El uso de una solución DAM implica varios pasos:

1. Creación del activo: las plantillas y formatos de archivo estandarizados dejan preparados los archivos digitales para su codificación incluso antes de ser creados. Esta normalización mejora la facilidad de búsqueda y recuperación de documentos.
2. Codificación e indexación: Para simplificar la búsqueda de activos, los metadatos permiten identificar los contenidos digitales mediante atributos como el tipo de activo (por ejemplo, informe técnico), la versión (por ejemplo, nueva), el tipo de medio (por ejemplo, vídeo) y la tecnología utilizada (por ejemplo, Photoshop.). Estos identificadores crean un índice, agrupando los activos que tienen etiquetas comunes para mejorar la capacidad de búsqueda.
3. Flujos de trabajo: Esta indexación se utiliza después para flujos de trabajo basados en reglas, lo que permite la automatización de tareas y procesos.
4. Control de versiones: El control de versiones es cada vez más importante para automatizar los flujos de trabajo, ya que garantiza que se está utilizando el activo más reciente y actualizado dentro de un flujo de trabajo existente. A medida que se establecen nuevos flujos de trabajo, también se garantiza que sólo se acceda a la versión más reciente y se transmita para su revisión y uso.
5. Gobernanza mediante permisos: La gobernanza a través de los permisos garantiza que sólo aquellos a los que se ha concedido acceso puedan utilizar el activo de la forma en que se les asignó. Esta capacidad protege los activos de la organización contra el robo, los daños accidentales o el borrado.
6. Auditorías: Realizar auditorías internas para evaluar la eficacia de DAM e identificar áreas de mejora. Del mismo modo, los organismos reguladores pueden auditar una solución DAM para garantizar que la tecnología y los procesos de una organización cumplen la normativa. Ambos tipos de auditorías se producen con regularidad en sectores muy regulados, como el financiero y el sanitario.

Puede implementar una solución DAM en las instalaciones, en la nube o en una topología híbrida. El almacenamiento, la gestión y la entrega de activos en la nube suponen una opción rentable, segura, escalable y flexible para su organización.

• Reducción de los costes de producción y mejor asignación de recursos. La centralización de activos en un DAM permite a las organizaciones encontrar y reutilizar activos, reduciendo los costes de producción y la duplicación de flujos de trabajo. La reducción de los costes fomenta la asignación de recursos en otras áreas de la empresa. Una mayor eficiencia permite sacar al mercado activos y soluciones con mayor rapidez.
• Más transparencia organizativa. El DAM proporciona a los usuarios una visión clara y completa de los recursos digitales, creando un impacto positivo en la planificación y ejecución de los contenidos. Puede aumentar la colaboración entre las distintas partes interesadas o introducir flujos de trabajo más impactantes mediante la eliminación de proyectos redundantes.
• Mejora de la conversión y de la fidelización de clientes. Cuando las empresas organizan los contenidos adecuadamente en función del punto del recorrido del comprador en el que se encuentra el usuario, son capaces de ofrecer contenidos y materiales de marketing en el momento adecuado a su público objetivo. El DAM permite a las organizaciones personalizar la experiencia del cliente, estableciendo y alimentando relaciones más sólidas. Este proceso, a su vez, ayuda a que los clientes potenciales y los clientes existentes se muevan a lo largo del ciclo de compra con mayor rapidez y eficacia.
• Coherencia de la marca. El DAM ayuda a garantizar la coherencia de los mensajes, el posicionamiento, la representación visual y otros medios de adhesión a la marca. Con el DAM, las áreas funcionales y las unidades de negocio pueden reutilizar los archivos creativos y otros activos para ganar en eficacia y presentar una única verdad al mercado.
• Gobernanza y conformidad. Las licencias, la documentación legal, los archivos y otros activos pueden desempeñar un papel clave a la hora de satisfacer las exigencias de conformidad con la normativa del sector o gubernamental. La capacidad de organizar y recuperar rápidamente estos materiales puede ahorrar tiempo y dinero a las organizaciones y mitigar la interrupción de la actividad principal de la empresa.
  

La aparición de la autoedición a finales de la década de 1980 permitió a impresores, editores y publicistas digitalizar textos, gráficos y fotografías. Al resultar demasiado grandes para la mayoría de los discos duros internos, estos archivos se transferían a soportes externos con simples etiquetas de metadatos. Se colocaban en archivos y carpetas sencillos y jerarquizados.

En 1992, Canto Software lanzó Cumulus, uno de los primeros sistemas DAM. Se trataba de una solución local e independiente, que ofrecía previsualización de imágenes en miniatura, indexación de metadatos y capacidades de búsqueda. Mientras que las primeras soluciones DAM facilitaban la búsqueda, verificación y recuperación de activos, los archivos aún no eran fáciles de compartir.

