La IA y el futuro de los recursos humanos

La inteligencia artificial (IA) en recursos humanos (RR. HH.) se refiere a la aplicación de tecnologías de IA para transformar las funciones y procesos tradicionales de RR. HH. Implica utilizar una combinación de algoritmos, modelos de machine learning y sistemas inteligentes para automatizar las tareas repetitivas, obtener conocimiento más profundo a partir de los datos de recursos humanos y apoyar la toma de decisiones en toda la organización. Estas tecnologías también mejoran la experiencia de los empleados al reducir las fricciones y permitir a los profesionales de RR. HH. centrarse en cuestiones de personal más creativas o delicadas.

La IA en RR. HH. implementa varias tecnologías capaces de analizar enormes cantidades de datos en tiempo real, reconocer patrones, generar contenido y simular interacciones similares a las humanas. Estas capacidades están cambiando cómo funcionan los departamentos de recursos humanos, ya que les permiten pasar de funciones principalmente administrativas a roles más estratégicos dentro de las organizaciones.

Los responsables de RR. HH. de hoy enfrentan múltiples desafíos: expectativas cambiantes de los empleados, una escasez global de mano de obra y una creciente brecha de habilidades. Y como la IA está alterando el panorama empresarial a un ritmo tan rápido, los departamentos de RR. HH. pueden desempeñar un papel importante en la gestión del cambio. Según una investigación del IBM Institute for Business Value, solo el 20 % de los ejecutivos afirman que RR. HH. es responsable de la estrategia del futuro del trabajo en su organización. Lo que nos lleva a preguntarnos: si RR. HH. no es dueño del futuro del trabajo, ¿quién lo será? La tecnología, con su promesa de transformar el panorama empresarial, es tanto una iniciativa de RR. HH. como una preocupación de TI. 

En los próximos años, el uso de la IA afectará a los departamentos de RR. HH. de dos formas significativas: En primer lugar, agilizando las operaciones de RR. HH. y aprovechando los datos del lugar de trabajo para mejorar el proceso de planificación y gestión del talento. En segundo lugar, la IA requerirá que los departamentos de RR. HH. fomenten una cultura de cambio capaz de adoptar nuevas formas de trabajo. Este cambio requiere cierto realineamiento, pero los beneficios potenciales son inmensos.

La resistencia al cambio entre los empleados es una de las principales barreras para la innovación. Las organizaciones que ofrecen las mejores experiencias a sus empleados suelen superar en crecimiento de ingresos en un 31 % en comparación con otras empresas. Y, a medida que el panorama empresarial cambia a un ritmo exponencial, los departamentos de RR. HH. tienen el potencial de convertirse en controladores críticos para la planificación del personal, y desempeñar un papel clave en el mantenimiento de empresas ágiles y en continua iteración. Como descubrió recientemente el IBM Institute for Business Value, el 57 % de los CEO creen que el cambio cultural es más importante que superar los retos técnicos durante una transformación basada en datos.

Al descargar las tareas rutinarias a la IA, aprovechar los datos del personal de una organización y ofrecer una gestión de habilidades habilitada por la IA, los departamentos de RR. HH. pueden convertirse en controladores de este cambio. Transformar la IA en RR.  HH. representa la integración de tecnologías inteligentes en la gestión de recursos humanos, creando procesos más eficientes y basados en datos, todo ello manteniendo ese toque humano crítico. 

Los departamentos de recursos humanos implementan diversas tecnologías e integraciones de IA. Cada uno cumple funciones específicas. A menudo, estas herramientas funcionan en armonía: por ejemplo, un asistente de autoservicio de IA puede confiar en una combinación de procesamiento del lenguaje natural, machine learning, IA generativa y IA agéntica para interpretar, responder y actuar en respuesta a una consulta del usuario. Las tecnologías de IA más comunes que se aplican en RR. HH. incluyen: 

Los agentes de IA son sistemas autónomos que realizan tareas específicas o cumplen objetivos predefinidos con una supervisión humana mínima. Los agentes de IA agéntica retienen la memoria y aprenden con el tiempo, lo que mejora su rendimiento continuamente. Estos agentes pueden utilizarse para buscar candidatos, escanear bolsas de trabajo y redes profesionales para identificar posibles candidatos. En la administración de beneficios, la IA agéntica gestiona la inscripción en beneficios de los empleados o responde a preguntas sobre las políticas del lugar de trabajo. Los agentes de IA también son expertos en la supervisión del cumplimiento, rastreando de forma proactiva los cambios normativos para garantizar que las políticas de la empresa estén actualizadas. 

