Un sistema de gestión de conformidad (CMS, por sus siglas en inglés) es un sistema integrado utilizado para cumplir los requisitos normativos, las políticas internas y las normas del sector. Un CMS eficaz ayuda a las organizaciones a evitar las áreas de incumplimiento y a lograr una conformidad normativa continua.
Como su nombre indica, un sistema de gestión de conformidad es precisamente eso: un sistema. No consiste en una tecnología o proceso concreto, sino en un conjunto de herramientas, procesos empresariales y controles internos que funcionan conjuntamente para reducir el riesgo de cumplimiento y ayudar a las organizaciones a cumplir con sus responsabilidades. Un sistema de gestión de cumplimiento puede incluir cualquier cosa, desde evaluaciones de riesgos hasta capacitación en cumplimiento.
Tener un sistema de gestión de cumplimiento eficaz es esencial para los esfuerzos de cumplimiento de una organización y una estrategia más amplia de gestión de riesgos . Esta necesidad se debe a que el incumplimiento de los requisitos de cumplimiento puede tener consecuencias graves, incluidas multas, interrupciones comerciales y un mayor riesgo de vulneraciones de datos.
Hoy en día, los sistemas de gestión de la conformidad suelen funcionar con un alto grado de automatización e identifican de forma proactiva los riesgos potenciales, lo que permite a las organizaciones tomar medidas correctivas inmediatas y abordar los problemas de conformidad en tiempo real.
La gestión de la conformidad y los sistemas de gestión de la conformidad están estrechamente relacionados, aunque técnicamente son distintos.
La gestión del cumplimiento se refiere a la estrategia más amplia que emplea una organización para cumplir con las regulaciones. Sin embargo, un sistema de gestión del cumplimiento (CMS) es el conjunto práctico de herramientas y controles utilizados para automatizar y agilizar estos procesos de cumplimiento. En otras palabras, la gestión del cumplimiento es el enfoque global, mientras que un CMS constituye la solución práctica.
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Hoy en día, las organizaciones se enfrentan a un número cada vez mayor de normativas de cumplimiento en todos los sectores y jurisdicciones. Estas normativas de cumplimiento suelen ser complejas y específicas del sector, como la HIPAA, para el sector sanitario, o específicas de cada región, como el RGPD, para la Unión Europea.
El incumplimiento de estos requisitos legales puede acarrear a menudo fuertes multas y problemas judiciales. Por ejemplo, en mayo de 2023, la autoridad de protección de datos de Irlanda impuso una multa de 1300 millones de dólares a Meta, con sede en California, por violaciones del RGPD.
Además, la actitud de los consumidores hacia las cuestiones de cumplimiento y ciberseguridad está cambiando. En un estudio reciente de McKinsey, el 85 por ciento de los encuestados dijo que era importante conocer la política de protección de datos de la empresa antes de realizar una compra. Las empresas están empezando a darse cuenta de que el cumplimiento no es simplemente el precio que hay que pagar por hacer negocios, sino que incluso puede ser beneficiosa para la empresa.
Aun así, cumplir la normativa puede suponer todo un reto. Muchas organizaciones son cada vez más globales y tienen múltiples oficinas en todo el mundo con empleados y clientes en varias regiones, todas ellas con diferentes requisitos normativos. A estas organizaciones les puede resultar difícil ir por delante de los requisitos de conformidad, sobre todo porque las leyes y normativas continúan cambiando con la llegada de las nuevas tecnologías. Las organizaciones también corren el riesgo de introducir capas adicionales de complejidad en materia de conformidad cada vez que añaden una nueva iniciativa empresarial o método de tratamiento de datos.
Un sistema de gestión del cumplimiento (CMS) ayuda a las organizaciones a enfrentarse a este complejo panorama normativo y a seguir cumpliendo la normativa. Facilita la comprobación automática en tiempo real de las áreas de incumplimiento y la respuesta a los cambios en la normativa y los requisitos legales.
Un CMS eficaz también permite a las organizaciones estandarizar sus esfuerzos de conformidad en todas las regiones y personalizar su enfoque para seguir cumpliendo los reglamentos y normas específicos del sector. En términos más generales, un CMS también ayuda a hacer cumplir las normas éticas y a establecer una cultura de conformidad y responsabilidad corporativa.
