El rápido crecimiento supuso cambios importantes para el distribuidor de centros de datos TIM. Para apoyar la expansión y aumentar la flexibilidad, la empresa necesitaba estandarizar los procesos y simplificar la incorporación de nuevo personal.

Al elegir la solución IBM Blueworks Live, basada en la nube y fácil de usar, TIM adquirió la capacidad para capturar y gestionar procesos de forma colaborativa en todos los departamentos.

En los últimos años, TIM AG ha logrado mantener unas tasas de crecimiento constantes. La compañía planea beneficiarse de cualquier oportunidad de crecimiento futuro.

Para lograr su objetivo, la dirección de la empresa miró hacia dentro. En concreto, quería analizar y optimizar de forma continuada los procesos empresariales, aprovechando los conocimientos y la experiencia de los empleados.

Christian Franzen, jefe de equipo de Ventas Internas y Gestión de Procesos de TIM, explica: "Para afrontar la demanda de los mayores volúmenes de negocios, contratamos con frecuencia a nuevos miembros del personal. Nuestros clientes esperan que estos empleados demuestren un alto nivel de competencia. Además, nos esforzamos continuamente por reducir el tiempo de incorporación de nuevo personal para aprovechar sus capacidades más rápidamente.

"Al mismo tiempo, pretendemos seguir impulsando la productividad de los empleados y la eficiencia de la empresa a medida que crecemos. Es precisamente esa eficiencia la que transmitimos a nuestros clientes".

Para superar estos desafíos, TIM comenzó a buscar una nueva solución de gestión de procesos que pudiera proporcionar el mejor apoyo posible a su enfoque y sus planes futuros. Christian Franzen añade: "Queremos que todo el personal participe activamente. Deberían poder plantear sugerencias de mejoras sin tener que perder tiempo creando diagramas de procesos".

Después de evaluar varias herramientas del mercado, TIM seleccionó IBM Blueworks Live como base para transformar su enfoque de gestión de procesos empresariales para prepararse para el crecimiento futuro.

"Elegimos IBM Blueworks Live porque ofrece las capacidades de gestión de procesos que buscábamos, y es muy fácil de usar", señala Christian Franzen. "Además, el modelo de entrega en la nube nos ayuda a simplificar nuestro entorno de TI. Al tratarse de una solución en la nube, pudimos ponerla en marcha rápidamente, sin largos plazos, inversiones iniciales ni costes de administración.

"Hoy, todos los empleados, independientemente de si trabajan en nuestra sede central o en una de nuestras dos oficinas internacionales, tienen acceso instantáneo a la documentación más reciente de los procesos en un solo lugar", continúa. "Es como una navaja suiza, ya que nos ofrece una herramienta centralizada de gestión del conocimiento para todos los procesos, desde la cobertura de las vacaciones hasta las auditorías".

Al generar automáticamente diagramas de flujo fáciles de entender, la solución ayuda a TIM a formalizar y normalizar los procesos basándose en buenas prácticas, almacenando directrices, plantillas de documentos y otra documentación de apoyo junto con la información de los procesos.

Utilizando la API REST de IBM Blueworks Live, TIM AG crea automáticamente copias de seguridad periódicas de documentos y otros artefactos almacenados en la nube. Esto incluye, por ejemplo, procesos en el formato estándar abierto BPMN 2.0. Además, los datos de la solución en la nube se pueden integrar con otras aplicaciones y sistemas.

"Gracias a la experiencia del equipo de IBM Blueworks Live, empezamos a trabajar rápidamente con la solución y la adaptamos a nuestras necesidades, por ejemplo, al implementar la copia de seguridad local automatizada", añade Christian Franzen. "Es un gran producto que logra el equilibrio perfecto entre simplicidad y funcionalidad".

Ahora que todos los empleados pueden encontrar la información de procesos que necesitan en una sola ubicación, el personal ya no necesita consultar diferentes sistemas para obtener información sobre flujos de trabajo específicos y plantillas relacionadas. El tiempo que ahorran pueden emplearlo de forma más productiva.

En particular, TIM proporciona una rápida visión general de los procedimientos básicos, lo que es especialmente útil para ayudar a los nuevos empleados a ponerse al día rápidamente. Christian Franzen explica: "Hasta ahora, hemos recibido muy buenos comentarios del nuevo personal. IBM Blueworks Live nos ayudó a reducir el tiempo de incorporación en un 50 %, lo que permitió a los nuevos empleados empezar más rápido y trabajar de forma más eficiente. Y para los directivos resulta más fácil trabajar con equipos en crecimiento, ya que los empleados pueden buscar las cosas por sí solos en lugar de pedir consejo a su superior. Esto ha supuesto un gran ahorro de tiempo".

Mejora colaborativa

La interfaz de usuario intuitiva y la presentación bien diseñada de los flujos de trabajo permitieron a TIM acelerar la captura de sus procesos. La facilidad de uso también ha contribuido a lograr altos índices de aceptación por parte de los usuarios en toda la empresa.

Tal como explica Christian Franzen: "Con IBM Blueworks Live, cada empleado puede comentar los flujos de trabajo y sugerir cómo podemos hacer las cosas mejor, lo que nos permite capitalizar sus experiencias prácticas y conocimientos institucionales. Este enfoque colaborativo ha desbloqueado numerosas optimizaciones de procesos y fomenta la mejora continua".

Estandarización de flujos de trabajo

Los procesos claramente documentados también permiten la estandarización en todos los equipos de la empresa. Christian Franzen pone un ejemplo: "En el pasado, algunos equipos tenían diferentes procesos para tareas similares. Al ponernos de acuerdo en un procedimiento estándar, hemos aumentado la productividad de todos los equipos. Esto hace que nuestra organización sea más flexible en su conjunto, porque resulta mucho más fácil traspasar tareas a otros miembros del equipo, por ejemplo, cuando un empleado se va de vacaciones".

Con IBM Blueworks Live, TIM ha obtenido una base fiable para realizar optimizaciones más generales de sus flujos de trabajo internos.

Christian Franzen concluye: "Al reducir el tiempo de incorporación de nuevos empleados y facilitar mejoras incrementales y colaborativas de los procesos para aumentar la eficiencia, IBM Blueworks Live es un elemento crucial para el crecimiento futuro de la empresa".

TIM AG es un distribuidor de valor añadido líder en soluciones para centros de datos en la región de habla alemana, con sede en Wiesbaden (Alemania). Con más de 160 empleados, la empresa ofrece una amplia gama de productos y servicios, incluidas soluciones todo en uno, a los proveedores de servicios de TI.