Defina periodos de retención para registros, borradores y copias, y establezca periodos de retención para clases de registro y categorías que no sean de registro. Proporcione el historial de versiones, los controles de auditoría, los procedimientos autorizados y el historial de cumplimiento para demostrar la eficacia del programa a los reguladores y la directiva.

Gestione la información según la taxonomía común, el valor comercial y las leyes del país. Defina roles, privilegios y autoridades para el personal del programa, y establezca y coordine una red de coordinadores de registros globales. Permita que los líderes de cada país o unidad de negocio administren sus propios registros, coordinadores y horarios utilizando un sistema y un programa comunes. Delegue responsabilidades específicas en los coordinadores locales, incluida la elaboración de calendarios con flujos de trabajo de aprobación adecuados.

Administre una biblioteca de leyes de retención, privacidad y descubrimiento con roles adecuados y procesos de administración de cambios para la autorización a nivel de campo. Incorpore leyes de retención, descubrimiento y privacidad para obtener instrucciones más completas. Cree y comparta procedimientos de gobierno y protocolos internos. Vincule las leyes y protocolos con los programas de retención e identifique las leyes vigentes. Utilice un modelo jurisdiccional ISO completo con soporte para regiones gobernantes como la Unión Europea.

Publique comunicaciones por función, país y unidad de negocio afiliada. Publique políticas, formación y procedimientos y asígnelos a las personas adecuadas en función de la función, la participación en el programa, el país o la afiliación comercial. Proporcione procedimientos y programaciones de retención para los sistemas tan pronto como se implementen. Utilícelo junto con IBM® Disposal and Control Management para TI para proporcionar capacidades adicionales de gestión de la información.

Realice inventarios globales de información por negocio, función y país, y vincule los procedimientos de retención, gestión de datos y descubrimiento con cada repositorio de información. Programaciones de retención de autores que reflejan los requisitos comerciales y legales. Publique las programaciones maestras corporativas y nacionales, así como los horarios de grupos y unidades de negocios. Vincule las programaciones con una taxonomía maestra o excepciones específicas de cada país. Actualice rápidamente los procedimientos y las prácticas cuando cambien las leyes, los sistemas o los objetivos empresariales.

Habilite una vista procesable unificada de todas las obligaciones de retención para cada tipo de datos en todas sus fuentes de datos. IBM® InfoSphere Information Governance Catalog e IBM® Global Retention Policy and Schedule Management proporcionan una visión completa de todas las políticas de datos, los requisitos normativos y la taxonomía de los datos estructurados y no estructurados. Capacite a los usuarios empresariales con datos gobernados y responda de manera inteligente a las obligaciones de cumplimiento, como las solicitudes de acceso de los sujetos de datos o las solicitudes de privacidad de los consumidores.