Aunque un CMS eficaz puede incluir muchos elementos, generalmente se centra en estos tres componentes:
El Consejo de Administración se centra en crear una cultura de conformidad de arriba hacia abajo. Dadas sus muchas otras responsabilidades, es posible que no le den prioridad a la conformidad; sin embargo, son los principales responsables de desarrollar y administrar un programa de gestión de la conformidad.
Una vez creado un CMS eficaz, deben comunicar las políticas a la alta dirección y a todas las demás partes interesadas de la empresa y fuera de ella, incluidos contratistas y proveedores de servicios externos.
Las organizaciones solo pueden demostrar que se toman en serio los esfuerzos de conformidad si cuentan con la supervisión del Consejo de Administración y crean políticas uniformes que permitan a todos los miembros de la organización cumplir las leyes y regulaciones federales de protección al consumidor.
La alta dirección también puede querer nombrar a un director de conformidad o gerente que dirija la función de conformidad y garantice una supervisión eficaz por parte de la dirección. Estos líderes suelen informar de forma directa y continua al Consejo de Administración para mantenerlo informado sobre cuestiones relativas a la conformidad, lo que les permite realizar ajustes estratégicos y tácticos en el programa de gestión de la conformidad en función de las necesidades.
Entre las competencias de los responsables de conformidad cabe citar las siguientes:
Establecer y aplicar políticas y procedimientos de conformidad
Garantizar que tanto la dirección como el personal reciban una formación exhaustiva sobre la legislación y la normativa de protección al consumidor
Evaluar las nuevas cuestiones de conformidad y los nuevos riesgos potenciales
Atender las reclamaciones de los consumidores mediante un proceso de respuesta estandarizado y bien documentado
Comunicar al Consejo las actividades de conformidad y los resultados de las auditorías de conformidad
Adoptar las medidas necesarias para aplicar medidas correctoras y actualizar continuamente el programa de conformidad
El programa de conformidad es el núcleo de un sistema de gestión del cumplimiento. Sirve de eje central para diseñar y aplicar todos los controles y contramedidas relativos a ella. Normalmente, estos programas incluyen políticas, procedimientos y prácticas estructuradas, incluidos controles internos y procesos de cumplimiento, aplicados por la alta dirección.
Un programa de cumplimiento bien diseñado puede incluir evaluaciones de riesgos, formación de los empleados, mecanismos de información, medidas correctivas, así como auditorías y monitorización del cumplimiento.
Los empleados deben consultar el programa de conformidad como su guía oficial al respecto. De este modo, todos operan con el mismo conjunto de normas y cumplen con coherencia y precisión sus responsabilidades de conformidad. Por esta razón, también es fundamental crear un programa estructurado de formación sobre conformidad para que los empleados conozcan sus responsabilidades y puedan alinearse con las directrices y políticas internas actuales.
Las organizaciones también deben considerar la posibilidad de establecer estructuras de información coherentes y transparentes. Esto aumenta la eficiencia y la comunicación y permite a los equipos de conformidad asignar tareas a los miembros adecuados del personal con flujos de trabajo claros que rastrean las solicitudes y las acciones correctivas.
Las reclamaciones de los consumidores pueden ayudar a las organizaciones a identificar posibles problemas de conformidad normativa. A menudo, los clientes son los primeros en detectar posibles riesgos, y responder a estas quejas con rapidez puede fomentar la fidelidad de los clientes y ayudar a las organizaciones a tomar medidas correctivas rápidas para evitar sanciones reglamentarias. Además, las autoridades reguladoras examinan a menudo la forma en que las organizaciones gestionan las reclamaciones de los consumidores, por lo que responder con rapidez y eficacia puede ayudar a mejorar la conformidad y la posición normativa de una organización.
Las auditorías del cumplimiento son otro componente esencial de cualquier sistema de gestión de la conformidad. Ya sean internas o externas, estas auditorías implican una evaluación imparcial del cumplimiento y la adhesión de una organización a las políticas internas, los procedimientos y los requisitos normativos. Son cruciales para mantener la conformidad permanente y detectar posibles riesgos en este ámbito.
En el caso de las auditorías externas, los auditores externos imparciales suelen realizar una revisión independiente de las políticas y protocolos de conformidad. En cambio, el departamento de auditoría interna de una organización suele realizar auditorías externas. Ambos tipos de auditoría son imparciales y deben concluir con informes de auditoría en los que se expongan las conclusiones y sugerencias de mejora.
