Vivo Energy es un minorista de combustible líder en los mercados africanos de alto crecimiento. La empresa contrató IBM® Services para implementar SAP S/4HANA®, con servidores IBM® Power Systems y sistemas de almacenamiento IBM Storwize® V7000, con SAP® SuccessFactors, SAP Cloud for Customer y SAP Integrated Business Planning, creando una empresa inteligente.
La rápida expansión de Vivo Energy generó un gran crecimiento de los datos, pero los sistemas empresariales existentes no podían proporcionar los conocimientos y análisis tan necesarios para impulsar un mayor desarrollo.
Vivo Energy contrató a IBM Services para implementar SAP S/4HANA, impulsado por IBM Power Systems e IBM Storwize V7000, así como una gama de aplicaciones SAP complementarias basadas en la nube.
Vivo Energy es el principal minorista y distribuidor panafricano de carburantes y lubricantes de las marcas Shell y Engen. A 1 de marzo de 2019, el grupo contaba con una red de 2.130 estaciones de servicio en 23 países de toda África, exportando también lubricantes a otros cuantos países africanos. Su oferta minorista incluye combustibles, lubricantes, servicios de tarjetas, tiendas, restaurantes y otros servicios no relacionados con el combustible, como cambios de aceite y lavado de coches. También suministra combustibles, lubricantes y gas licuado de petróleo (GLP) a empresas de diversos sectores, como el naval, el minero, el de la construcción, el energético, el del transporte y el manufacturero. La empresa vende combustible para aviones bajo la marca Vitol Aviation.
La empresa emplea a unas 2.700 personas y dispone de más de un millón de metros cúbicos de capacidad de almacenamiento de combustible. La empresa conjunta del grupo, Shell and Vivo Lubricants B.V., obtiene, mezcla, envasa y suministra lubricantes de la marca Shell y tiene una capacidad de mezcla anual de unas 158.000 toneladas métricas en seis países africanos.
Como resultado de su rápida expansión, Vivo Energy necesitaba encontrar una forma de mejorar sus sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP).
Mike McCormick, CIO de Vivo Energy, explica: "Nos encontrábamos con una serie de problemas de gestión de datos derivados de nuestros sistemas informáticos heredados, que añadían complejidad a nuestras operaciones y nos impedían alcanzar nuestro máximo potencial."
"Estamos centrados en continuar nuestra notable historia de crecimiento y, para lograrlo, decidimos transformar nuestro enfoque de la gestión empresarial y buscar formas de hacer posible la visión operativa integral que deseábamos. Tras una revisión exhaustiva, optamos por lanzar un nuevo sistema ERP que nos ayudara a integrar nuestras aplicaciones principales, mejorando la productividad y el análisis. Además, este nuevo sistema ayudaría a ofrecer una experiencia más moderna, intuitiva e integrada para nuestros clientes y empleados".
Para respaldar su desarrollo y obtener una mayor supervisión estratégica de sus operaciones, Vivo Energy optó por desplegar SAP S/4HANA con una nueva implementación, incluidos los módulos SAP S/4HANA Oil & Gas, SAP S/4HANA Retail, SAP S/4HANA Finance y SAP S/4HANA Supply Chain. La empresa utilizó SAP Master Data Control para gestionar los datos de forma centralizada desde toda la empresa y transformó la experiencia de usuario de sus empleados con la interfaz moderna y e intuitiva de SAP Fiori.
SAP S/4HANA Oil & Gas permitirá al personal de Vivo Energy gestionar el inventario de forma más eficiente y automatizar y optimizar los procesos logísticos, entre otras muchas funciones. El módulo SAP S/4HANA Retail SAP Customer Activity Repository racionalizará las actividades de las estaciones de servicio, centralizando los datos de ventas y preparándolos para su análisis en tiempo real. Esto permitirá a la empresa prever la demanda para ayudar a aumentar la satisfacción del cliente, al tiempo que mejora la eficiencia de las ventas.
Para mejorar las capacidades y la productividad de los recursos humanos (RRHH), Vivo Energy está implementando SAP SuccessFactors en la nube. El módulo SAP Success Factors Employee Central permitirá a Vivo Energy monitorizar el rendimiento de los empleados con capacidades analíticas rápidas y ultragranulares. Una visión más amplia del rendimiento de los empleados también ayudará a estandarizar y optimizar las actividades de RRHH en todas las divisiones regionales, lo que mejorará la gestión del tiempo y la planificación de la sucesión. Para respaldar una contratación, formación y desarrollo del talento eficientes, Vivo Energy también decidió implementar SAP Success Factors Onboarding, que ayuda a conservar a los empleados.
