El pan es vida. Cada día, en Finlandia y la región del Báltico, miles de personas acuden a su tienda de comestibles local para comprar una hogaza recién horneada del pan más popular de Finlandia, Vaasan Ruispalat.
Para Vaasan Ltd., una panadera finlandesa de 172 años de antigüedad que forma parte del grupo sueco Lantmännen, el ciclo de producción es corto y exigente. Sus hornos deben producir y repartir miles de barras de pan y otros productos de panadería por toda la región todos los días excepto los domingos. No se permite exceso de existencias ni escasez, y la competencia es feroz.
En el saturado mercado actual, la planificación precisa y la automatización son fundamentales para el éxito. Nadie lo sabe mejor que Joonas Alasaari, director comercial sénior de Vaasan. "Tenemos que tener mucho cuidado con nuestros costes de producción", dice. "Y tenemos que entender hacia dónde se dirige nuestra capacidad tanto a corto como a largo plazo".
Grandes picos de demanda
Para satisfacer los picos de demanda de la pandemia de COVID-19, Vaasan suministró pan a 3000 tiendas de comestibles todos los días, excepto los domingos
Better Forecasting
Una mejor previsión del consumo energético mejora la capacidad de negociar los precios de la energía
En general, Vaasan tiene un gran conocimiento de la planificación de la capacidad a corto plazo, ya que la demanda rara vez cambia, y sus sistemas de planificación también tienen en cuenta las fluctuaciones estacionales. Pero, ¿podría la panadería responder adecuadamente cuando la pandemia de COVID-19 disparó la demanda de productos básicos de todo tipo, incluido el pan?
"Llevamos 10 o 15 años intentando que nuestra capacidad de producción se acerque lo más posible a nuestros volúmenes normales reales, y entonces en una noche tuvimos pedidos dobles y triples de nuestros clientes panaderos", dice Alasaari. "Tuvimos que responderles de inmediato y hacerles saber cuánto podíamos entregar realmente".
Vaasan lleva varios años invirtiendo en soluciones de automatización y planificación. Con la ayuda de su asesor de confianza, el socio comercial de IBM, Intito Finland, Vaasan ha confiado en las soluciones IBM Planning Analytics e IBM Cognos Analytics para simplificar y agilizar sus procesos de planificación de negocio y elaboración de informes. Las soluciones permiten a la empresa realizar presupuestos, previsiones y otros procesos financieros en un solo lugar en toda la organización.
"Hemos estado trabajando con Vaasan paso a paso", dice Petri Sipola, director ejecutivo y asesor sénior de Intito. "Tenían una cultura de planificación de ventas y operaciones muy sólida en la empresa. También querían ver cómo sus planes de operaciones podrían correlacionarse con la planificación financiera. Así, poco a poco, esta solución ha ido adquiriendo más capacidades y se ha vuelto más robusta. IBM Planning Analytics apoya sus procesos, a diferencia de algunas soluciones en las que la solución requeriría compromisos para el proceso".
Hoy en día, Vaasan utiliza los algoritmos predictivos e impulsados por IA de Planning Analytics en tres áreas críticas del negocio: predecir el consumo de energía y los precios, analizar las tendencias del centro de costes y la planificación de productos a largo plazo.
El uso de Planning Analytics para predecir el consumo de energía ayuda a la empresa a planificar y negociar mejor los precios de la energía con los productores. El algoritmo tiene en cuenta factores externos, como las temperaturas exteriores previstas, junto con las estimaciones de producción. Esto le da a Vaasan una visión más precisa de sus necesidades energéticas futuras, que luego utiliza para crear futuros acuerdos de compra con los productores y comprar fuentes de energía más sostenibles. Antes, las estimaciones mensuales aproximadas se elaboraban manualmente y aportaban poco valor a la empresa.
Vaasan también utiliza Planning Analytics para analizar las tendencias del centro de costes. Al trabajar en un plazo de cuatro horas para cerrar los libros al final de cada mes, el equipo financiero no podía revisar manualmente cada partida. Ahora, la solución revisa automáticamente los informes mensuales, los compara con las tendencias históricas y marca los valores atípicos o anomalías para un seguimiento inmediato.
Finalmente, Vaasan e Intito desarrollaron un modelo de planificación a largo plazo que utiliza datos históricos de rendimiento para predecir las ventas futuras. La empresa compara estas estimaciones basadas en la IA con las elaboradas por los planificadores de ventas para gestionar las previsiones demasiado optimistas si las ventas de un producto empiezan a disminuir.
Cuando Vaasan tuvo que reaccionar al aumento de la demanda de sus productos al comienzo de la pandemia de COVID-19, se dio cuenta de que ya contaba con las herramientas adecuadas. "Sabíamos que teníamos el control total de los números", dice Alasaari.
