¿Qué es el proceso de compra a pago (P2P)?

Una gestión eficaz de las adquisiciones es vital para que las organizaciones adquieran los recursos esenciales, mantengan el control de los costes y establezcan relaciones positivas con los proveedores. El proceso de compra a pago es un proceso empresarial integral que abarca todo el ciclo de vida de la adquisición de bienes y servicios, desde el pedido inicial hasta el pago final al proveedor. Este flujo de procesos integra varias funciones, incluidos los sistemas de compras, finanzas y cuentas por pagar, con el objetivo de crear un flujo de trabajo fluido que mejore la eficiencia y la precisión de las operaciones. Aunque a menudo se abrevia como P2P, el proceso de compra a pago no debe confundirse con la tecnología de redes punto a punto, que también se conoce como P2P. El proceso de compra a pago para pagar también se denomina a veces compra para pagar.

El P2P es un proceso, no una tecnología. Puede ser un proceso automatizado que utilice la planificación de recursos empresariales (ERP) y otras soluciones de software para racionalizar e integrar sus distintas etapas. La automatización en el P2P mejora la eficiencia al reducir las tareas manuales, minimizar los errores, garantizar el cumplimiento de las políticas y ofrecer visibilidad en tiempo real de las actividades de adquisición. Aunque muchas organizaciones implementan sistemas P2P automatizados para optimizar sus operaciones, el grado de automatización varía en función de las herramientas y prácticas específicas implantadas. Al gestionar cuidadosamente cada fase del ciclo del proceso de compra a pago, las organizaciones pueden identificar las oportunidades de optimización. En última instancia, esta supervisión contribuye a la salud general y a la competitividad de las empresas apoyando la toma de decisiones estratégicas y fomentando las operaciones sostenibles de la cadena de suministro.

El proceso P2P comienza con la identificación de una necesidad de bienes o servicios dentro de la organización. Esta necesidad se formaliza a través de una solicitud de compra, que se somete a un proceso de aprobación por parte de las partes interesadas pertinentes. Una vez aprobado, comienza el abastecimiento, que implica la selección de los proveedores adecuados y la obtención de presupuestos u ofertas. Se emite una orden de compra (PO) al proveedor seleccionado.

Al momento de la entrega, el departamento de recepción verifica que el pedido y la recepción de la mercancía coincidan con la orden de compra. El proveedor presenta una factura por los bienes o servicios entregados, que coincide con la orden de compra y el informe de recepción. Tras la verificación, la factura se aprueba para el pago y éste se realiza al proveedor, completándose así la transacción.

Todo el proceso de P2P está diseñado para agilizar las actividades de adquisición, reducir los errores y garantizar el cumplimiento de las políticas de la organización. Al automatizar e integrar varias etapas de adquisición, las organizaciones pueden mejorar la eficiencia, reducir costes y mantener un mejor control sobre sus actividades de adquisición.

El proceso de compra a pago es crucial porque proporciona un enfoque estructurado e integrado para gestionar los procesos financieros y de adquisición. El proceso permite a las organizaciones adquirir de manera eficiente los bienes y servicios necesarios mientras mantienen un estricto control sobre los gastos. Este enfoque estructurado ayuda a evitar gastos no autorizados, reduce el riesgo de discrepancias financieras y contribuye a garantizar que todas las compras son necesarias y se ajustan al presupuesto y las políticas de la organización. Al centralizar los datos de aprovisionamiento, las empresas pueden analizar patrones de gasto, negociar mejores condiciones con los proveedores e identificar oportunidades de ahorro de costes.

El P2P también elimina las ineficiencias operativas al automatizar y estandarizar varios pasos, como crear órdenes de compra, cotejar facturas y procesar pagos. Esta automatización acelera el ciclo de aprovisionamiento y minimiza los errores humanos, lo que se traduce en transacciones más precisas y fiables. Los pagos oportunos y precisos facilitados por un proceso P2P bien gestionado mejoran las relaciones con los proveedores, lo que garantiza mejores niveles de servicio y una gestión eficaz de la cadena de suministro. A lo largo de estos procesos, los indicadores clave de rendimiento (KPI) miden la eficiencia, la precisión y el rendimiento. En general, el P2P favorece una mejor gestión financiera y elaboración de informes, ofreciendo visibilidad en tiempo real de los compromisos financieros y ayudando a tomar decisiones más informadas.

Las organizaciones adaptan sus procesos de adquisición en función de diversos factores, como el coste, la disponibilidad, la sostenibilidad y otras necesidades específicas. Cada organización elabora su estrategia de aprovisionamiento única alineada con sus objetivos empresariales. Los pasos más comunes en el proceso de adquisición a pago son:

El P2P agiliza y mejora los procesos financieros y de adquisición dentro de una organización. Este enfoque integral ayuda a garantizar que cada paso, desde la solicitud hasta el pago, se gestione e integre de manera eficiente, lo que conlleva varios beneficios:

Modelado predictivo avanzado: los sistemas P2P utilizan análisis de datos, minería de procesos y otras herramientas digitales para identificar posibles problemas y oportunidades. Las plataformas avanzadas pueden modelar los cambios antes de la implementación para garantizar que no haya consecuencias imprevistas, lo que mejora aún más la eficiencia del proceso.

Mejor gestión financiera e informes: al integrar las adquisiciones con los sistemas financieros, las organizaciones pueden obtener visibilidad en tiempo real de sus compromisos y pasivos financieros. Esta integración permite realizar previsiones financieras y presupuestos precisos, así como tomar decisiones con mayor conocimiento de causa. Un proceso P2P bien implementado también proporciona registros de auditoría completos, lo que facilita el seguimiento de las transacciones y garantiza la responsabilidad.