Para ayudar a los equipos de ventas y servicio de atención al cliente a gestionar las relaciones con los clientes y minimizar la pérdida de clientes potenciales, Vivo Energy implementó SAP Cloud for Customer, lo que permite a los empleados responder a las consultas de los clientes de forma rápida y eficaz. Vivo Energy también implementó SAP Integrated Business Planning para optimizar el uso de los recursos en toda su cadena de suministro. SAP SuccessFactors, SAP Cloud for Customer y SAP Integrated Business Planning son soluciones de software como servicio (SaaS) implementadas en la nube.
Vivo Energy fue una de las primeras empresas de petróleo y gas de su tamaño en implementar el conjunto completo de aplicaciones SAP S/4HANA junto con SAP SuccessFactors, SAP Cloud for Customer y SAP Integrated Business Planning en una plataforma integrada de extremo a extremo. La empresa seleccionó a IBM Services para que le ayudara en la implementación.
Mike McCormick recuerda: "Elegimos SAP S/4HANA por sus excelentes credenciales regionales y sectoriales: más de 150 empresas africanas del sector utilizan la solución, junto con el 85% de la industria del petróleo y el gas. Nos impresionó la sólida funcionalidad de la solución en todas nuestras divisiones empresariales, su experiencia de usuario intuitiva y el alcance de la automatización."
"Sin embargo, el factor más importante fue la simplicidad que proporciona SAP S/4HANA. Las limitaciones de nuestra solución anterior implicaban que a menudo generábamos varias copias del mismo conjunto de datos, lo que añadía complejidad a nuestras operaciones. Ahora que trabajamos con una solución SAP S/4HANA integrada de extremo a extremo, nos beneficiamos de una única fuente de verdad en toda la organización, lo que simplifica considerablemente la gestión de datos".
"Consideramos que IBM era el mejor socio para apoyar la implementación, ya que se tomó el tiempo necesario para conocer a fondo nuestras necesidades empresariales, lo que se reflejó en su propuesta. IBM cuenta con años de experiencia en la implementación de SAP S/4HANA, incluso para muchas empresas líderes en África y en la industria del petróleo y el gas, lo que nos tranquilizó, dada la ambiciosa escala de esta implementación".
Desde la planificación y el diseño hasta la implementación y la puesta en marcha, IBM Services completó el despliegue a tiempo y dentro del presupuesto, trabajando con los empleados de Vivo Energy en toda la empresa para establecer una plantilla de implementación global. Utilizando la metodología de implantación SAP Activate, Vivo Energy e IBM optaron por un enfoque "Big Bang", con más de 40 componentes de aplicación habilitados simultáneamente. Las soluciones SAP S/4HANA están actualmente activas en dos países, y Vivo Energy tiene previsto implementar las soluciones en otras ubicaciones para el cuarto trimestre de 2019.
IBM Services y Vivo Energy adoptaron un enfoque ágil para la implementación, centrándose en la toma rápida de decisiones. Mike McCormick señala: "Teníamos mucho interés en que esta implementación fuera un programa de transformación empresarial que estandarizara procesos en toda nuestra empresa. Trabajamos muy duro con IBM para asegurarnos de que contábamos con una plantilla global para la solución, con una personalización local mínima en cada unidad de negocio."
"Quedamos muy impresionados con la forma en que IBM se adaptó a nuestra ética de trabajo; era como si fuésemos un equipo unificado. Cumplir con el ambicioso calendario de implementación que nos propusimos requería un fuerte liderazgo, e IBM Services estuvo a la altura de nuestras expectativas".
Para dar soporte a su nueva solución SAP S/4HANA, Vivo Energy implantó cuatro servidores IBM Power Systems S824L con el sistema operativo SUSE Linux Enterprise Server for SAP Applications 12nbs. En cada centro de datos hay dos servidores que utilizan particiones lógicas (LPARS) para proporcionar entornos de máquinas virtuales independientes. Las LPAR son compatibles con las soluciones sectoriales SAP S/4HANA para Petróleo y Gas y Retail, SAP Customer Activity Repository y los servicios asociados de orquestación y gestión de soluciones.
Los dos servidores dentro del centro de datos principal proporcionan conmutación por error automatizada: si el centro de datos se ve afectado por una catástrofe, los servicios conmutan por error al segundo centro de datos. La compañía también implementó dos matrices IBM Storwize V7000 all-flash para el almacenamiento de datos, configuradas como una matriz redundante de discos independientes para garantizar una alta disponibilidad, y contrató a IBM Systems Lab Services para diseñar el entorno de la aplicación. Blue Chip, socio comercial de IBM, fue anfitrión del hardware.
Vivo Energy también fue uno de los primeros clientes en implementar SAP HANA 2.0 utilizando contenedores de bases de datos multiusuario en SUSE Linux Enterprise Server for SAP Applications 12 con esta combinación de soluciones industriales e incluyendo la recuperación ante desastres in situ.