Debido a su independencia, las auditorías de conformidad pueden proporcionar a las organizaciones, especialmente a las más grandes, un rigor de conformidad adicional y más controles y equilibrios. También pueden servir como registro histórico de las actividades de conformidad e incluso pueden compartirse con las autoridades reguladoras para demostrar la responsabilidad durante una auditoría reglamentaria.
Aunque las auditorías de cumplimiento pueden ser estresantes, las organizaciones pueden ayudar a agilizar el proceso conociendo bien las normas pertinentes y manteniendo registros organizados para ayudar a los auditores a localizar rápidamente la información necesaria.
Entre las auditorías de conformidad, las organizaciones pueden realizar evaluaciones de riesgos y una monitorización continua de la conformidad.
La monitorización del cumplimiento implica vigilar activamente las operaciones para identificar áreas de incumplimiento. Ayuda a las organizaciones a cumplir los requisitos normativos y proteger los intereses de los consumidores en tiempo real. Cuando surgen riesgos potenciales, la monitorización del cumplimiento ayuda a detectarlos antes y, a continuación, lleva a cabo correcciones rápidas para evitar que se repitan.
Otros métodos de control del cumplimiento son las entrevistas con los empleados, la revisión de políticas y procedimientos, la evaluación de la eficacia de la formación y la comparación de las prácticas reales con la información externa. Estas medidas pueden ayudar a las organizaciones a monitorizar los esfuerzos de cumplimiento en tiempo real y a modificar su sistema de gestión de la conformidad según sea necesario.
Para implantar un sistema de gestión de la conformidad (CMS) eficaz, las organizaciones deben considerar la adopción de un enfoque estratégico que comience con la comprensión de sus necesidades empresariales y continúe a través de la implementación y el soporte continuo.
Entre los pasos habituales a tener en cuenta se incluyen:
Antes de adoptar un CMS, comprenda sus objetivos de cumplimiento y gestión de riesgos para orientar la selección y configuración de su CMS. Por ejemplo, si es una institución financiera, identifique si es necesario cumplir con marcos regulatorios particulares, como ISO o SOX. Y luego elija herramientas de gestión de cumplimiento que incluyan herramientas específicas de la industria y software GRC (gobierno, riesgo y cumplimiento).
Tras identificar sus necesidades, personalice su CMS. Esta personalización puede incluir el ajuste del sistema para adaptarlo a su estructura organizativa o a sus procesos empresariales, la asignación de funciones a los usuarios o la integración perfecta con los flujos de trabajo y las herramientas de cumplimiento existentes.
Como ya se ha mencionado, un CMS eficaz requiere la implicación del consejo de administración y de la alta dirección. Involucre a estas partes interesadas en las primeras fases del proceso y deje claras sus responsabilidades. Si los directivos no participan, o no comprenden sus funciones, puede resultar difícil crear una cultura de cumplimiento y provocar errores durante la implementación.
Recuerde que la conformidad es un proceso continuo que implica a toda la organización. Lleve a cabo sesiones de formación exhaustivas para mostrar a los empleados cómo navegar por el CMS con confianza. Considere también la posibilidad de recordar a los empleados el "por qué" de los esfuerzos de conformidad y de compartir los riesgos y repercusiones del incumplimiento.
Para subrayar aún más la importancia de la conformidad, establezca líneas claras de responsabilidad. Durante cada etapa del ciclo de vida del programa de conformidad, deje claras las expectativas de los empleados y, a continuación, aplique de forma activa los protocolos disciplinarios.
Mantener un CMS eficaz es un proceso continuo. Dar prioridad a la monitorización y el perfeccionamiento continuos de la conformidad para mantener el sistema adaptado a las necesidades de conformidad de su organización.
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Prepárese mejor para las vulneraciones de datos comprendiendo sus causas y los factores que aumentan o reducen los costes relacionados. Consulte el último informe para obtener información y recomendaciones sobre cómo ahorrar tiempo y limitar las pérdidas.
La conformidad de los datos es el acto de procesar y gestionar datos personales y sensibles de forma que se cumplan los requisitos reglamentarios, las normas del sector y las políticas internas de seguridad y privacidad de los datos.
La gestión de eventos e información de seguridad (SIEM, por sus siglas en inglés) es una solución de seguridad que ayuda a las organizaciones a reconocer y gestionar posibles amenazas y vulnerabilidades de seguridad antes de que perturben su actividad.