Los asistentes de IA brindan soporte interactivo a través del procesamiento del lenguaje natural: sucesores de los chatbots, recurren a más herramientas y, por lo tanto, pueden ayudar con consultas más complejas. Al igual que los agentes de IA, mantienen la memoria y almacenan las preferencias de los usuarios y las interacciones pasadas. Los asistentes de IA se utilizan con frecuencia para responder a las consultas rutinarias y guiar a los empleados a través de los procesos de recursos humanos comunes. En el proceso de incorporación, guían a los nuevos empleados a través de los procedimientos de orientación y el papeleo. Por ejemplo, la herramienta askHR interna de IBM automatiza más de 80 procesos de recursos humanos comunes, lo que ahorra a un departamento 12 000 horas en un solo trimestre. 

La automatización y la RPA automatizan tareas repetitivas como la entrada de datos o el procesamiento de nóminas. Aunque técnicamente no es una IA adecuada, estas herramientas suelen ser complementarias a la IA en RR. HH. Estas tecnologías pueden realizar procesos simples, como filtrar a los solicitantes de empleo en función de criterios específicos y mantener registros de empleados.

La IA generativa crea nuevos contenidos basados en patrones aprendidos de los datos de entrenamiento. En RR. HH., se utiliza para generar rápidamente materiales que antes podían llevar días o semanas a los departamentos de RR. HH. Por ejemplo, la IA generativa se puede utilizar para crear descripciones de puestos de trabajo completas o preguntas de entrevista personalizadas. Durante la formación o la incorporación, produce materiales educativos personalizados para los empleados. La IA generativa también ayuda a redactar y actualizar las comunicaciones de la empresa, redactar políticas o mensajes basados en personas para grupos de empleados individuales para satisfacer mejor sus necesidades.

El procesamiento del lenguaje natural (PLN) permite a las máquinas comprender y procesar el lenguaje humano. El PLN se utiliza para realizar análisis de sentimiento, por ejemplo, extrayendo información útil de encuestas y comunicaciones de los empleados. También puede extraer y categorizar información de los currículos de los candidatos, identificar patrones en las reseñas de rendimiento y analizar las comunicaciones internas. 

Los sistemas de análisis predictivo utilizan datos históricos para realizar previsiones de los futuros resultados. Son especialmente útiles en la planificación del personal: por ejemplo, al predecir las necesidades futuras de personal en función de las tendencias del mercado y las necesidades de la empresa, o al analizar las estructuras retributivas durante las revisiones salariales periódicas. En algunas aplicaciones también pueden proyectar tendencias de rendimiento del personal o proporcionar alertas tempranas de posibles interrupciones en el personal, ayudando a los gerentes a identificar problemas o necesidades de desarrollo. Estos sistemas también son útiles para ayudar a prever oportunidades de aprendizaje futuras necesarias a medida que el personal habilitado con IA adquiere habilidades más técnicas.

Los departamentos de recursos humanos están implementando la IA durante todo el ciclo de vida de los empleados. Algunas áreas comunes en las que la IA está simplificando las funciones tradicionales de recursos humanos incluyen: 

Las soluciones de IA ayudan a los responsables de contratación en la búsqueda y evaluación de candidatos durante el proceso de contratación. Algoritmos sofisticados escanean Internet, grupos de candidatos de terceros o redes sociales como LinkedIn en busca de candidatos potenciales que coincidan con conjuntos de habilidades y niveles de experiencia específicos. Para grandes eventos de contratación, algunas herramientas generan ofertas de trabajo para diferentes públicos. Esto puede ayudar a crear un flujo continuo de clientes potenciales calificados durante el proceso de reclutamiento. Para la selección de currículos, las herramientas de IA evalúan las credenciales de los solicitantes en función de los requisitos del trabajo, lo que reduce el sesgo y aumenta la eficiencia.

La logística de las entrevistas también se puede agilizar mediante sistemas automatizados, que coordinan los horarios entre los candidatos y los equipos de contratación. La transcripción automática de entrevistas, el resumen de reuniones y la generación de listas de trabajos también reducen el tiempo que los profesionales de RR. HH. dedican a tareas rutinarias pero necesarias. Por ejemplo, la organización de entrevistas como servicio FloCareer utiliza la IA para obtener diversos candidatos de una base de datos de 169 millones de profesionales y automatiza la programación de entrevistas, lo que ayuda a la organización a tomar decisiones más informadas.

