¿Qué es un diagrama de flujo de trabajo?

Los diagramas de flujo de trabajo identifican cada paso de un proceso empresarial junto con el personal responsable de realizar ese trabajo. He aquí algunos de los casos de uso más comunes para este tipo de diagrama de flujo:

• Visualizar procesos empresariales y flujos de información para la gestión de procesos empresariales.

• Realizar análisis del flujo de trabajo para lograr la excelencia operativa.

• Aclarar las funciones y responsabilidades del personal.

• Preparar y facilitar estrategias de gestión del cambio.

• Revelar posibles cuellos de botella, redundancias e ineficiencias.

• Protegerse contra los riesgos.

La elaboración y utilización de un diagrama de flujo de trabajo aporta una amplia gama de ventajas:

• Optimización operativa: los diagramas de flujo de trabajo mejoran la eficiencia al agilizar los procesos empresariales. Para empresas de cualquier tamaño, la optimización del flujo de trabajo aumenta la productividad y elimina las ineficiencias, lo que se traduce en un ahorro de costes o en un aumento de los ingresos.

• Mejora de la gestión de proyectos: los gestores de proyectos son responsables de coordinar procesos y equipos complejos, y la gestión de flujos de trabajo es una de sus principales tareas. Los diagramas de flujo de trabajo ayudan a los gestores de proyectos a garantizar que sus equipos colaboren de la forma más eficaz posible.

• Documentación del proceso: los diagramas de flujo de trabajo son valiosas representaciones visuales de los procesos de las actividades principales y proporcionan la documentación necesaria para los requisitos legales, de conformidad o de auditoría.

• Comunicación clara: los diagramas de flujo de trabajo aclaran los canales de comunicación y codifican las responsabilidades específicas de empleados y departamentos. Muchas organizaciones utilizan diagramas de flujo de trabajo como recursos de incorporación.

• Seguridad reforzada: la creación de diagramas de flujo de trabajo para monitorizar los procesos de seguridad puede poner de manifiesto posibles vulnerabilidades. Visualizar un proceso de seguridad puede ayudar a aplicar y fomentar buenas prácticas de seguridad.

• Automatización del flujo de trabajo: la automatización de los procesos empresariales conlleva importantes aumentos en la eficiencia. Los diagramas de flujo de trabajo pueden identificar partes de un flujo de trabajo que pueden automatizarse, liberando a los miembros del equipo para que se centren en tareas más exigentes.

Los diagramas de flujo de trabajo se componen de símbolos estandarizados, formas o imágenes que ilustran cada paso de un flujo de trabajo. Hoy en día, existen softwares de diagramas de flujo de trabajo en línea que facilitan la creación de flujos de trabajo mediante plantillas prediseñadas. Estas herramientas de diagramación suelen incluir estos símbolos:

• Óvalo: define el punto inicial y final de un diagrama de flujo de trabajo.

• Rectángulo: transmite un paso en el proceso o una acción que hay que realizar.

• Rombo: simboliza un punto de decisión que conduce al próximo paso.

• Paralelogramo: indica una entrada o resultado de datos en un proceso de flujo de trabajo.

• Cilindro: describe los datos utilizados en un proceso y cómo y dónde se puede acceder a ellos.

• Conectores: líneas con flechas que muestran el flujo de trabajo de un paso al siguiente.

Los diagramas de flujo de trabajo se desarrollaron originalmente para ilustrar mejor las tareas repetibles y los procesos de trabajo. Estas herramientas visuales han evolucionado hasta el punto de que, hoy en día, las organizaciones utilizan diagramas de flujo de trabajo de muchos tipos para satisfacer necesidades y contextos específicos. Los siguientes ejemplos de diagramas de flujo de trabajo representan las implementaciones más comunes.

• Diagrama ANSI: el diagrama del American National Standards Institute (ANSI) estandarizó los símbolos de los diagramas de flujo de trabajo, creando un lenguaje universal para futuras iteraciones.

• Diagrama de flujo SSD: los diagramas de flujo de diseño estructurado de sistemas (SSD) son útiles para proyectos grandes o complejos. Estos diagramas de procesos dividen cada fase de un proyecto en pasos más manejables para una mayor eficacia.

• Diagrama swimlane: un diagrama de flujo swimlane se inspira en los carriles de natación de una piscina. Separa un flujo de trabajo en tareas por empleado, equipo o departamento, representando cada una como su propio carril.

• Diagrama de flujo de datos: los diagramas de flujo de datos trazan el flujo de datos a través de un sistema. También pueden incluir responsabilidades asignadas a las distintas partes interesadas en un proyecto.

• Diagrama de actividades UML: los desarrolladores de software crearon originalmente el lenguaje de modelado unificado (UML) para proporcionar un medio estándar de visualizar el diseño de un sistema. Hoy en día, los diagramas UML no se limitan al software y representan una serie de flujos de comportamiento condicionales, como la experiencia del cliente en un comercio electrónico o el desarrollo de un sitio web.

• Diagrama SIPOC: la metodología Six Sigma originó esta forma de diagrama de flujo de trabajo. Los diagramas de proveedor-entrada-proceso-resultado-cliente (SIPOC, por sus siglas en inglés) suelen crearse en forma de tablas y se utilizan para mejorar los procesos de toda la organización.