Ahorro de costes: el proceso P2P permite a las organizaciones adoptar procedimientos más rentables que mejoran los resultados. Las empresas pueden establecer relaciones sólidas con los proveedores preferidos, negociar mejores precios y mejorar la gestión de pedidos, la gestión de proveedores la gestión del inventario y la gestión de gastos. Las soluciones de automatización y software ahorran tiempo, mejoran las previsiones y evitan costosas compras al contado provocadas por demandas repentinas de producción.

Mejora de la eficiencia operativa: la automatización y la estandarización de los procesos reducen el tiempo y el esfuerzo necesarios para completar tareas como la creación de pedidos de compra, la correspondencia de facturas y la tramitación de pagos. Esta eficacia no solo acelera el ciclo de adquisición, sino que también minimiza los errores humanos, lo que permite realizar transacciones más precisas y fiables. Los flujos de trabajo automatizados pueden garantizar el cumplimiento de las políticas y requisitos reglamentarios de la empresa, lo que reduce el riesgo de incumplimiento.

Mayor visibilidad: las soluciones P2P ofrecen una visibilidad completa y un control interno de todo el ciclo de aprovisionamiento, lo que proporciona a las organizaciones una visión completa del flujo de caja y los compromisos financieros. Al capturar registros de todas las transacciones, estos sistemas facilitan el seguimiento de las actividades y la identificación de oportunidades de optimización.

Mejora de la eficiencia: la centralización de los procesos de aprovisionamiento, cadena de suministro y cuentas por pagar minimiza los errores humanos y las operaciones aisladas. Los sistemas P2P ayudan a agilizar los flujos de trabajo, acelerar el procesamiento de facturas e identificar áreas de mejora continua.

Mayor velocidad: las soluciones de contratación electrónica, sistemas electrónicos que automatizan el proceso de contratación, permiten a las empresas modernizar los procesos manuales que consumen mucho tiempo. Con un proceso de adquisición optimizado, las organizaciones pueden responder rápidamente a las interrupciones de la cadena de suministro. Esto libera tiempo y recursos y acelera la aprobación de nuevos proveedores.

Prevención sólida del fraude: un sistema P2P sólido incluye un cotejo estricto de facturas y múltiples puntos de revisión, que protegen contra el fraude y el favoritismo. Estos pasos mejoran la gestión de contratos y la gestión de proveedores, garantizando que los contratos se concedan a proveedores cualificados y que las compras se ajusten a los precios acordados, lo que reduce el riesgo de prácticas poco éticas.

Relaciones más sólidas con los proveedores: los sistemas P2P fomentan relaciones más sólidas con los proveedores al garantizar pagos puntuales y precisos y proporcionar visibilidad del estado de las facturas. Esta confiabilidad ayuda a mantener la alta calidad y la entrega oportuna de productos y aumenta la probabilidad de que los proveedores vayan más allá en momentos cruciales.

Mayor control sobre las adquisiciones y los gastos: el P2P ayuda a las organizaciones a mantener el control sobre sus actividades y gastos de adquisición. Al tener un proceso estructurado, las empresas pueden asegurarse de que todas las compras sean necesarias, aprobadas y estén dentro del presupuesto. Esta supervisión ayuda a evitar gastos no autorizados y reduce el riesgo de discrepancias financieras. Al centralizar los datos de compras, las organizaciones también pueden analizar los patrones de gasto, negociar mejores condiciones con los proveedores e identificar oportunidades de ahorro de costes.

El proceso de compra a pago evolucionó originalmente como un proceso manual basado en papel, y la automatización se introdujo gradualmente en las últimas décadas. Dada la complejidad del proceso P2P en numerosas organizaciones, no es de extrañar que algunos proveedores de software de pago ofrezcan lo que describen como soluciones completas para automatizar e integrar cada paso.

Las soluciones de compra a pago emplean varios software y plataformas para gestionar el proceso P2P, cada uno de los cuales ofrece características distintas para agilizar las operaciones financieras y de adquisición. Los sistemas ERP como SAP y Oracle ERP integran el aprovisionamiento con otros procesos empresariales, mientras que los software de aprovisionamiento específico como Coupa y SAP Ariba se centran en la automatización de las actividades de aprovisionamiento. Las soluciones de automatización de cuentas por pagar, por ejemplo, Tipalti y AvidXchange ofrecen servicios como la facturación electrónica para agilizar los procesos de facturación y pago. Las plataformas de aprovisionamiento electrónico como Procurify ofrecen soluciones basadas en la nube para todo el ciclo P2P. El software de gestión de gastos como Spendesk ayuda a controlar y optimizar los gastos de la organización. Estas plataformas suelen constar de varios módulos que pueden incluir la gestión de relaciones con los proveedores, la gestión de facturas y los módulos de aprovisionamiento, que mejoran aún más la colaboración con los proveedores y el procesamiento de facturas, lo que garantiza pagos precisos y puntuales.

Al seleccionar una solución de proceso de compra a pago (P2P), la organización debe identificar minuciosamente las principales características y funciones necesarias, como las capacidades de automatización, la integración con los sistemas ERP y financieros existentes y el soporte para la visibilidad y el análisis en tiempo real. Es importante elegir una solución que ofrezca módulos completos para todo el ciclo P2P, que garanticen un flujo de trabajo fluido desde la solicitud hasta el pago. La organización también debería tener en cuenta las opciones de facilidad de uso, escalabilidad y personalización de la plataforma para garantizar que puede adaptarse a los cambiantes requisitos empresariales. Evaluar la trayectoria, la atención al cliente y los recursos de formación del proveedor es valioso para una implementación exitosa y una operación continua. Además, evaluar el coste total de propiedad, incluidos los gastos iniciales de configuración, licencia y mantenimiento, ayudará a determinar la rentabilidad de la solución y la posible rentabilidad de la inversión.