Optimización de los costes de la nube en los servicios financieros

Mayor alineación y agilidad financiera

Según Kasamale, antes de implementar Apptio, a The Standard le costaba dimensionar dinámicamente las oportunidades de desplazamiento del gasto hacia áreas estratégicas. “Nos resultó difícil postergar el gasto en un área para priorizar otra”, admite. "El equipo directivo no tenía suficientes conocimientos sobre la capacidad de gasto discrecional para impulsar una priorización más eficiente de los fondos en todas las funciones o carteras de TI, y esto provocó excesos en el presupuesto de la cartera durante varios años".

Para cambiar su enfoque en consecuencia, Apptio introdujo The Standard en un modelo de costes estandarizado junto con herramientas de inversión, proyectos, productos, mano de obra y planificación. El nuevo modelo ha permitido al equipo de finanzas de TI de The Standard centrar el 80 % de su tiempo en el análisis, el apoyo a la toma de decisiones, el forecasting y los insights. Apptio también ha permitido al equipo directivo cambiar con mayor confianza la financiación para lograr objetivos y alcanzar objetivos financieros de forma más consistente en los últimos años.

"La calidad de la segmentación y la información del plan financiero ha subido el listón del análisis presupuestario y la narración de historias", afirma Kasamale. “Nunca habían visto algo así antes. El nivel de madurez de nuestro proceso de planificación financiera y feedback sobre nuestros resultados ha sido extraordinario desde que implementamos Apptio”.

Más control sobre el gasto en la nube

The Standard también utiliza Cloudability para aumentar la visibilidad del gasto en la nube, un área de gasto en rápido crecimiento impulsada principalmente por la transformación digital y los servicios de infraestructura básica. Esto ha proporcionado a los responsables de productos y aplicaciones de la empresa una valiosa conocimiento que les ha ayudado a tomar mejores decisiones sobre las compras en nube y a impulsar la responsabilidad.

Según Kasamale, la huella de Azure de la empresa se había multiplicado por cinco en tres años. Sin embargo, el uso de Cloudability para clasificar las oportunidades de redimensionamiento de Azure descubrió ahorros potenciales, lo que condujo a cambios en los entornos de nube de la empresa que se prevé que reduzcan el gasto en nube de la empresa en 2023 en un 10 %, y 2024 parece incluso mejor.

"La mayor recompensa es la trayectoria para 2024", comparte Kasamale. "Nos enfrentábamos a un aumento del 30 % en el crecimiento orgánico de Azure en un año y también renegociamos las tarifas con Microsoft. Con todas las optimizaciones que hemos realizado hasta la fecha, junto con las decisiones que han influido en los cambios de la arquitectura de datos, estamos en vías de absorber los efectos del crecimiento orgánico y mejor posicionados para negociar nuestra renovación de compras".

Mejor gestión de recursos y programas

La transformación digital es y seguirá siendo parte de la Estrategia de The Standard. Sin embargo, la gestión de los equipos de entrega que trabajaban en iniciativas de transformación era un reto, dada la estructura de la sociedad de cartera de la organización y el enfoque de entrega centralizada.

"Nuestros equipos de desarrollo están dispersos", afirma Kaarina Bourquin, directora sénior de estrategia y cartera de TI de The Standard. "Aunque hacemos entregas ágiles, también las hacemos en cascada. Necesitamos herramientas y procesos que puedan proporcionar información operativa, independientemente de la metodología de entrega".

Bourquin agregó que era importante que los equipos encontraran un lenguaje común entre las metodologías de entrega. Los equipos necesitaban ver qué se les pedía que hicieran ahora y en el futuro para comprender dónde invertir desde el punto de vista de las capacidades y entregar el trabajo de manera optimizada.

"Tenemos una mezcla de equipos dedicados y compartidos", dice. "Tenemos múltiples carteras en varias líneas de negocio. Debemos calcular la capacidad y la secuencia de esta combinación y planificar el trabajo que hay que hacer, que incluye la inversión en cartera, las operaciones y el mantenimiento. La visibilidad es importante para nosotros".

