Tras una rápida expansión que dejó a ULMA Packaging con sistemas financieros aislados, la cooperativa española acudió a LKS Financial Solutions & Corporate (FS&C), socio comercial de IBM, en busca de ayuda. Con una plataforma integral IBM® Cognos, ULMA Packaging aceleró drásticamente la planificación, la consolidación y la generación de informes, y sus responsables de la toma de decisiones obtuvieron acceso en tiempo real a información precisa.
Al depender de sistemas financieros dispares y procesos propensos a errores, ULMA Packaging no podía proporcionar rápidamente a los directivos información detallada y fiable sobre sus negocios, filiales y plantillas.
En colaboración con LKS, ULMA Packaging estandarizó y automatizó sus sistemas de gestión financiera utilizando la suite Cognos de soluciones de inteligencia empresarial y gestión del rendimiento.
El embalaje del producto hace mucho más que ayudar a promover las ventas y transmitir información importante. Puede facilitar el envío, las ventas y el consumo, evitar manipulaciones y robos, y en el caso de alimentos perecederos y otros artículos sensibles, mantener la frescura y la seguridad del producto.
Con sede en la región vasca de España, ULMA Packaging domina el arte y la ciencia del embalaje. Organizada como cooperativa, diseña y fabrica equipos y sistemas innovadores para el envasado de alimentos y productos médicos y farmacéuticos de diversas maneras. Con los sistemas automatizados de envasado flow pack, termosellado, termoformado, retractilado y otros de ULMA Packaging, los clientes pueden optimizar la producción al tiempo que protegen mejor los productos.
La demanda de envases de alta calidad y tecnologías de envasado de vanguardia se ha disparado en los últimos 15 años, según Iñaki Alzibar, director de Control Financiero de ULMA Packaging. Dado el crecimiento de la industria, los líderes de ULMA Packaging aprovecharon la oportunidad para expandir el negocio a nivel internacional. Durante la última década, la empresa adquirió y creó aproximadamente 20 nuevas filiales y amplió su red de distribución en 50 países. También consiguió varios clientes empresariales nuevos y duplicó sus ventas.
La otra cara de este éxito fue que los equipos financieros y operativos recopilaron y gestionaron grandes volúmenes de información utilizando sistemas aislados y procesos manuales propensos a errores. La falta de estandarización impedía la visibilidad y el control de los datos en toda la empresa, lo que ralentizó los procesos ejecutivos de planificación y presupuestación, consolidación y generación de informes en el departamento de finanzas y control interno. "Nuestro equipo pasó mucho tiempo recopilando datos y confirmando su precisión, lo que no era práctico", dice Alzibar.
La visión de Alzibar era democratizar los datos financieros de ULMA Packaging para que los directivos, responsables de línea de negocio (LOB) y líderes de filiales pudieran acceder rápidamente a información precisa y actualizada para guiar la toma de decisiones. Este trabajo requirió estandarizar y automatizar todos los sistemas de gestión financiera de la empresa utilizando tecnologías digitales.
Sin dudarlo, Alzibar recurrió a LKS para obtener ayuda. Además de aportar su experiencia en el sector y en TI, LKS había establecido relaciones duraderas con ULMA Packaging. El equipo entendió los desafíos únicos y complejos relacionados con la consolidación de sus finanzas multinacionales.
"Para nosotros, LKS son más que un proveedor. Son socios", comenta Alzibar. "Nos conocemos desde hace más de 10 años y entienden perfectamente la empresa, nuestra cultura y nuestra forma de movernos, y esto es sumamente importante para nosotros. En mi departamento, tenemos mucho trabajo y solo seis personas. LKS puede reaccionar muy rápido a todas nuestras necesidades”.
LKS ayudó a Alzibar y a su equipo a desarrollar e implementar una plataforma de Cognos que incluye las siguientes soluciones con IA:
- Solución IBM® Planning Analytics para planificación, elaboración de presupuestos y previsiones
- Software IBM® Cognos Controller para cierre, consolidación y generación de informes
- Solución de inteligencia empresarial IBM® Cognos Analytics para la preparación, el análisis y la visualización de datos
Con el soporte de una infraestructura local, las soluciones se integran perfectamente entre sí, ERP, CRM, HRMS y otros sistemas utilizados por ULMA Packing LOB y subsidiarias, unificando las funciones financieras de la empresa en una única plataforma. "A diferencia de otros proveedores tecnológicos, IBM ofrece un conjunto completo de herramientas en todas las áreas financieras", explica Alzibar.