Una vez que la empresa determinó cuántos pedidos eran la demanda real y no simplemente una respuesta a los clientes de panicería, conectó los números a Planning Analytics. Vaasan fue rápidamente capaz de tranquilizar a las panaderías que podía seguir entregando sus productos. "Podríamos darles cifras bastante exactas respecto a la capacidad máxima y kilos que podríamos proporcionar para satisfacer la demanda durante los primeros días de COVID-19", dice Alasaari.
Por lo general, Vaasan utiliza IBM Planning Analytics para la planificación financiera mensual y para crear proyecciones para el ejercicio en curso y los siguientes. La solución incorpora datos específicos, en tiempo real e históricos sobre la oferta actual, la demanda y los factores económicos externos. Como resultado, la empresa puede seguir reduciendo el exceso de capacidad y ofrecer la combinación de productos que demandan los clientes.
Vaasan cuenta con un repositorio de datos profundo y amplio, que incluye los datos históricos de uso de energía utilizados por la solución Planning Analytics para predecir el uso de energía. Un consumo de energía proyectado más preciso ayudará a la empresa a perfeccionar aún más el proceso de planificación financiera. "Ahora tenemos estimaciones bastante precisas sobre nuestro consumo de energía y nuestros precios de energía", dice Alasaari. "Estos entran en nuestra cuenta de pérdidas y ganancias (P&L) para los meses futuros, y sabemos cuál será nuestro coste energético dentro de seis u ocho meses en función de los volúmenes que esperamos producir".
Crear pronósticos precisos de consumo de energía solía ser una tarea manual larga y tediosa, complicada por el hecho de que la empresa operara en varios países y debe comprar energía de varios proveedores. Vaasan admite la automatización de estas tareas manuales mundanas que la solución de Planning Analytics puede realizar de forma más rápida y precisa.
"Perseguimos la automatización porque tenemos buena gente", afirma Alasaari. "Son personas inteligentes, sabias. Queremos que miren al futuro y no tengan que hacer un trabajo manual y tedioso si podemos automatizarlo." La solución de Planning Analytics puede hacerlo, en palabras de Alasaar, "más rápido, más barato y con mayor precisión".
Al hablar con rapidez, la implementación del módulo de análisis del centro de costes tardó solo unas semanas en implementarse y probarse completamente. "La instalación y la implementación se realizaron muy rápido utilizando la API REST de la solución Planning Analytics", dice Sipola. El módulo de centro de coste es un paquete prediseñado que se puede ejecutar en cualquier plataforma, incluido el software IBM watsonx Studio, ampliando las capacidades de la solución Planning Analytics.
Alasaari espera expandir el uso del módulo de análisis del centro de costes a otras áreas del negocio, incluida la detección de anomalías en los pedidos diarios. "Si vemos que un cliente nos suele pedir panecillos de hamburguesa y perrito caliente todos los miércoles, pero esta semana falta el pedido, podemos investigar si el cliente se olvidó el pedido, si está atascado en algún punto del proceso o si ha ocurrido algo más". Esto podría mejorar la satisfacción del cliente y ayudar a reducir la escasez de productos.
Vaasan ha adoptado un enfoque módulo por módulo para ampliar la planificación y el análisis y utilizar la solución Planning Analytics en toda su organización. A medida que cada implementación demuestra su valor, la empresa pasa a la siguiente. Su relación con Intito es fundamental para esta estrategia continua. Como dice Sipola, "Es muy agradable para nosotros que hemos podido construir esta relación de confianza para que seamos una extensión de la organización de Vaasan".
Como Intito es un valioso socio comercial de IBM, puede aportar la funcionalidad más reciente a Vaasan. "Podemos probar cosas nuevas y emocionantes, por lo que es un beneficio mutuo", concluye Sipola.
Con sede central en Helsinki, Finlandia, Vaasan (enlace externo a ibm.com) ha estado horneando pan y otros productos horneados desde 1849. La panadería finlandesa también opera en los países bálticos, repartiendo pan y dulces frescos a más de 3000 tiendas cada día. Vasaan tiene aproximadamente 1400 empleados en Finlandia, Estonia, Letonia y Lituania, y forma parte de Lantmännen, una cooperativa agrícola sueca y líder del norte de Europa en agricultura, maquinaria, bioenergía y productos alimenticios.
Acerca de Intito Finland
Intito , socio comercial de IBM (enlace externo a ibm.com), se fundó en 2014 con la misión de crear soluciones de planificación que ayuden a las empresas a tomar mejores decisiones automatizando los procesos. La empresa, con sede en Helsinki, Finlandia, ofrece soluciones de servicio completo desde el diseño hasta la implementación y soporte continuo a sus clientes.
Notas a pie de página
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Producido en los Estados Unidos, enero de 2022.
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