A principios de la década de 2000, el DAM basado en servidores permitió compartir archivos a través de Internet. Poco después, el almacenamiento en la nube ofreció otra forma de almacenar, gestionar y distribuir recursos digitales.

El DAM evolucionó rápidamente hacia bibliotecas integradas capaces de distribuir contenidos a varios dispositivos, sistemas y repositorios. Las interfaces de programación de aplicaciones (API) permitieron que los activos se conectaran a diferentes aplicaciones y cumplieran requisitos específicos de forma rápida y eficaz.

Ahora es habitual que las capacidades de IA se integren en el DAM, como el etiquetado inteligente y las referencias cruzadas de activos, incluido el reconocimiento de vídeo y de voz. IBM Watson Video Enrichment puede analizar secuencias de vídeo gracias a tecnologías de deep learning, mientras que la plataforma IBM Blockchain Platform garantiza una mayor seguridad de DAM. Gracias al machine learning, los sistemas DAM pueden anticiparse a las necesidades de contenido y hacer recomendaciones a los usuarios. Estas tareas de marketing se realizan en cuestión de minutos o menos, lo que permite a las organizaciones responder casi en tiempo real y obtener una ventaja competitiva.

A la hora de buscar plataformas DAM, es importante evaluar si las soluciones seleccionadas ofrecen capacidades que respalden sus necesidades actuales y futuras. Una solución DAM exitosa proporciona las siguientes capacidades:

• Respaldar el ciclo de vida de los activos y los permisos basados en roles: Su solución DAM debe permitirle gestionar sus recursos digitales desde la idea hasta su creación y a lo largo de todo su ciclo de vida. También debe proporcionar derechos de acceso y permisos con la granularidad necesaria para preservar la integridad de sus activos.
• Integración: Su solución DAM debe integrarse con las soluciones que ya tiene en marcha, como la creación y distribución de activos, y con cualquier sistema que tenga previsto añadir en el futuro.
• Flexibilidad bidireccional: Una solución DAM ágil y flexible ofrece la posibilidad de buscar activos en cualquier dirección. La flexibilidad bidireccional le permite buscar metadatos, como la marca, para encontrar un activo o buscar activos específicos para encontrar metadatos. Esta capacidad apoya la búsqueda y reutilización de activos por parte de otros grupos funcionales de una organización.
• Capacidad de importación y exportación: la solución DAM no debe crear una isla aislada de datos. Su solución ideal debería incluir la posibilidad de compartir recursos digitales, así como resultados de búsquedas y otros datos.
• Infraestructura estable de almacenamiento y transferencia: La solución DAM que elija es tan importante como el modo y el lugar en que se almacenan los activos, así como la capacidad de transferirlos a cualquier lugar requerido.. Tanto si opta por el almacenamiento definido por software local como por el basado en la nube, tenga en cuenta la fiabilidad, flexibilidad, escalabilidad, rendimiento y capacidad de recuperación para proteger sus activos.
• Eficacia de la transferencia de archivos: La velocidad y la eficacia de la transferencia de archivos son importantes porque afectan directamente a la velocidad de su negocio. La posibilidad de compartir y utilizar los activos cuando y donde los necesite contribuirá a definir la eficacia de la solución que elija.
  

El DAM permite a organizaciones de todo el mundo preservar los derechos de acceso, el control y la integridad de sus recursos digitales para muchos fines. La implementación del DAM como una solución holística centralizada conectada con las estrategias corporativas y funcionales permite ofrecer una experiencia del cliente más consistente y convincente.

Según Forrester, "Más de 2/3 de las empresas quieren distribuir sus contenidos de forma más eficaz. Las empresas de éxito actualmente incorporan DAM como parte integrante de su experiencia digital global y de sus estrategias de contenidos, no como una solución puntual." ¹ Obtenga más información sobre IBM Aspera on Cloud, un servicio alojado que le permite mover y compartir de forma rápida y fiable sus archivos y conjuntos de datos de cualquier tamaño y tipo en un entorno de nube híbrida.

Con IBM Aspera Connect, podrá realizar transferencias de archivos basadas en navegador y de alta velocidad hacia y desde clientes y aplicaciones web de IBM Aspera. Además, utilizar IBM Aspera FASP High-Speed Transport para datos masivos proporciona una alternativa óptima al transporte tradicional basado en TCP. IBM Aspera ofrece una solución DAM rápida, fiable y eficaz al servicio de sus necesidades de gestión de activos.