La personalización basada en IA mejora enormemente el proceso de incorporación. A través de una combinación de tecnologías, las organizaciones crean experiencias personalizadas y relevantes basadas en el puesto y los antecedentes de los nuevos empleados. Los asistentes de orientación virtual guían a los nuevos empleados a través de las políticas y procedimientos de la empresa a su propio ritmo, lo que garantiza la entrega constante de información crítica. La IA agéntica puede gestionar tareas rutinarias como la configuración de cuentas y el procesamiento de documentos, lo que reduce enormemente la necesidad de esfuerzo manual. Mientras tanto, el software de monitorización de la adopción identifica a los nuevos miembros del equipo que pueden necesitar apoyo adicional. Estas mejoras de incorporación impulsadas por la IA crean experiencias más eficaces y atractivas, tanto para los nuevos empleados como para los profesionales de recursos humanos. 

Las herramientas con IA ayudan a los empleados a aprender habilidades críticas y a hacer realidad sus objetivos profesionales. Los sistemas de aprendizaje personalizados ofrecen contenidos de formación a medida basados en las necesidades individuales, los estilos de aprendizaje y las aspiraciones profesionales, lo que se traduce en una adquisición de competencias más eficaz. En conjunto, estas aplicaciones de IA crean enfoques más estratégicos y personalizados para el desarrollo del talento, ayudando a cerrar la brecha de habilidades en un mundo impulsado por la tecnología. Las herramientas de mapeo de la sucesión también pueden identificar posibles candidatos internos para puestos de liderazgo en función de sus habilidades o experiencia, lo que crea canales de talento más sólidos. Al automatizar y personalizar el proceso de desarrollo interno, las organizaciones crean un personal en continua mejora, lo que aumenta la retención de los empleados y garantiza la agilidad de su negocio.

Los procesos de rendimiento se pueden aumentar a través de sistemas de feedback continuo habilitados para IA. Estos sistemas facilitan las conversaciones de rendimiento y realizan un seguimiento de los patrones de feedback, lo que mejora el proceso de revisiones periódicas. Las herramientas de análisis de rendimiento identifican patrones en equipos y departamentos, proporcionando conocimiento que puede ser difícil de discernir manualmente. Estas mejoras con IA crean enfoques de rendimiento más dinámicos y basados en datos para apoyar mejor el desarrollo de los empleados y el éxito de la organización.

Por ejemplo, IBM utilizó un agente de IA para ayudar a los gestores de RR. HH. durante el proceso de promoción trimestral. El agente automatizó la recopilación y el formato de datos en múltiples sistemas para hasta 17 000 empleados, lo que redujo significativamente la carga administrativa de RR. HH.

Las organizaciones habilitadas para IA mejoran la experiencia de los empleados mediante la creación de enfoques personalizados y receptivos a las necesidades de los empleados. Esto puede aumentar la satisfacción y la retención. Por ejemplo, los sistemas de comunicación personalizados adaptan los mensajes de la organización en función de las preferencias y los patrones de comportamiento de los empleados, lo que aumenta la eficacia y la relevancia de los mensajes. Los algoritmos que monitorizan el compromiso permiten intervenciones proactivas en caso de cuellos de botella u otros problemas, reduciendo fricciones innecesarias. Las funciones de autoservicio de RR. HH. con IA reducen los tiempos de espera y las cargas administrativas innecesarias para los empleados. Mientras tanto, al ahorrar tiempo en la entrada de datos y otras tareas rutinarias, los profesionales de RR. HH. son libres de crear iniciativas más creativas y sofisticadas para ofrecer las experiencias más agradables posibles a su organización.

Las operaciones de RR. HH. a menudo se agilizan mediante la automatización de procesos, que gestiona tareas administrativas repetitivas como la introducción de datos y la generación de informes, lo que libera a los profesionales de RR. HH. para un trabajo más estratégico. Los portales de autoservicio para empleados con IA responden a las preguntas más comunes de RR. HH. y procesan las solicitudes rutinarias sin intervención humana, lo que mejora los tiempos de respuesta y la disponibilidad. Las herramientas de monitorización compatibles detectan posibles problemas, lo que reduce el riesgo. Los análisis de personal generan conocimiento que se puede ejecutar a partir de los datos de RR. HH. para informar la toma de decisiones en la organización. Estas mejoras operativas crean funciones de RR. HH. más eficientes y con mayor capacidad de respuesta que ofrecen más valor tanto a los empleados como a la organización en general. Además, una reducción de la carga administrativa permite a los profesionales de RR. HH. dedicar más tiempo a alinearse con planes empresariales estratégicos más amplios y centrarse en un trabajo más matizado: el bienestar de los empleados y la interacción humana de alto contacto.