Como Vivo Energy era nuevo en SAP, la empresa solicitó ayuda para comprender las posibles opciones locales y externas para alojar su nueva carga de trabajo de SAP. El equipo de IBM organizó talleres para demostrar la considerable potencia de procesamiento necesaria para ejecutar SAP S/4HANA en comparación con la solución anterior de Vivo Energy, y proporcionó un sistema de prueba para demostrar la capacidad inigualable de los servidores IBM Power Systems para ejecutar SAP S/4HANA. Tras el éxito de la implantación, se contrató al equipo de IBM para que proporcionara formación y soporte continuos al equipo de TI de Vivo Energy.
Mike McCormick explica: "Para un ejercicio de transformación empresarial de esta escala, era vital contar con la infraestructura adecuada para apoyarnos. Decidimos implementar IBM Power Systems porque proporcionaban la mayor potencia de procesamiento que necesitábamos para ejecutar nuestra solución integrada SAP S/4HANA, y eran competitivos en cuanto a los costes. Nuestros servidores IBM Power Systems S824L proporcionan una amplia potencia de procesamiento para nuestras necesidades, ofreciendo un soporte fiable y escalable para nuestro crecimiento futuro, mientras que las matrices IBM Storwize garantizan una disponibilidad, fiabilidad y seguridad del 99,999%".
"El soporte que ofrece IBM Systems Lab Services, tanto en la implementación como en las continuas sesiones de transferencia de conocimientos que completan con nuestro equipo de TI, es fundamental para llevar a cabo un mantenimiento eficiente de nuestro hardware y garantizar el alto rendimiento de SAP S/4HANA".
Vivo Energy espera que SAP S/4HANA en IBM Power Systems e IBM Storage mejore sustancialmente su capacidad para crecer y desarrollar nuevas iniciativas empresariales a medida que continúa explorando todo el alcance de la solución con IBM Services.
Mike McCormick subraya: "Al implementar SAP S/4HANA, IBM Services no se limita a actualizar nuestra tecnología, sino que nos ayuda a llevar a cabo un programa de transformación empresarial. Estamos implementando SAP S/4HANA en IBM Power Systems por las vías de crecimiento que abre. Todavía estamos en los albores del proceso, pero está claro que trabajar con IBM Services para explotar todo el potencial de SAP S/4HANA en IBM Power Systems será la base para nuestro desarrollo futuro".
"Nuestra solución integrada nos permite desarrollar iniciativas de manera eficiente y reduce drásticamente el tiempo de obtención de valor de los nuevos proyectos. La solución también aumentará la productividad y mejorará la calidad de los datos, ya que nuestros empleados podrán trabajar por primera vez en una sola plataforma unificada. Trabajando con IBM Services, utilizaremos SAP S/4HANA para automatizar muchas tareas administrativas y flujos de trabajo, reduciendo los errores de introducción de datos y permitiendo al personal centrarse en actividades productivas y de valor añadido y comprometerse más con los clientes".
Gracias al motor de análisis integrado de SAP S/4HANA, Vivo Energy podrá realizar un seguimiento del rendimiento de cada una de sus sedes para ayudar a impulsar la toma de decisiones y crear una empresa inteligente que responda activamente a las demandas de los clientes. La implementación ya está en marcha en dos emplazamientos y, a medida que Vivo Energy trabaje con IBM Services para implementarla en más emplazamientos, la organización podrá realizar análisis más detallados, lo que permitirá a los empleados tomar decisiones basadas en hechos.
Los concesionarios de estaciones de servicio de Vivo Energy también se beneficiarán de la nueva solución de la empresa. SAP S/4HANA preverá la demanda de determinados productos y automatizará el reaprovisionamiento, lo que significa que se reducirá el riesgo de que se agoten las existencias en los establecimientos minoristas. Con la asistencia de IBM Services, Vivo Energy utilizará SAP S/4HANA para ayudar a aumentar la dedicación al cliente, simplificar sus procesos y transformarla en una empresa más inteligente, rápida y eficiente.
Mike McCormick concluye: "En los últimos años, hemos experimentado un crecimiento extraordinario, y con nuestras soluciones SAP S/4HANA que se ejecutan en IBM Power Systems, está previsto que esto continúe. Esperamos completar la implementación en todas nuestras sedes y seguir explorando y explotando todas las capacidades de nuestro software SAP para ofrecer soluciones integradas de extremo a extremo, con la asistencia experta de IBM Services".
Vivo Energy (enlace externo a ibm.com) es una empresa minorista de combustibles líder en el mercado panafricano, que opera y comercializa sus productos bajo las marcas Shell y Engen en países de África septentrional, occidental, oriental y meridional. La empresa cuenta con una red de más de 2.130 estaciones de servicio en 23 países y exporta lubricantes a otros países africanos.
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