¿Qué son las existencias de seguridad?

Mantener existencias adicionales es una buena práctica para una gestión eficaz del inventario. La gestión de inventarios es un elemento crítico de la cadena de suministro y se refiere al proceso de pedido, almacenamiento y venta del inventario de una empresa. Su objetivo es disponer de los productos adecuados en el lugar adecuado y en el momento adecuado.

Determinar niveles adecuados de stock de seguridad puede ser un cálculo complejo basado en una o varias fórmulas de stock de seguridad, y tanto un exceso como una escasez de stock de seguridad pueden afectar negativamente a un negocio.Hoy en día, tecnologías como la inteligencia artificial (IA), el Internet de las cosas (IoT) y los software de visibilidad de inventario están ayudando a las empresas a optimizar la gestión del stock de seguridad, los costes de inventario y la planificación de demanda.

Con un stock de seguridad óptimo, las empresas pueden estar seguras de que tienen suficientes productos para mantener la satisfacción del cliente y satisfacer la demanda, incluso ante fluctuaciones como:

• Picos de demanda
  
• Interrupciones en la cadena de suministro
  
• Errores de previsión de inventario

Los aumentos repentinos en la demanda de los clientes son resultado de una estacionalidad predecible (como los días festivos) y de desafíos impredecibles como la escasez de recursos,los fenómenos climáticos y una mayor competencia.

Las cadenas de suministro involucran a múltiples partes interesadas. Los agentes clave podrían verse incapacitados para completar sus tareas debido a circunstancias imprevistas como catástrofes naturales, huelgas laborales u otros acontecimientos mundiales que provoquen cuellos de botella y escasez de materias primas.

Los ciclos de planificación lentos, propensos a errores y desconectados pueden provocar un desajuste entre la oferta y la demanda y un cambio lento en el reabastecimiento y el cumplimiento de los pedidos.

Aunque puedan parecer similares, el stock de seguridad es diferente del stock cíclico. Ambos son importantes para satisfacer la demanda y mantener la satisfacción del cliente.

El stock cíclico es la cantidad de inventario de un determinado artículo necesaria para satisfacer la demanda regular durante un periodo de tiempo específico. El stock de seguridad es el inventario adicional que se mantiene como reserva además del stock cíclico.

Equilibrar la cantidad adecuada de stock de seguridad en múltiples ubicaciones puede ser un desafío complejo. Un exceso de stock de seguridad aumenta los costes de almacenamiento. En el sector minorista, por ejemplo, el inventario excedente puede llevar a descuentos agresivos o, en el peor de los casos, a la liquidación de stock. En el B2B, el exceso de stock de seguridad podría significar miles de piezas especializadas almacenadas con costes de mantenimiento elevados. Los productos perecederos y sensibles al tiempo, como los alimentos, también corren el riesgo de echarse a perder si se almacenan durante demasiado tiempo.

Por otro lado, cuando las empresas no tienen suficiente stock disponible, corren el riesgo de perder ventas, frustrar a los clientes y dañar la reputación de su marca. Por estas razones, calcular con precisión el stock de seguridad es fundamental.

Determinar el nivel adecuado de stock de seguridad para cada artículo o SKU (unidad de mantenimiento de stock) requiere un cálculo preciso. Sin embargo, no existe una fórmula universal para calcular los niveles óptimos de stock de seguridad. La elección de una empresa depende de su caso de uso específico y de diversas variables de la cadena de suministro.

Muchas de las fórmulas de stock de seguridad más comunes incluyen estas variables:

• Puntuación Z
• Desviación estándar del tiempo de entrega (σLT)
• Demanda media (D avg)

La puntuación Z es el nivel de servicio deseado o el factor de servicio deseado. Representa la probabilidad de que una empresa satisfaga la demanda real. Una puntuación Z más alta significa una menor probabilidad de desabastecimiento y más stock de seguridad. Una puntuación Z más baja significa una mayor probabilidad de desabastecimiento y menos stock de seguridad.

