Para coordinar y automatizar sus procesos de gastos de capital (CapEx) en toda su compleja y diversa estructura organizativa, Sol Caribbean utiliza IBM Cloud Pak for Business Automation. Esa coordinación no es tarea fácil. La empresa inicia aproximadamente 1.000 proyectos al año en todos sus países y negocios. El alcance de los proyectos varía mucho, desde la construcción de una nueva gasolinera hasta la compra de un ordenador de oficina.

Antes de contratar a IBM en 2017, el proceso de CapEx de la empresa estaba lejos de ser ágil. "En ese momento, todo el proceso se realizó por correo electrónico", dice Juan López, gerente regional de Operaciones en Sol Caribbean. "No había ningún repositorio central, ninguna forma de rastrear los documentos de un proyecto, ningún flujo de trabajo y ningún sello de aprobación cuando todas las partes interesadas habían firmado en un proyecto".

"Cuando realizamos una auditoría, era difícil encontrar documentación de respaldo para cada proyecto", continúa. "Nuestro negocio tiene muchos activos y queríamos tener un mejor control de nuestras inversiones. Desde el proceso de aprobación hasta su finalización, no había forma de revisar el éxito relativo de un proyecto, no solo en términos de dinero gastado, sino también de los negocios que generaba o si tenía una rentabilidad buena o mala".

La empresa necesitaba una solución tecnológica para ayudar a gestionar mejor sus procesos de CapEx, rastrear y auditar proyectos, así como minimizar el riesgo de fraude.

Desde su implementación en 2019, la plataforma ha cumplido su promesa, como lo demuestra su buena acogida por parte de uno de los mayores proveedores de combustible y productos derivados del petróleo de Canadá, Parkland Fuel Corporation, que adquirió Sol Caribbean en enero de 2019. "Hemos podido demostrar el valor del sistema a Parkland", dice López. "Las partes interesadas de Parkland lo han analizado desde diferentes perspectivas y lo han respaldado".

Lo más importante es que ha proporcionado a Sol Caribbean mejoras vitales en los procesos. El repositorio centralizado otorga a los usuarios acceso a la documentación del proyecto en cualquier momento y desde cualquier lugar, lo que facilita el cumplimiento y acelera el tiempo de procesamiento. "Tenemos un control mucho mejor desde una perspectiva del cumplimiento", comenta López. "Nos sentimos cómodos sabiendo que tenemos documentación para cada proyecto y podemos respaldar cualquier auditoría. El proceso de aprobación de CapEx es más ágil: se tarda menos en aprobar los proyectos porque todo el mundo sabe lo que hay que hacer y quién debe hacerlo.

"Ahora tenemos las herramientas para hacer un seguimiento de la duración de los proyectos", continúa, "lo que nos ayuda a realizar mejoras continuas. Estamos empezando a generar información que nos permite efectuar un seguimiento de los KPI, como el porcentaje de proyectos que se ajustan al presupuesto o al plazo".

La prevención del fraude es otro beneficio. "Ahora existen mecanismos de control para garantizar que podamos comparar las adquisiciones con nuestra herramienta de inversión ERP", dice Elena Henckel-DaCosta, directora general de LPA. "Esa capacidad nos ayuda a minimizar el potencial de fraude".

El motor basado en reglas de la plataforma también facilita una toma de decisiones más rápida. La solución IBM Cloud Pak for Automation está configurada para incluir hitos y plazos para la aprobación de los proyectos. Si los revisores no cumplen con los plazos, el autorizador final recibe una notificación automática a través de la plataforma. “Antes, nos pasábamos semanas dándole vueltas a algunos de los proyectos más complejos, intentando llegar a un consenso sobre las decisiones”, dice López. “Ahora, una vez que comienza el proyecto, la plataforma asigna automáticamente los plazos, de modo que las personas deben aportar sus comentarios dentro de un período determinado. La toma de decisiones literalmente debe ser más rápida. La gran mayoría de nuestras aprobaciones se realizan en una semana".

Según LPA, las recomendaciones futuras pueden incluir el uso de la automatización de procesos robóticos para integrar la plataforma con el sistema ERP de Sol Caribbean. Otra área de explotación futura es el uso de la IA para mejorar el análisis estadístico y de mercado.

Mientras tanto, Sol Caribbean está disfrutando de los beneficios de su plataforma actual. “Esta solución complementa la gestión de nuestro proceso de inversión”, afirma López, “así que estoy muy contento con ella. Todas las implementaciones de TI son difíciles; la gestión del cambio es complicada. Ha requerido mucho trabajo y compromiso, pero ahora estamos en un punto en el que el sistema está funcionando bien”.