• Diagrama BPMN: los diagramas de notación de modelos de procesos de negocio (BPMN) representan una visión general de un proceso de negocio. Los diagramas BPMN, que a menudo constan de varios subgráficos que muestran un ecosistema o sector más amplio, ofrecen una visión general de los procesos a nivel empresarial.

Los diagramas de flujo de trabajo representan una de dos estructuras de proceso: secuencias lineales y condicionales.

Henry Gantt, ingeniero mecánico y consultor de gestión del siglo XIX, desarrolló por primera vez el diagrama de flujo de trabajo para secuenciar y priorizar tareas. Gantt se asoció con Frederick Winslow Taylor, especialista en ciencias de la gestión, para originar los procesos de flujo de trabajo como una nueva forma de gestión científica relacionada con la empresa. El resultado es el diagrama de flujo de trabajo de Gantt, que sigue utilizándose hoy en día.

El trabajo de ambos impulsó el estudio en profundidad de la diagramación del flujo de trabajo para mejorar la gestión de los procesos y la calidad.

La diferencia entre un diagrama de flujo de trabajo y un diagrama de flujo es que, mientras que un diagrama de flujo de trabajo es un tipo de diagrama de flujo de procesos, existen muchos otros tipos de diagramas de flujo para documentar otros sistemas y procesos.

Por su parte, el mapeo de procesos empresariales es la práctica de organizar y mapear todos los aspectos de un proceso de negocio: personal, instalaciones, datos, actividades y demás. La minería de procesos utiliza datos para descubrir flujos de trabajo y optimizarlos. El modelado de procesos empresariales es una disciplina afín que genera representaciones visuales completas de los flujos de trabajo mediante algoritmos basados en datos.

Cualquier organización puede beneficiarse de la implantación de diagramas de flujo de trabajo. A continuación se presentan algunos ejemplos de gestión de prácticas empresariales que incorporan diagramas de flujo de trabajo.

• TI: los departamentos de TI y las organizaciones utilizan diagramas de flujo de trabajo para la monitorización de la seguridad. También pueden aplicarse a buenas prácticas de uso y administración de equipos.

• Sanidad: los diagramas de flujo de trabajo pueden mejorar enormemente los flujos de entrada y actualizar los protocolos de los empleados en la asistencia sanitaria.

• Educación: las instituciones educativas los utilizan para asignar flujos de trabajo de aprobación de múltiples departamentos y procesos interdepartamentales.

• Venta minorista: los equipos de venta minorista y compras utilizan diagramas de flujo de trabajo para optimizar los procesos de la cadena de suministro y la fabricación, al tiempo que mejoran la experiencia del cliente.

Los diagramas de flujo de trabajo son una combinación natural para muchos de los métodos de operaciones empresariales más populares:

Como resultado directo del trabajo de Gantt y Winslow, el diagrama de flujo de trabajo evolucionó como punto de partida del enfoque operativo de Six Sigma. La disciplina debe su nombre a la forma en que los estadísticos representan el grado de desviación de un proceso con respecto a la perfección: Six Sigma tiene una tasa de fracaso del 0,00034 %.

El método Six Sigma permite a las empresas racionalizar los flujos de procesos, las interacciones con los clientes y las experiencias mediante el uso de métricas comunes y de 5 a 7 pasos. Los diagramas de flujo de trabajo pueden abordar mejor cualquier área dentro de estos pasos y métodos Six Sigma, como el análisis de procesos empresariales o el ajuste de los pasos en el recorrido del comprador de un comercio electrónico.

Dos de los modelos Six Sigma más extendidos son DMADV (definir, medir, analizar, diseñar, verificar) y DMAIC (definir, medir, analizar, mejorar, controlar).

La reingeniería de procesos empresariales (RPE) es una revisión total de los procesos empresariales de una empresa. Utiliza algoritmos potenciados por la inteligencia artificial (IA)y la automatización para eliminar redundancias y agilizar los procesos de principio a fin. Los diagramas de flujo de trabajo son un valioso punto de partida cuando se analizan por primera vez los procesos empresariales de una organización como preparación para una transformación empresarial estratégica.

La gestión de la calidad total (TQM) es el proceso continuo y en tiempo real de detectar y eliminar errores de fabricación mediante una mejor comunicación entre los miembros del equipo y la dirección. Su objetivo es extender la responsabilidad a todo el proceso de producción. Aquí, los diagramas de flujo de trabajo pueden señalar las áreas que necesitan más atención o claridad.

Los sistemas Lean ayudan a las organizaciones a racionalizar los flujos de trabajo reduciendo los gastos generales y eliminando las actividades "sin valor añadido": acciones o procesos que utilizan más recursos de los que producen en beneficios. Los diagramas de flujo de trabajo son útiles para identificar las fases de un flujo de trabajo que pueden evitarse o combinarse con otras para mejorar la eficacia.

La teoría de las limitaciones se centra en la eliminación de las mismas (cuellos de botella que impiden un flujo de trabajo) con el fin de optimizar la eficacia. Los diagramas de flujo de trabajo revelan estas limitaciones cuando, de otro modo, sería más difícil detectarlas.