LKS ayudó a escalonar el complejo proyecto a lo largo de varios años para que ULMA Packaging pudiera seguir cumpliendo los requisitos operativos y normativos en curso, incluida la creación de informes financieros mensuales y anuales.
Tras completar la transformación, ULMA Packging puede proporcionar a los responsables de la toma de decisiones una fuente fiable de datos financieros de alta calidad. "Hemos desglosado los límites departamentales y ahora tenemos una fuente de datos, una verdad, en toda la empresa", dice Alzibar. La empresa también ha estandarizado los procesos utilizando los flujos de trabajo automatizados integrados de la solución de Cognos.
Con un acceso más rápido a los datos y procesos recientemente simplificados, el equipo de Finanzas y Control Interno puede completar rápidamente los informes a nivel corporativo a tiempo. Además, la junta directiva puede ver las métricas y los conocimientos del rendimiento financiero en un panel de inteligencia empresarial interactivo con cuadros de mando detallados creados por LKS mediante la herramienta IBM® Planning Analytics Workspace.
El equipo de Alzibar también ha creado otros muchos cuadros de mando personalizados que ofrecen a los directivos información y análisis detallados sobre los aspectos financieros específicos de su empresa, como el rendimiento de las ventas, los centros de compras y costes y la eficiencia de la plantilla.
“ULMA Packaging tiene numerosos negocios y plantas de producción en todo el mundo”, explicaAndrésBedia, Director Comercial de LKS FS&C. “Al planificar sus presupuestos anuales, cada entidad comercial necesita estimar no sólo qué y cuánto van a vender en el próximo año, sino también cuánto van a gastar en fabricar equipos, compensar a los trabajadores, etc. Necesitan información muy detallada y precisa”.
El equipo de Alzibar ahora puede generar ingresos, balances y otros informes corporativos y regulatorios un 86 % más rápido, habiendo reducido el tiempo requerido para cada informe de aproximadamente una semana a 1-2 días. Con procesos automatizados casi sin errores, el equipo también confía en la precisión y calidad de los datos.
ULMA Packaging también aceleró y mejoró los procesos anuales de planificación y revisión presupuestaria. El departamento financiero y otros equipos de la empresa, y no sólo de la oficina corporativa, pueden basarse en datos detallados y precisos para hacer previsiones más exactas.
Además, con los datos y procesos financieros estandarizados en la plataforma de Cognos, el pequeño equipo de Alzibar puede incorporar rápidamente nuevas filiales y formar a sus empleados en las mejores prácticas de ULMA Packaging. También puede dedicar más tiempo a apoyar otras iniciativas estratégicas, como el desarrollo de soluciones de embalaje innovadoras. Estas eficiencias permiten a la empresa seguir expandiendo su negocio con mayor agilidad y rapidez, justo cuando la pandemia de COVID-19 impulsa cada vez más la demanda de envases seguros para los productos.
Alzibar destaca que la transformación digital en la financiación es un importante paso adelante para lograr la democratización de los datos en toda la empresa. “Poco a poco vamos sentando las bases para convertir a ULMA Packaging en una organización verdaderamente basada en datos”, afirma.
Con sede en España en Oñati, Gipuzkoa, ULMA Packaging (enlace externo a ibm.com) proporciona equipos, sistemas y servicios de embalaje para una amplia gama de líneas de productos alimenticios y sanitarios. Utiliza métodos y tecnologías avanzados para desarrollar ofertas que permitan la protección y presentación de productos utilizando materiales sostenibles. ULMA Packaging emplea a aproximadamente 1730 personas en todo el mundo y generó unas ventas mundiales totales de 287 millones de euros en 2020. Es una de las nueve cooperativas del Grupo ULMA, parte de Mondragon Cooperative Corporation en el norte de España.
El socio comercial de IBM, LKS FS&C (enlace externo a ibm.com), con sede en Bilbao, Bizkaia, España, ofrece servicios financieros integrales diseñados para ayudar a las medianas y grandes empresas a capitalizar las ventajas de la nueva era digital. Su equipo de consultores combina un profundo conocimiento estratégico y funcional de los procesos de gestión financiera con capacidades técnicas críticas para ofrecer soluciones globales. LKS FS&C forma parte del grupo LKS Next, una de las mayores firmas de servicios profesionales del norte de España. Fundada hace 30 años, LKS Next emplea a más de 600 personas y obtuvo unos ingresos por ventas de 50 millones de euros en 2019.
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Producido en los Estados Unidos de América, enero de 2021.
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