La implementación de la IA en RR. HH. ofrece importantes ganancias de eficiencia y productividad en todas las funciones. Mediante la automatización de tareas rutinarias, los profesionales de RR. HH. pueden centrarse en actividades de mayor valor. Los sistemas de IA permiten capacidades de procesamiento más rápidas, mientras que la reducción del papeleo a través de los procesos digitales elimina los engorrosos flujos de trabajo de RR. HH. basados en papel. Y dado que los sistemas de IA ofrecen disponibilidad 24/7, gestionando las solicitudes de los empleados fuera del horario laboral y en todas las zonas horarias, pueden crear funciones de RR. HH. más receptivas que satisfagan mejor las necesidades de una organización.

La IA mejora la toma de decisiones al proporcionar un análisis de datos integral que respalda opciones basadas en evidencia en lugar de intuición. Las capacidades predictivas de los sistemas de IA permiten a los equipos de RR. HH. prever los posibles problemas antes de que surjan, lo que permite una gestión proactiva. La evaluación comparativa coherente facilitada por la IA crea medidas estandarizadas de los indicadores clave de rendimiento (KPI) en todos los departamentos, lo que permite un análisis de tendencias más significativo.

La implementación de la IA puede mejorar significativamente la experiencia de los empleados mediante la personalización basada en las necesidades y preferencias individuales. La capacidad de responder inmediatamente a las consultas a través de zonas horarias, en cualquier momento del día, permite una mayor flexibilidad y satisfacción de los empleados, y elimina los frustrantes tiempos de espera. Los flujos de trabajo con IA reducen la fricción de los empleados y las cargas administrativas que pueden causar experiencias negativas. El apoyo al desarrollo profesional proporcionado a través de sistemas de orientación con IA ofrece oportunidades de crecimiento profesional más accesibles y personalizadas, independientemente del estilo de aprendizaje y de los objetivos individuales. En conjunto, estas iniciativas crean una experiencia de RR. HH. más receptiva y humana que contribuye a una mayor satisfacción y retención de los empleados, lo que en última instancia refuerza los resultados de una organización.

La implementación de la IA eleva la función de RR. HH. de tareas administrativas a una asociación empresarial estratégica. La inteligencia de personal generada a través de la IA a menudo ofrece una mejor comprensión de la dinámica y las necesidades de los empleados, lo que permite estrategias de gestión del talento más eficaces. Al aprovechar los datos del lugar de trabajo, las organizaciones también están mejor posicionadas para adoptar nuevas formas de trabajar: por ejemplo, al detallar arquitecturas de puestos y competencias, los directivos obtienen información crítica sobre cómo desarrollar funciones para el futuro. Este reposicionamiento estratégico de RR. HH. crea un mayor valor organizativo al tiempo que permite a los profesionales de RR. HH. centrarse en los aspectos más complejos de la gestión del capital humano.

La implementación de la IA reduce los costes asociados a los departamentos de RR. HH. Por ejemplo, se pueden lograr menores costes de contratación mediante la disminución del tiempo de contratación, mientras que la eficiencia de la capacitación mejora mediante una asignación más eficaz de los recursos de aprendizaje y desarrollo. La optimización de procesos mediante el análisis del flujo de trabajo con IA reduce los procesos de RR. HH. redundantes o ineficientes. Estos beneficios de costes combinados pueden crear un ROI atractivo para las inversiones en IA, liberando recursos para otras iniciativas estratégicas.

Para integrar con éxito la IA en las operaciones de RR. HH., las organizaciones deben establecer primero los elementos fundacionales para una implementación eficaz. Estas son algunas de las buenas prácticas:

Establecer una visión clara de la IA comienza con articular cómo la tecnología respaldará los objetivos comerciales y de recursos humanos de una organización. Los responsables de RR. HH. deben definir objetivos específicos y mensurables que la implementación de IA permitirá lograr; por ejemplo, reducir el tiempo de contratación en un cierto porcentaje, mejorar las puntuaciones de satisfacción de los empleados o aumentar las tasas de retención. Esta visión debe identificar áreas prioritarias donde la IA puede generar el mayor impacto.

Una visión bien definida sirve como estrella polar para la toma de decisiones a lo largo del viaje de adopción de la IA, garantizando que las iniciativas contribuyan a resultados significativos en lugar de perseguir la tecnología por sí misma.

