Publicado: 7 de marzo de 2024
Colaboradores: Teaganne Finn, Amanda Downie
Un sistema de gestión de contenidos (CMS) es un software que ayuda a los usuarios a crear, gestionar, almacenar y modificar sus contenidos digitales. Este sistema integral es un recurso integral para almacenar contenidos, como aplicaciones, imágenes y sitios web, en una interfaz fácil de usar y personalizable según las necesidades de una organización y sus empleados.
También es importante no confundir un CMS con la gestión de activos digitales (DAM). Los dos sistemas se complementan pero no son intercambiables. El software DAM apoya a una organización almacenando sus activos digitales en una ubicación centralizada. En otras palabras, un CMS construye y administra el contenido del sitio web de una marca, mientras que un DAM es solo el sistema para organizar y almacenar los archivos digitales de la marca.
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Para entender cómo funciona un sistema de gestión de contenidos, demos un paso atrás. Un sitio web que se ejecuta manualmente requeriría que el individuo u organización codifique o escriba un archivo HTML estático desde cero y lo cargue en el servidor para cada página web. Esto requiere mucho tiempo y energía y actualizaciones periódicas que quitan valiosos recursos a las organizaciones ya ocupadas.
Una forma de evitar este complejo trabajo es utilizar una plataforma CMS. El sistema ya está creado en el back-end y el front-end, mientras que lo único que ve el creador es una interfaz fácil de usar que le permite hacer los cambios necesarios de forma simplificada. El CMS se ha creado para mejorar la experiencia del cliente en los contenidos web que se visualizan en línea o en una aplicación móvil.
Por otra parte, la interfaz de programación de aplicaciones, o API, son una parte importante de un CMS exitoso. Las API permiten que el sistema se conecte a través de varios dominios. Las API para aplicaciones, teléfonos o sitios web pueden ayudar a ingerir contenido del CMS.
Ejemplo de flujo de contenido de WordPress:
1. Las personas que utilizan el CMS se convierten en autores dentro del sistema durante la etapa de creación de contenido y actualizan el contenido del sitio tanto o tan poco como deseen. Las actualizaciones de contenido se pueden previsualizar, revisar y aprobar en cuestión de minutos. Si hay actualizaciones que deben verse en todos los canales, esos cambios se pueden guardar para más adelante.
2. El contenido está programado para publicarse o puede publicarse automáticamente.
3. Los visitantes del sitio web ven el contenido publicado en directo y pueden ver continuamente las actualizaciones que se van realizando (si se publican estos cambios).
¿En qué consisten fundamentalmente los CMS? Dos partes.
La primera es una aplicación de administración de contenido (CMA), que es la parte que permite al usuario agregar y realizar cambios en el sitio web. Reúne HTML, CSS y JavaScript para ofrecer contenido que coincida con el estilo de marca de la organización.
La segunda parte es el proceso de back-end, que se denomina aplicación de entrega de contenido (CDA). Esto lleva la entrada de contenido a la CMA y la almacena en segundo plano, haciéndola en vivo y visible para todos los visitantes del sitio.
Estas dos partes funcionan juntas para que las organizaciones ya no tengan que gestionar manualmente las consultas de código y base de datos. En cambio, los creadores de contenido pueden centrarse en el contenido principal y en encontrar las mejores formas de comercializar sus productos u ofertas.
El CMS es un software vital para aquellas empresas y organizaciones que buscan mejorar sus capacidades de marketing y objetivos de mensajería. Por el contrario, si una organización tiene necesidades específicas de almacenamiento de archivos de audio, imagen o video, un sistema de gestión empresarial (ECM) puede ser más adecuado.
Las pequeñas empresas que buscan optimizar su diseño web o aumentar su presencia en las redes sociales pueden beneficiarse de un CMS. No se necesitan conocimientos de codificación y la interfaz de usuario suele ser bastante fácil para los principiantes.
Hay muchas opciones diferentes de CMS disponibles. Cada uno tiene su propio propósito y características relevantes para satisfacer las necesidades de la organización. A continuación se muestran algunos de los sistemas que se ofrecen.
WordPress: originalmente era un sistema de gestión de contenido web que se construyó para publicar blogs, pero se ha extendido a muchas otras áreas. El sistema de gestión de código abierto se puede utilizar para sitios web, carteras profesionales, tiendas de comercio electrónico y más.
Drupal: el CMS de código abierto es utilizado por muchas empresas de todo el mundo para crear y mantener sus sitios web. La interfaz de usuario es de fácil acceso y le permite crear y publicar contenido ilimitado.
Squarespace: a diferencia de los CMS mencionados anteriormente, Squarespace es un sistema de gestión de contenido todo en uno, lo que significa que con una sola suscripción el propietario puede hacerlo todo sin necesidad de integraciones de terceros. Este es un CMS popular para pequeñas empresas en línea y en tiendas.
Joomla: este CMS es otro sistema de código abierto para construir sitios web y aplicaciones en línea. Es compatible con SEO y cuenta con diseños ilimitados y capacidades multilingües integradas.
Shopify: esta plataforma de comercio electrónico no podría funcionar sin su CMS. La plataforma está diseñada para empresas que desean crear tiendas en línea. A continuación, pueden editar y gestionar diferentes tipos de contenido a través de un sistema de software.
Adobe Experience Manager: el software “fácil para desarrolladores y comercializadores” tiene una combinación de funciones CMS y DAM. Es adecuado para las empresas que buscan una plataforma para gestionar su gestión de contenidos, la gestión de activos digitales, la inscripción digital, los formularios y mucho más.
CMS de Salesforce: este CMS híbrido permite a las organizaciones crear y entregar contenido a cualquier dispositivo y personalizarlo como mejor le parezca al cliente. El software es multilingüe y se puede ejecutar en la web o en una aplicación.