Desde un punto de vista operativo, la organización necesitaba una forma mejor de gestionar su ciclo de vida de estrategia a valor, teniendo en cuenta tanto el trabajo orientado al producto como el trabajo orientado al proyecto, para garantizar que los líderes empresariales trabajaran en colaboración a pesar de la complejidad organizativa.

Esta fue una de las principales razones por las que la empresa se fijó en Targetprocess. El otro tuvo mucho que ver con la pandemia de COVID-19.

"Estábamos luchando por descubrir cómo hacer virtualmente la planificación de grandes salas", recuerda Bourquin. "¿Cómo tomamos estos ejercicios, que están muy centrados en la presencialidad, y los trasladamos a un entorno virtual?".

Según Bourquin, implementaron Targetprocess para ayudarles a alinear los flujos de trabajo del equipo con las prioridades empresariales. A su vez, esto creó transparencia, ayudó a identificar riesgos o impedimentos y, en última instancia, dio al equipo visibilidad en flujos de trabajo consolidados que les mostraban la información sobre proyectos activos o finalizados, incluido el estado, las partes interesadas, las dependencias relevantes, el trabajo comprometido y el progreso.

"Nuestra proporción de lo que decimos que haremos, como organización de TI, frente a lo que realmente ofrecemos, es importante", explica Bourquin. "Targetprocess nos ha facilitado definitivamente la medición coherente de eso". La relación entre decir y hacer aumentó un 20 %, una mejora que va más allá de entregar más; gira en torno a la visibilidad compartida de los compromisos, lo que permite al equipo gestionar eficientemente las distracciones y completar las tareas más rápido.

La asignación de recursos y el seguimiento del estado del trabajo son solo dos de los beneficios que la empresa ha recibido hasta ahora. Bourquin dice que también han empezado a utilizar Targetprocess para mantener una lista de iniciativas estratégicas, como herramienta para ayudarles a añadir nuevas ideas al embudo de cartera y para crear solicitudes de asignación de recursos.

"La gestión estratégica de carteras es un gran enfoque para nosotros en este momento", declara. "Aquí es donde veo que el valor de Targetprocess aumenta para nosotros. Cuando pienso en la planificación de empresas, carteras, programas o proyectos, pienso en Targetprocess".

Próximos pasos y consejos para otros

Cuando se le pregunta por un consejo para otras personas que puedan estar en las primeras etapas de su viaje con la TBM, la respuesta de Kasamale es directa: "No esperen. Pueden empezar a trabajar rápidamente con informes presupuestarios ágiles y segmentación del gasto utilizando los componentes básicos de Apptio. Y eso ayudará a sus líderes a entender cómo cambiar el presupuesto de la ejecución a la financiación de iniciativas de crecimiento y transformación".

Desde la plena integración de la gestión estratégica de carteras hasta el establecimiento de capacidades completas de contracargo, The Standard considera que las soluciones de IBM son una plataforma instrumental para la organización y busca aplicaciones que ayuden a impulsar resultados empresariales significativos en el futuro.

"Las soluciones de IBM han sido herramientas indispensables para ayudar a nuestros líderes de TI a resolver problemas apremiantes relacionados con la transparencia, la agilidad financiera y la transformación", afirma Kasamale. “Hay muchos desafíos que los líderes de TI deben afrontar hoy en día; no poder comprender ni contar su historia financiera al área comercial no debería ser uno de ellos”.

The Standard (enlace externo a ibm.com) es un proveedor líder de productos y servicios financieros, que incluye ofertas de seguros grupales e individuales, planes y servicios de jubilación y anualidades individuales.

Fundada y con sede en Portland, Oregón, la empresa lleva 117 años ayudando a las personas a alcanzar el bienestar financiero y la tranquilidad.