Para proteger sus márgenes de ganancia, United Foods debe asegurarse de que todos los aspectos de sus operaciones, desde las cadenas de suministro y la fabricación hasta los procesos financieros, de ventas y de recursos humanos, se ejecuten de manera eficiente y rentable. A medida que lanzaba nuevos productos y se expandía a nuevas regiones, la empresa descubrió que los procesos manuales tenían dificultades para seguir el ritmo del crecimiento.

"Realizábamos a mano muchos flujos de trabajo clave, como auditorías, aprobaciones de créditos y monitorización del rendimiento de RR. HH.", comenta Mamdouh Ahmed Nada, Director de TI de United Foods. "Por ejemplo, enviábamos documentos de un despacho a otro para que los aprobara la dirección, y los registros de estas aprobaciones estaban dispersos en varias bandejas de entrada de correo electrónico, lo que dificultaba la búsqueda de información durante las auditorías".

Y añade: "Generar indicadores clave de rendimiento [KPI] para todos nuestros departamentos consumía tanto tiempo que no pudimos profundizar en nuestros informes para obtener detalles detallados, lo que limitó nuestra visibilidad y nos impidió identificar nuevas eficiencias".

Para optimizar las finanzas, los informes y las ventas y obtener una mayor comprensión de su eficiencia operativa, United Foods pasó a flujos de trabajo digitales integrados, respaldados por las aplicaciones SAP ERP. Dar este paso ayudó a la empresa a reimaginar muchas de sus actividades principales, pero United Foods vio la oportunidad de ir aún más lejos.

"La implementación de SAP ERP marcó un cambio radical en la forma en que manejamos nuestro negocio", explica Mamdouh Ahmed Nada. "El siguiente paso consistió en reducir la complejidad y eliminar las actividades repetitivas y de escaso valor mediante la automatización. No podíamos hacer esto solos, así que comenzamos la búsqueda de un socio tecnológico que nos apoyara en nuestro viaje".

En tan solo dos años, United Foods ya ha automatizado con éxito más de 35 procesos clave en varias unidades de negocio, desde la aprobación de líneas de crédito y la generación de órdenes de compra hasta la elaboración de informes de recursos humanos y la planificación de materias primas.

"Hemos logrado un enorme ahorro de tiempo con IBM Cloud Pak for Business Automation al reemplazar los flujos de trabajo manuales por procesos automatizados sin interrupciones", explica Mamdouh Ahmed Nada. "Nuestros empleados dicen que ahora pueden realizar las actividades diarias mucho más rápido y ya no vemos cuellos de botella en nuestras operaciones".

Al aprovechar las profundas integraciones con SAP ERP, IBM Cloud Pak for Business Automation ha permitido a United Foods transformar la forma en que amplía las líneas de crédito a sus clientes, lo que ayuda a acelerar los procesos de venta. Hoy en día, los equipos de ventas pueden enviar una solicitud desde un móvil o tablet que se procesa automáticamente y se envía a los líderes empresariales para su aprobación desde sus dispositivos móviles, lo que elimina la necesidad de enviar documentos entre oficinas para firmas físicas. En cuanto se aprueba un límite de crédito, se refleja automáticamente en la solución SAP ERP de la empresa.

Al mismo tiempo, United Foods ha mejorado considerablemente los informes de KPI con IBM Cloud Pak for Business Automation. "Con SAP ERP e IBM Cloud Pak for Business Automation, podemos realizar un seguimiento de los KPI de todos nuestros empleados. Esta información nos ayuda a crear objetivos de desempeño efectivos tanto a nivel de departamento como de empleado, lo que ayuda a nuestros equipos a mantenerse enfocados en trabajar de manera productiva y eficiente".

La racionalización y simplificación de los procesos financieros con IBM Cloud Pak for Business Automation también ha ayudado a United Foods a reducir el tiempo y el esfuerzo manual que implican las auditorías.

Mamdouh Ahmed Nada comenta: "En el pasado, dedicábamos mucho tiempo a recopilar los registros y las pruebas que nos habían pedido nuestros auditores. Hoy en día, puedo sentarme con un auditor y obtener automáticamente información relevante sobre pedidos de compra, facturas, costes y mucho más con solo pulsar un botón, lo que supone un enorme ahorro de tiempo".

Sobre la base de su éxito con las soluciones de IBM y SAP, United Foods planea prescindir por completo del papel en los próximos meses.

Mamdouh Ahmed Nada concluye: "Nuestro siguiente paso es crear un portal de gestión de proveedores para que nuestros socios comerciales puedan enviarnos información electrónicamente, lo que eliminará todo el procesamiento en papel y la entrada manual de datos. Cada segundo y cada dólar que ahorramos con la automatización es tiempo y dinero que podemos reinvertir en el desarrollo de nuestro negocio y mantenernos por delante de los competidores, incluso en condiciones de mercado desafiantes".