Wix: la plataforma basada en la web es un software que los creadores y las empresas utilizan para crear y administrar sus propios sitios web sin necesidad de saber codificar. La plataforma proporciona funciones avanzadas de SEO y herramientas de marketing.
Un CMS ofrece a una empresa un mayor control sobre su contenido digital y autonomía en cuanto a lo que se comparte bajo la marca de la organización. Para encontrar qué CMS es mejor para su negocio, eche un vistazo a algunas características "imprescindibles".
Dado que es probable que una organización tenga varias personas para publicar contenido, es importante tener controles y permisos de publicación. Los autores pueden tener diferentes roles y necesitar diferentes niveles de acceso al CMS.
Una vez que esos parámetros están en su lugar, la organización puede establecer un flujo de trabajo claro para publicar contenido y otros activos creativos. Los controles también evitan que los usuarios o autores publiquen automáticamente y, en cambio, protegen a la organización de errores costosos.
Un usuario se toma el tiempo y la energía necesarios para crear contenidos ricos y atractivos para una organización. Lo último que quieren hacer es tener dificultades para subir contenido dicho. Un CMS debe contar con potentes herramientas de edición de contenidos para que el proceso de subida sea sencillo.
Algunas funciones que los usuarios deberían poder hacer simplemente en la interfaz del CMS incluyen agregar imágenes, videos, CTA y formularios externos. Además, el CMS debe contar con herramientas de publicación adecuadas o características de "arrastrar y soltar" que faciliten la programación y actualización de contenidos según sea necesario.
Es probable que el sitio web de una organización cambie, la mayoría de las veces debido al lanzamiento de un nuevo producto o una actualización del diseño. Pero es posible que se necesiten varias iteraciones para que la organización llegue a un producto final que le guste, en cuyo caso es necesario un entorno de ensayo.
En algunos casos, es posible que se requiera un módulo externo, pero lo ideal es que la herramienta de preparación de contenido ya esté en el CMS. Esta función brinda a los usuarios la capacidad de probar un nuevo diseño de contenido sin tener que realizar cambios que el público pueda ver. En cambio, los creadores tienen autonomía para hacer cambios en sus propios términos.
Lo ideal es que el sistema CMS que elija su organización tenga un sistema de análisis integrado para medir el rendimiento. Indicadores como la forma en que los visitantes interactúan con el contenido y en qué dispositivos se encuentran entre los puntos de datos importantes que el CMS debe mantener.
Si un CMS no viene con estos análisis, el siguiente mejor paso es instalar una herramienta de análisis de CRM, como Google Analytics. Algunos CMS pueden requerir un complemento o una integración de terceros para que los análisis se muestren directamente en el panel de control de los usuarios.
La seguridad de un sitio es extremadamente importante, no solo para la organización, sino también para sus empleados y usuarios que confían en él para almacenar contenido y datos. Al elegir qué CMS usar, verifique si hay funciones de seguridad integradas y qué protocolo de seguridad debe seguir el equipo para cumplir con los estándares de CMS.
A la hora de buscar un nuevo CMS, conviene responder a las siguientes preguntas:
- ¿Dispone de un firewall de aplicaciones web?
- ¿Hay un equipo de seguridad?
- ¿Cuál es la cadencia del análisis de código estático y los escaneos de vulnerabilidades?
- ¿Viene con una red de entrega de contenido (CDN) para ayudar a prevenir ataques DDoS?
Al seleccionar un CMS para su organización, debe considerar qué oferta temática funciona mejor para su objetivo y su marca. Las necesidades particulares de un sitio de comercio electrónico varían mucho de las de una organización de noticias que publica artículos.
El CMS que elija puede proporcionar diferentes temas directamente en el software o puede requerir una descarga o compra. Es importante asegurarse de que el tema sea preciso y esté optimizado en todos los dispositivos.
El CMS adecuado para su organización será el que mejor se adapte a las necesidades de sus usuarios. Independientemente del tipo de software CMS que elija, ya sea CMS sin cabeza, CMS de código abierto o basado en la nube, muchas de las ventajas son las mismas en todos los sistemas.
Un CMS permite la colaboración cruzada, especialmente cuando se trata de un equipo de marketing de contenidos que promociona cierto contenido. Con los sistemas de administración de contenido basados en navegador, los usuarios de todo el mundo pueden acceder a los proyectos y colaborar en ellos sin la molestia de enviarse diferentes versiones de los archivos entre sí.
Una de las mejores partes de un CMS es la facilidad de uso y el flujo de trabajo optimizado. Un usuario no necesita aprender a codificar ni tener un cierto nivel de habilidad para usar el software. El CMS es fácil de usar y accesible para cualquier persona en una organización.
La importancia del SEO no ha hecho más que aumentar a lo largo de los años y esa tendencia no parece estar cambiando. Un CMS suele proporcionar funciones de SEO integradas o complementos para optimizar el contenido, simplificando lo que puede parecer un proceso abrumador y haciéndolo fácil para el usuario.
Un CMS puede crecer con su negocio, ya sea una publicación o una tienda en línea. El software puede mejorar la gestión de contenido web para editores y creadores de contenido de una manera que ayuda a organizar una empresa, facilitando la escalabilidad.
Un CMS puede proporcionar las herramientas que su organización necesita para una marca coherente. El sistema lleva incorporados procesos para categorizar los contenidos mediante etiquetado y, dependiendo del CMS que elija, puede ofrecer incluso más funciones.
Con el tiempo, una organización puede producir una cantidad masiva de contenido. Poder almacenarlo de forma organizada es vital. La organización editorial es muy importante a medida que una empresa crece y envejece. Los usuarios necesitan permisos y funciones de programación específicos, entre otras herramientas, para agilizar el trabajo.
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