Para The Master Lock Company, un crecimiento mundial vertiginoso significa incorporar y realizar transacciones con más socios cada año. ¿Cómo podría la empresa capacitar a su reducido equipo de EDI para gestionar los crecientes requisitos?

Master Lock Company migró sus procesos de integración de socios comerciales a IBM Sterling Supply Chain Business Network, una solución basada en la nube y de alta seguridad que reduce el trabajo manual para el equipo de EDI. 

La expansión internacional puede ser una herramienta poderosa para impulsar los ingresos y aumentar la participación de mercado, pero también plantea desafíos. Operar en nuevas geografías a menudo significa la incorporación de un número significativo de socios comerciales adicionales, cada uno con sus propios requisitos locales específicos.

Esta era la situación a la que se enfrentaba The Master Lock Company (TMLC), el mayor fabricante y comercializador mundial de candados y cajas fuertes personales. Gracias al crecimiento orgánico y a las adquisiciones estratégicas, la empresa ha iniciado operaciones internacionales en nuevos mercados de Asia, América Central y Europa.

Connie Rekau, Directora de EDI de The Master Lock Company, comienza: "Desde el punto de vista de la cadena de suministro, el crecimiento internacional crea muchas oportunidades adicionales. Gestionar los requisitos locales en áreas como los controles fiscales y de facturación es vital para respaldar el negocio”.

El negocio minorista de TMLC depende del intercambio electrónico de datos (EDI) para comunicarse de manera efectiva con su base global de socios comerciales. Al igual que muchas empresas líderes, la empresa confió durante muchos años en IBM Sterling Gentran para incorporar y gestionar sus integraciones EDI. Sin embargo, con una media de 40 nuevos socios comerciales cada año, y el consiguiente aumento de la complejidad, el reducido equipo de EDI de TMLC se estaba acercando a sus límites.

"Sabíamos que pronto tendríamos que añadir al menos tres equivalentes a tiempo completo (ETC) al equipo de EDI sólo para mantenernos a flote", explica Rekau. “En cambio, si pudiéramos subcontratar los aspectos del EDI que consumen más tiempo, podríamos gestionar el crecimiento y al mismo tiempo liberar tiempo para actividades de desarrollo de mayor valor. Buscamos un socio que nos ayudara a adoptar un enfoque más ágil y eficiente”.

A partir de sus experiencias positivas con la plataforma IBM Sterling Gentran, TMLC decidió migrar su plataforma EDI a IBM Sterling Supply Chain Business Network, una solución basada en la nube y rica en seguridad para la integración de socios comerciales.

"Una de las mayores ventajas de migrar nuestro EDI a IBM Sterling Supply Chain Business Network es el hecho de que ya no tenemos que dedicar recursos a tiempo completo a actividades como el mapeo de EDI", comenta Rekau. "Cuando necesitamos incorporar a un nuevo socio comercial, simplemente enviamos nuestros requisitos a IBM y nos encargamos de la mayor parte del trabajo: solo necesitamos validar que la integración funciona de la manera esperada".

IBM Sterling Supply Chain Business Network se enriquece con IBM Sterling Business Transaction Intelligence, que proporciona funciones de análisis cognitivos para ayudar a las empresas a obtener una visión más profunda de los procesos EDI mediante informes visuales y consultas escritas en lenguaje natural.

"Si una de nuestras transacciones EDI falla por cualquier motivo, IBM Sterling Supply Chain Business Network nos envía una alerta, que es valiosa a nivel táctico porque nos ayuda a empezar a identificar la causa subyacente de inmediato", explica Rekau. "Con IBM Sterling Business Transaction Intelligence, podemos profundizar en nuestros datos EDI para identificar patrones que de otro modo no serían obvios. Además de crear un cuadro de mando para comparar nuestro rendimiento con los acuerdos internos de nivel de servicio (SLA) con la empresa, hemos creado informes que destacan a los socios comerciales con índices de error superiores a la media".

Y añade: "Si enviamos confirmaciones de pedido incorrectas a un cliente, nos exponemos al riesgo de sanciones económicas. Como IBM Sterling Business Transaction Intelligence es tan fácil de usar, nuestro equipo de cumplimiento de clientes ahora puede ver el estado de los pedidos, envíos y pagos en tiempo real sin la ayuda del equipo de EDI, lo que nos ayuda a disputar con éxito las devoluciones de cargos por problemas de datos que no fueron nuestra culpa".

A medida que extiende sus operaciones a países de todo el mundo, TMLC debe estar al tanto de una amplia variedad de requisitos locales en materia de facturación electrónica. IBM Sterling Supply Chain Business Network Premium incluye IBM Sterling E-Invoicing, una plataforma que permite a las empresas intercambiar estos documentos de forma automatizada, compatible y totalmente auditable.

“Master Lock Company fue una de las primeras en adoptar IBM Sterling E-Invoicing”, comenta Rekau. "IBM adapta continuamente la plataforma a medida que cambian las leyes y los estándares de integración, lo que reduce significativamente la complejidad de nuestras operaciones internacionales".