Esto mide en qué se diferencia el plazo medio de entrega de un producto del plazo real. Una desviación estándar más alta indica un conjunto de datos más disperso.

Esta variable es la demanda media de un artículo en un periodo de tiempo determinado, normalmente por día cuando se utiliza en cálculos de stock de seguridad.

Existen varias fórmulas de stock de seguridad y cada una tiene su propio caso de uso:

• La fórmula fija
• La fórmula promedio-máximo
• Fórmula de Greasley
• La fórmula Heizer Render
• Fórmulas complementarias

Esta fórmula es una de las más básicas, ya que no tiene en cuenta la variabilidad de la demanda ni de los plazos de entrega. Las empresas con operaciones consistentes en la cadena de suministro y demanda tienen más probabilidades de utilizar esta fórmula.

(Ventas diarias promedio) x (Número de días de stock)

Esta fórmula calcula el número máximo promedio de unidades necesarias durante un periodo determinado. Aunque considera la variabilidad del tiempo de entrega, no tiene en cuenta la variabilidad de la demanda. Esta fórmula ayuda a las empresas a evitar el riesgo de desabastecimiento, pero es posible que no produzca suficiente stock de seguridad para los aumentos repentinos o estacionales de la demanda.

(Uso diario máximo x Tiempo de entrega máximo) – (Uso diario promedio x Tiempo de entrega promedio)

Algunos se refieren a esta fórmula como la fórmula de stock de seguridad con desviación típica. Tiene en cuenta las fluctuaciones en el plazo de entrega y la demanda. Es una de las fórmulas de stock de seguridad más precisas. 

(Puntuación Z) x (σLT) × (Davg)

Esta fórmula tiene en cuenta las variaciones sustanciales de la oferta. No tiene en cuenta las fluctuaciones de la demanda. Suele ser la fórmula elegida por las empresas que sufren frecuentes retrasos de los proveedores y largos plazos de entrega.

(Puntuación Z) x (σLT)

También hay fórmulas que complementan los cálculos de stock de seguridad. Por ejemplo, la fórmula de la cantidad económica de pedido (EOQ) determina la cantidad óptima de existencias que una empresa debe mantener para ayudar a minimizar los costes de inventario. Otra fórmula, la fórmula del punto de pedido (ROP), utiliza las cantidades de stock de seguridad y otras variables para determinar el momento concreto en que deben pedirse nuevos productos para evitar que se agoten.

Además de las fórmulas, diferentes tecnologías y herramientas pueden ayudar con la gestión y optimización del stock de seguridad:

• Sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP)
  
• Software de gestión de inventario
• Inteligencia artificial (IA)
• El Internet de las cosas (IoT)

Los sistemas ERP están diseñados para gestionar todas las partes de una empresa, incluida la  gestión de la cadena de suministro y la fabricación. Pueden prever las ventas con mayor precisión, lo que puede ayudar a las empresas a reducir los niveles de existencias de seguridad necesarios. Los sistemas ERP son especialmente útiles para los minoristas de comercio electrónico, quienes pueden utilizar tales sistemas para asistir con las órdenes de compra y la gestión de almacenes.

Este software puede rastrear y administrar la cantidad de inventario, pedidos, ventas y entregas de una empresa. Puede ayudar a una empresa a identificar tendencias, prever la demanda, establecer precios y optimizar sus existencias.

Con algoritmos de machine learning (ML), la inteligencia artificial puede mejorar significativamente las funciones y la precisión de la previsión de la demanda. Al acceder a los datos internos y externos en tiempo real, la IA puede permitir una comprensión más profunda de lo que impulsa la demanda. Esto puede resultar en previsiones más precisas y ayudar a garantizar que las empresas tienen suficiente inventario.

En la gestión del inventario, los dispositivos de IoT, como las etiquetas de identificación por radiofrecuencia (RFID) o las estanterías inteligentes, pueden rastrear los niveles de inventario en tiempo real. Esta característica puede alertar con antelación de posibles desabastecimientos.