diferentes. Estos protocolos incluyen:

• AS2 (Applicability Statement 2): un protocolo HTTP común que admite el cifrado, así como características que incluyen firmas digitales y notificaciones de entrega. Cumple con la HIPAA.  
  
  
• SFTP (Secure File Transfer Protocol): utiliza cifrado secure shell (SSH) y es fácil de usar, pero no ofrece el mismo seguimiento del ciclo de vida y prueba de recepción que AS2.
  
  
• FTP (File Transfer Protocol): simple, básico y no seguro. No se usa mucho para el EDI debido a sus limitaciones de seguridad.
  
  
• MFT (Managed File Transfer): una especie de evolución de FTP, MFT ofrece seguridad de extremo a extremo, registros de auditoría y programación. También puede cumplir con regulaciones como la HIPAA.
  
  
• SOAP (Simple Object Access Protocol): una plataforma de mensajería basada en XML, SOAP es independiente de la plataforma, pero es más antigua y más común en los sistemas heredados.

Cada protocolo tiene puntos fuertes y débiles que lo hacen ideal para diferentes aplicaciones y sectores. AS2, por ejemplo, cumple con la HIPAA. SFTP tiene importantes características de seguridad y autenticación, pero esas características pueden ser difíciles de navegar para los no expertos.

EDI tiene sus raíces en la década de 1960, en proyectos masivos de infraestructura, automotriz y militar. Las organizaciones e instituciones buscaron no solo automatizar el proceso de envío y recepción de documentos, sino, quizás lo más importante, estandarizarlos.

Desde entonces, los formatos estándar han sido la columna vertebral de las prácticas EDI. Los sistemas informáticos del remitente y del receptor deben ser capaces de leer y comprender documentos o todo el sistema se desmorona.

Varias organizaciones han creado estándares EDI ampliamente utilizados. Algunos son específicos del sector, otros son generales. Los estándares más comunes incluyen:

Una norma de uso general creada por el Instituto Nacional Estadounidense de Normalización, y la más común en Norteamérica. ASC son las siglas de Accredited Standards Committee (Comité de Normas Acreditadas).

Establecida como parte de la Ley de Portabilidad y Responsabilidad del Seguro Médico (HIPAA) en 1996, esta norma estadounidense es un subconjunto de ANSI ASC X12 centrada específicamente en el intercambio de datos sanitarios.

Odette es una "plataforma europea de normalización, servicios y redes para toda la cadena de suministro de la automoción". El nombre es el acrónimo inglés de “Organización para el intercambio de datos mediante teletransmisión en Europa”.

Desarrollado por las Naciones Unidas, EDIFACT (Electronic Data Interchange For Administration, Commerce, and Transport) es un conjunto de normas internacionales destinadas a facilitar el intercambio de documentos empresariales independientemente del sector o la ubicación. Se utiliza comúnmente para el comercio internacional.

RosettaNet es un conjunto de estándares basados en XML que se utilizan principalmente en los sectores de alta tecnología, en particular en el sector mundial de los semiconductores.

Las transacciones EDI son el medio preferido para el intercambio de documentos comerciales entre pequeñas y grandes empresas, desde enormes plataformas de comercio electrónico hasta tiendas familiares. La tecnología EDI ofrece beneficios empresariales clave a través de la automatización y la integración de empresa a empresa (B2B):

EDI ahorra tiempo mediante la automatización de un flujo de trabajo que anteriormente dependía de procesos manuales. EDI elimina el trabajo repetitivo y tedioso de rebuscar en hojas de cálculo para encontrar datos, así como la necesidad de enviar y recibir correos electrónicos.

Imagine que una empresa de componentes necesita proporcionar a un fabricante información sobre las partes de su cadena de suministro. En lugar de localizar, cotejar y enviar manualmente esa información, y luego confiar en que el fabricante reciba el correo electrónico e integre esos datos en sus propias bases de datos, la empresa de componentes puede utilizar el EDI para automatizar todo este proceso de intercambio de datos.

Los datos de la cadena de suministro pueden extraerse de los registros de la empresa de componentes, enviarse de forma segura y automática al fabricante y, a continuación, añadirse a las propias tablas del fabricante, todo ello sin necesidad de intervención humana.

EDI puede reducir los costes de mano de obra gracias a la automatización, disminuir la frecuencia de los costosos errores humanos y reducir o incluso eliminar la necesidad de papel y los gastos derivados del mismo. 

La transferencia de datos EDI reduce los errores a través de una estandarización rígida, lo que ayuda a garantizar que la información tenga el formato correcto antes de que ingrese a los procesos o aplicaciones comerciales. La implementación de EDI puede eliminar problemas humanos como errores tipográficos, escritura a mano difícil de analizar, campos de datos olvidados o categorías.

La integración EDI mejora la trazabilidad, la observabilidad y la elaboración de informes al permitir que los documentos electrónicos se incorporen a varios sistemas informáticos. Dicha integración facilita la recopilación, la visibilidad y el análisis de datos.