En la actualidad, el 95 por ciento de todos los pedidos de EDI de TMLC se procesan a través de IBM Sterling Supply Chain Business Network sin intervención manual del equipo de EDI.

"Nuestra migración de IBM Sterling Gentran a IBM Sterling Supply Chain Business Network fue un proceso sencillo y sin complicaciones, y el equipo de IBM hizo un trabajo fantástico, sobre todo a la hora de trasladar a nuestros socios comerciales europeos", añade Rekau. "Siempre sabemos que podemos confiar en que IBM responderá a una solicitud cuando necesitemos su ayuda, y realmente valoramos la capacidad de respuesta de su soporte".

Al automatizar sus procesos EDI de misión crítica con IBM Sterling Supply Chain Business Network, TMLC puede continuar con su rápido crecimiento y centrarse en el desarrollo de funcionalidades para respaldar el negocio.

"Al adoptar el modelo de servicios gestionados, estimamos que evitamos la necesidad de emplear tres FTE adicionales, lo que supone un importante ahorro de costes", afirma Rekau. "Creemos que podemos acomodar cómodamente el crecimiento continuo de los socios comerciales durante al menos los próximos 12 meses con la misma plantilla".

Y añade: "Cuando llegue el momento de incorporar nuevo personal, su formación será mucho más rápida y sencilla. Hace poco se incorporó una nueva persona al equipo y en menos de dos semanas estaba totalmente familiarizada con IBM Sterling Supply Chain Business Network".

Con IBM Sterling Business Transaction Intelligence dando soporte a los usuarios de EDI no técnicos en toda la organización, TMLC puede realizar un seguimiento de sus transacciones más rápido que nunca.

"IBM Sterling Business Transaction Intelligence permite a nuestros usuarios empresariales realizar un seguimiento sencillo de un pedido desde su inicio hasta su cobro", explica Rekau. "En el pasado, si uno de nuestros clientes llamaba para preguntar sobre el estado de una orden de compra, nuestro personal de gestión de pedidos tenía que dedicar una cantidad significativa de tiempo a reunir la información que necesitaban a partir de documentos técnicos EDI. Hoy en día, nuestro equipo utiliza IBM Sterling Business Transaction Intelligence para eliminar esa complejidad. Como resultado, pueden encontrar la respuesta a las preguntas de los clientes en cuestión de minutos y transmitir la información necesaria a nuestro equipo de ventas o cumplimiento en caso de que surja un problema".

Y añade: “Este tipo de información empresarial también es extremadamente valiosa para nuestro equipo de cuentas por cobrar. Si un cliente ha confirmado una de nuestras facturas pero no la ha pagado, a menudo se debe a que necesita información adicional sobre el pedido. Antes, nuestro personal de cuentas por cobrar dependía del equipo EDI para recuperar estos datos, pero gracias a IBM Sterling Business Transaction Intelligence ahora pueden obtener la información ellos mismos, lo que agiliza el proceso".

Gracias a los servicios gestionados de apoyo a sus cambiantes requisitos de EDI, TMLC ya está desplegando rápidamente el apoyo a nuevos modelos de negocio. Cuando TMLC adquirió SentrySafe, uno de los principales fabricantes de cajas fuertes, tuvo que incorporar rápidamente los 200 mapas de socios comerciales de la empresa y dar soporte por primera vez a los pedidos directos.

"Si hubiéramos llevado a cabo la migración EDI de SentrySafe por nuestra cuenta, calculamos que habríamos tardado al menos 12 meses en completar el proceso", recuerda Rekau. "Al contratar a IBM, completamos el trabajo de cartografía en sólo 6 meses, un 50 % más rápido".

En eventos minoristas clave como el Black Friday, la confiabilidad de IBM Sterling Supply Chain Business Network ayuda a TMLC a aprovechar todas las oportunidades.

"Vemos picos en el tráfico EDI de alrededor del 250 por ciento en algunos puntos en el año minorista, y muchos de esos clientes necesitan que sus pedidos se envíen en solo 48 horas", concluye Rekau. "El tiempo de inactividad no planificado del EDI puede implicar un año de éxito o de fracaso. Todos los meses informo a nuestro equipo ejecutivo sobre la disponibilidad de IBM Sterling Supply Chain Business Network y nunca ha sido inferior al 100 %. A medida que nuestro negocio continúa creciendo, estamos seguros de que tenemos la plataforma EDI que necesitamos para interactuar de manera efectiva con más socios comerciales en todo el mundo".

Master Lock Company (enlace externo a ibm.com) se reconoce en todo el mundo como un nombre auténtico y duradero en candados y productos de seguridad. Desde su fundación en 1921, la compañía ha establecido continuamente nuevos estándares para el diseño, la aplicación y el rendimiento de las cerraduras. Con sede en Wisconsin, EE. UU., TMLC es el mayor fabricante y comercializador mundial de candados y cajas fuertes.