La preparación de los datos es la base de una implementación exitosa de la IA. Puede requerir que las organizaciones auditen su panorama actual de datos de RR. HH. para identificar lagunas, incoherencias o problemas de calidad. Las organizaciones deben establecer prácticas sólidas de gobierno de datos que garanticen la precisión y accesibilidad de la información en todos los sistemas. Esto incluye estandarizar conjuntos de datos, limpiar registros y garantizar que las fuentes de información estén libres de sesgos. Mediante este proceso, las organizaciones también deben definir políticas y procedimientos específicos para la recopilación, la propiedad, el almacenamiento, el procesamiento y el uso de los datos.

Además, las organizaciones deben evaluar las prácticas de recopilación para asegurarse de que capturan la información necesaria respetando las regulaciones de protección de datos. Idealmente, durante una transformación de la IA, un departamento de RR. HH. busca romper tantos silos de datos como sea posible, creando fuentes de datos unificadas que la IA pueda utilizar eficazmente. Sin una preparación adecuada de los datos, incluso los sistemas de IA más sofisticados producirán resultados poco fiables.

Una infraestructura de tecnología sólida debe dar soporte a las aplicaciones de IA de forma eficaz y segura. Los departamentos de RR. HH. deben evaluar la arquitectura de sus sistemas actuales para determinar su capacidad de integración de la IA, incluida la potencia de procesamiento, las capacidades de almacenamiento y la seguridad. Durante este proceso, una organización suele auditar los sistemas de información de recursos humanos (HRIS) existentes para identificar posibles integraciones o redundancias de IA.

La infraestructura tecnológica de una organización también debe ser segura. El cifrado, los controles de acceso y las capacidades de auditoría ayudan a proteger los datos confidenciales de los empleados. Y deben identificarse integraciones o API para conectar las herramientas de IA con los sistemas de RR. HH. existentes, garantizando un flujo de datos y una experiencia de usuario fluidos. La planificación de la infraestructura tecnológica también debe considerar los requisitos de escalabilidad a medida que la IA se expande por la organización. 

Preparar a los profesionales de RR. HH. para la colaboración con IA requiere programas de capacitación que aborden tanto las competencias técnicas como las capacidades de pensamiento estratégico. Los miembros del equipo de RR. HH. necesitan formación sobre los fundamentos de la IA, incluido el funcionamiento de las diferentes tecnologías y sus aplicaciones adecuadas. La alfabetización en datos será aún más esencial en los próximos años. Los profesionales de RR. HH. deben saber cómo consultar las herramientas de IA e interpretar los conocimientos generados por la IA. Además, las habilidades de gestión del cambio son clave para una adopción exitosa de la IA. Estas habilidades ayudan a los equipos de RR. HH. a guiar la transformación de toda la organización a medida que la IA remodela los flujos de trabajo y las experiencias de los empleados. El desarrollo profesional también debe incluir las buenas prácticas en el gobierno de la IA, la ética y el cumplimiento para garantizar una implementación responsable.

La adopción exitosa de la IA requiere una transformación cultural que adopte la tecnología como un facilitador en lugar de una amenaza. Los responsables de RR. HH. deben comunicar claramente la visión de la colaboración entre humanos e IA, haciendo hincapié en cómo la automatización liberará al personal para que se centre en actividades de mayor valor. Debe fomentarse una cultura de aprendizaje y experimentación continuos, animando a los profesionales de RR.  HH. a explorar las capacidades de la IA y compartir conocimientos. Los equipos directivos deben modelar la apertura a los cambios impulsados por IA y demostrar su compromiso de apoyar a los empleados durante la transición. Al gestionar cuidadosamente este proceso, los responsables de RR. HH. pueden lograr la aceptación de toda la organización y fomentar una sensación de impulso entre su personal.

Los proyectos piloto estratégicos permiten a las organizaciones probar las capacidades de la IA en entornos controlados, al mismo tiempo que generan experiencia interna y confianza. Los pilotos iniciales deben centrarse en casos de uso bien definidos con métricas de éxito claras y alcances manejables. Y los pilotos generalmente deben incluir criterios de evaluación que midan tanto los resultados cuantitativos como las experiencias cualitativas de los usuarios. Las lecciones aprendidas de los proyectos piloto se pueden aplicar a implementaciones posteriores, creando un proceso de mejora iterativo.

Las estrategias de escalamiento deben desarrollarse al mismo tiempo, teniendo en cuenta el cronograma y el nivel de preparación de la organización. El éxito del escalado requiere equilibrar un crecimiento ambicioso con una cuidadosa atención al control de calidad, junto con procesos sostenibles de gestión del cambio. Las transformaciones de recursos humanos más exitosas identifican las iniciativas más valiosas y las escalan en consecuencia en toda la organización.