Para las grandes organizaciones, EDI promueve un estándar coherente en varias divisiones y business partners, dondequiera que operen. Para las organizaciones más pequeñas, la adhesión al EDI ofrece una mayor integración de datos con empresas más grandes. Para empresas de todos los tamaños y formas, EDI proporciona un medio de intercambio coherente, que permite a las organizaciones rastrear una transacción a lo largo de toda su vida útil, medir cuánto tiempo lleva cada paso, crear registros de auditoría sin errores e incluso notificar a las partes relevantes cualquier cambio. o problemas.

La implementación de EDI puede ser compleja. Las regulaciones del gobierno y los estándares de los sectores pueden variar según las ubicaciones y cambiar con el tiempo, y cada socio comercial en una red EDI puede tener sus propios requisitos individuales.

Ya sean internas o subcontratadas, las soluciones EDI requieren algunas condiciones, capacidades y recursos básicos para ser eficaces. Las consideraciones para la implementación de EDI incluyen:

Los stakeholders deben colaborar para decidir los objetivos de una implementación de EDI. Esta colaboración implica discutir las necesidades del negocio, ya sea escalabilidad, costos o características de seguridad, y aprender sobre las estructuras EDI de los socios comerciales para ayudar a garantizar la facilidad de comunicación.

Este tipo de software de transformación toma campos como nombres, direcciones, importes monetarios, números de pieza y cantidades, y los mapea desde formatos de aplicaciones empresariales a documentos estandarizados y viceversa. Para nuestro ejemplo de piezas de automóviles, este software supervisaría todas las ventas, incorporando nombres de piezas y números de modelo específicos, así como precios, fecha de compra y más.

Estas capacidades admiten grandes lotes de mensajes EDI al permitir que los remitentes y receptores incluyan múltiples transacciones EDI en un solo "sobre" para una transmisión más eficiente, un poco como meter varias cartas en un solo sobre. El desenvolvimiento se refiere a la extracción de transacciones individuales de estos lotes más grandes en el extremo receptor.

El ensobrado por lotes permite una transmisión más eficiente de grandes cantidades de datos y puede agilizar el proceso EDI. Reduce los gastos generales y los costos, una ventaja esencial para las organizaciones con un alto volumen de transacciones, como las empresas de venta minorista.  

Una vez que se quita la envoltura de un mensaje, se requieren mecanismos de enrutamiento para ordenar los mensajes de diferentes grupos y entregarlos a los destinos apropiados. También puede ser necesaria la transformación del mensaje para que éste adquiera el formato EDI correcto para su destino.

Por ejemplo, un sobre de lote para nuestra factura de piezas de automóviles puede incluir recibos de muchos departamentos diferentes: componentes del motor, software de navegación o actualizaciones de interiores, todos con diferentes tipos de documentos. El software EDI del destinatario puede separar estos documentos en función del tipo y el destino, y enrutarlos al destino adecuado.

Los TPA son contratos que aclaran términos y condiciones (como términos de cumplimiento y responsabilidad, duración del contrato e información de contacto), establecen estándares para documentos comerciales y definen comunicaciones y protocolos comerciales entre socios comerciales. Los proveedores pueden tener necesidades de seguridad específicas, especificaciones técnicas u otros detalles en la transmisión de datos, y los TPA son donde se detalla esta información.

La IA ofrece nuevas posibilidades en el espacio del software de EDI. Por ejemplo, la IA puede mejorar la detección del fraude y la prevención de errores, aprender y ajustarse en tiempo real basándose en transacciones comerciales pasadas, y predecir tanto tendencias como problemas potenciales basándose en precedentes históricos.

En nuestro ejemplo de factura de recambios de automóvil, la factura podría anotar normalmente ventas de bujías del orden de una a doscientas al mes. Si esa cifra aumenta repentinamente a 10 000, la IA puede detectar esa anomalía y activar una alerta automática al cliente y al vendedor de que algo inusual está sucediendo. Y, si esa cifra aumenta de manera constante hasta alcanzar los trescientos, una herramienta de IA podría determinar que, aunque es probable que no sea necesaria una alerta de seguridad, se debe enviar una notificación al vendedor en caso de que sea necesario aumentar la oferta.

En general, la creciente sofisticación de los grandes modelos de lenguaje y el procesamiento del lenguaje natural tiene un gran potencial para analizar la comunicación humana y extraer datos relevantes, por ejemplo, de textos y correos electrónicos comerciales.

La IA agéntica, una forma de inteligencia artificial diseñada para funcionar y tomar decisiones sin necesidad de intervención humana, es también una transformación prometedora para EDI. Los sistemas de EDI agénticos pueden monitorizar y actuar sobre anomalías en la cadena de suministro que puedan indicar fraude o errores, cotejar facturas y resolver esos problemas de forma independiente. Los agentes de IA pueden incluso automatizar ciertas funciones, como las autorizaciones de devolución.

Las interfaces de programación de aplicaciones (API) presentan otro método para intercambiar datos en tiempo real entre aplicaciones de software. Pero existen diferencias clave entre EDI y API y cuándo se utilizan generalmente: