La supervisión del cumplimiento es el acto de evaluar continuamente si una organización cumple los requisitos reglamentarios, incluidas las políticas internas y las normas específicas del sector. Su objetivo es ayudar a las organizaciones a lograr un cumplimiento coherente de la normativa y evitar ámbitos de incumplimiento.
La supervisión del cumplimiento se considera a menudo una parte importante del sistema de gestión del cumplimiento de una organización y de la posición general de ciberseguridad. Esto se debe a que el incumplimiento de los requisitos de cumplimiento puede acarrear graves consecuencias, como multas, interrupciones de la actividad empresarial e incluso un mayor riesgo de vulneración de datos.
La mayoría de los reguladores de EE.UU. y el Reino Unido también exigen ahora algún tipo de supervisión del cumplimiento. Por ejemplo, la Autoridad de Conducta Financiera del Reino Unido (enlace externo a ibm.com) insiste en tener un plan de supervisión del cumplimiento antes de aprobar a una empresa en el mercado financiero.
A día de hoy, no existen normas establecidas para la monitorización del cumplimiento, por lo que cada organización es responsable de instituir su propio programa de monitorización del cumplimiento. Algunas organizaciones realizan una monitorización interna, lo que significa que son responsables de vigilar los riesgos de cumplimiento utilizando sus propias políticas y herramientas internas, mientras que otras externalizan el proceso a proveedores externos.
Muchos consideran que estas soluciones y plataformas de seguridad gestionadas, que utilizan paneles de control, software de cumplimiento y un alto grado de automatización, pueden ayudar a optimizar el proceso de gestión del cumplimiento y ofrecer una supervisión más rápida.
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Para comprender la importancia de la monitorización del cumplimiento , piense en el panorama normativo actual. En todo el mundo, los gobiernos, las autoridades comerciales, las organizaciones de normalización del sector e incluso las empresas individuales han creado una red de requisitos de cumplimiento que se aplican a cualquier empresa que opere en su jurisdicción o sector, independientemente de dónde tenga su sede.
El incumplimiento de los requisitos de cumplimiento a menudo puede generar importantes multas y problemas legales. Por ejemplo, en mayo de 2023, la autoridad irlandesa de protección de datos impuso una multa de 1.300 millones de dólares a la californiana Meta por infracciones del RGPD (enlace externo a ibm.com).
Además, los altos directivos y otras personas tienen sus propias responsabilidades normativas. Por ejemplo la Ley Sarbanes-Oxley (Ley SOX), una ley reguladora estadounidense que pretende prevenir el fraude empresarial, estipula que los ejecutivos pueden enfrentarse a una multa de hasta un millón de dólares y diez años de cárcel por certificar un informe financiero inexacto.
En pocas palabras, el cumplimiento es complejo, y esta complejidad puede llevar a las empresas a infringir inadvertidamente las normas de cumplimiento en sus operaciones cotidianas. Es posible que no comprendan del todo los matices de los requisitos de cumplimiento cuando se expanden a una nueva región, o que pasen por alto las actualizaciones de las leyes de protección de datos que obligan a revelar las políticas de protección de datos a los clientes.
La monitorización del cumplimiento ayuda a las organizaciones a gestionar estos riesgos y a mantenerse al tanto del cambiante panorama normativo. Les ahorra tiempo y dinero, permitiéndoles detectar infracciones en tiempo real antes de que se conviertan en problemas mayores. También crea una mayor eficiencia organizativa, agilizando el complejo proceso de elaboración de informes reglamentarios.
Desde el punto de vista de la seguridad, la monitorización del cumplimiento también fomenta una mejor gestión del riesgo y la transparencia organizativa, ventajas que se han vuelto cada vez más críticas a medida que los clientes se preocupan más por la protección de los datos y la posibilidad de que se produzcan vulneraciones de datos. Al mantener el cumplimiento de la normativa, las organizaciones no sólo se protegen a sí mismas, sino que también generan confianza entre las partes interesadas.
Un control eficaz del cumplimiento requiere un enfoque global que implique a toda una serie de partes interesadas, políticas y procesos empresariales.
A continuación se indican algunos pasos comunes que deben tenerse en cuenta al elaborar un plan de supervisión del cumplimiento:
Las evaluaciones de riesgos de cumplimiento pueden ayudar a las organizaciones a identificar posibles áreas de incumplimiento y evaluar los riesgos asociados a ellas.
A continuación, las empresas pueden priorizar estos riesgos y asignar recursos a las áreas que plantean la mayor amenaza. Por ejemplo, determinados sectores tienen sus propias normas, como la HIPAA para la sanidad o la PCI para los servicios financieros.
Una vez identificados los riesgos o problemas de cumplimiento, el siguiente paso es establecer una política de cumplimiento. Esta política debe proporcionar procedimientos de cumplimiento claros y comunicarse adecuadamente a todos los miembros de la empresa.
Tenga en cuenta que una política de cumplimiento es fundamental para una supervisión eficaz del cumplimiento. En ella se establecen las normas de una organización para un comportamiento conforme a la ley, mientras que en la supervisión del cumplimiento se comprueba que esas normas se cumplen sistemáticamente.
Es importante recordar que el cumplimiento no es responsabilidad exclusiva del equipo de cumplimiento. La supervisión eficaz del cumplimiento implica a varios departamentos y personas de toda la organización.
La formación de los empleados ayuda a cada uno de ellos a comprender su papel en el cumplimiento de la normativa de una organización. La formación debe impartirse con regularidad e incluir a todos los empleados pertinentes, incluida la alta dirección, ya que son los responsables últimos de marcar la pauta y fomentar una cultura de cumplimiento normativo en toda la organización.
Las organizaciones deben realizar pruebas periódicas para asegurarse de que su programa de monitorización del cumplimiento es eficaz a la hora de detectar vulnerabilidades y proporcionar una rápida corrección.
Las soluciones tecnológicas, como el software de gestión del cumplimiento normativo SIEM, pueden ayudar a automatizar este proceso de comprobación mediante la supervisión continua, en la que SIEM recopila y analiza continuamente datos en tiempo real para detectar áreas de incumplimiento.
Cuando las organizaciones detectan áreas de incumplimiento, deben tomar medidas correctoras inmediatas y aplicar planes de corrección para solucionar el problema y evitar que se repita.
Las medidas correctivas pueden incluir la revisión de las políticas internas, la mejora de la formación de los empleados, el replanteamiento de los flujos de trabajo de la empresa o la inversión en mejores soluciones de cumplimiento.
Los equipos de cumplimiento también deben considerar el seguimiento y la documentación de las acciones correctivas para ayudar a garantizar que otros las implementen de manera efectiva y consistente en el futuro.
Las políticas de cumplimiento y los planes de control deben revisarse y actualizarse periódicamente para reflejar los cambios en la normativa o en las operaciones empresariales, así como los avances tecnológicos.
El cumplimiento es un objetivo móvil, y un programa sólido de monitorización del cumplimiento debe ser actual y ágil para responder a la evolución de los riesgos de cumplimiento y los requisitos normativos.
Algunas organizaciones optan por realizar una auditoría interna además de una evaluación de riesgos. A diferencia de una auditoría de cumplimiento, que suele realizar un responsable de cumplimiento o el equipo de cumplimiento, las auditorías internas las suele llevar a cabo una empresa externa o el departamento de auditoría interna de una organización, lo que las hace totalmente independientes.
Debido a esta independencia, las auditorías internas pueden proporcionar a las organizaciones, especialmente a las más grandes, más rigor y más controles y equilibrio. También pueden servir como registro histórico de las actividades de cumplimiento e incluso pueden compartirse con las autoridades reguladoras para demostrar la responsabilidad durante una auditoría reglamentaria.
La supervisión del cumplimiento es un proceso dinámico que utiliza sistemas manuales y automatizados y, a menudo, implica auditorías y evaluaciones.
Aunque son muchas las ventajas, la implantación de un sistema eficaz de control del cumplimiento puede tener sus dificultades.
Algunos de ellos son:
Falta de recursos: la monitorización del cumplimiento requiere importantes recursos financieros, humanos y técnicos. Las empresas más pequeñas pueden tener dificultades para asignar recursos suficientes a la monitorización del cumplimiento, lo que dificulta el cumplimiento de los requisitos normativos.
Complejidad de las regulaciones: estar al día de la normativa puede resultar confuso y abrumador. A menudo, el control del cumplimiento exige que las empresas comprendan y cumplan requisitos y normas complejos en distintas jurisdicciones, especialmente las multinacionales que operan en distintos entornos normativos.
Procesos manuales: la monitorización del cumplimiento puede llevar mucho tiempo. Los procesos tradicionales de gestión del cumplimiento se basan en gran medida en procesos manuales, lo que da lugar a una mayor complejidad, errores e imprecisiones y, en última instancia, al incumplimiento de los requisitos de cumplimiento, infracciones normativas y trastornos operativos.
Falta de responsabilidad: la supervisión del cumplimiento exige un alto grado de responsabilidad, tanto a nivel individual como organizativo. Los empleados tienen que comprender la importancia del cumplimiento y asumir la responsabilidad de sus acciones, mientras que la dirección tiene que dar prioridad al cumplimiento y reiterar continuamente su política de cumplimiento.
Complejidad de integración: para implementar un programa eficaz de control del cumplimiento es necesario combinar datos procedentes de múltiples sistemas empresariales, como software de gestión del cumplimiento, software de análisis de datos, herramientas de elaboración de informes y almacenes de datos. Puede resultar difícil integrar plenamente estas tecnologías, lo que puede dar lugar a problemas de precisión de los datos, duplicación y lagunas en el cumplimiento.
Las formas más comunes de soluciones de cumplimiento son las internas, de terceros e híbridas.
La monitorización interna del cumplimiento de la normativa ofrece a las organizaciones un alto grado de control y personalización de sus iniciativas de cumplimiento. Las empresas pueden desarrollar sistemas a medida que se ajusten a sus necesidades empresariales y tener un control directo sobre la seguridad de sus datos.
Aunque la implementación del sistema de control del cumplimiento conlleva unos costes iniciales, los gastos corrientes pueden ser menores una vez implantado. Aun así, las organizaciones deben invertir en la creación de un sistema interno de monitorización y conocimientos especializados, lo que puede suponer un importante compromiso de recursos.
Las soluciones de control del cumplimiento de terceros aportan conocimientos especializados a las organizaciones. Estos proveedores se mantienen al día de la evolución de la normativa y las normas del sector y proporcionan con frecuencia informes de cumplimiento actualizados.
Las soluciones de cumplimiento de terceros también suelen ser más escalables, lo que las hace adecuadas para empresas de distintos tamaños. Estos proveedores suelen utilizar paneles de control y supervisión continua para ayudar a las organizaciones a mantener una visión en tiempo real de su estado de cumplimiento. Esta visibilidad en tiempo real ayuda a identificar y abordar rápidamente los incumplimientos, mejorando la capacidad de la organización para demostrar su responsabilidad.
Además, la externalización de la monitorización del cumplimiento puede liberar recursos internos, lo que permite a las organizaciones centrarse en sus actividades principales.
Los servicios gestionados de gestión de eventos e información de seguridad (SIEM) son una forma popular de software de gestión del cumplimiento. Estos servicios proporcionan muchos de los beneficios compartidos anteriormente y también con frecuencia dan a las empresas acceso a expertos en ciberseguridad que se especializan en la monitorización, la mitigación y la respuesta a las vulnerabilidades y los riesgos de cumplimiento.
Algunas organizaciones también pueden optar por un enfoque híbrido, combinando la experiencia interna con herramientas de terceros, como el software de cumplimiento, para lograr un equilibrio que se adapte a sus necesidades.
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La conformidad de los datos es el acto de procesar y gestionar datos personales y sensibles de forma que se cumplan los requisitos reglamentarios, las normas del sector y las políticas internas de seguridad y privacidad de los datos.
La gestión de eventos e información de seguridad (SIEM, por sus siglas en inglés) es una solución de seguridad que ayuda a las organizaciones a reconocer y gestionar posibles amenazas y vulnerabilidades de seguridad antes de que perturben su actividad.