En 2008, la State Oil Company of Azerbaijan Republic (SOCAR) compró Petkim, el único productor petroquímico de Turquía. Fue el primer paso en la creación de lo que hoy se conoce como SOCAR Turkey Enerji A.S. En la actualidad, SOCAR Turkey opera 13 filiales, entre ellas una central eólica, líneas de fibra óptica, el mayor puerto de contenedores de la región del Egeo y un proyecto de gasoducto que algún día llevará gas natural a Turquía y otros países.
Sin embargo, con el aumento de la cartera de la empresa, la complejidad de sus procesos de negocio ha aumentado exponencialmente. Con el paso de los años se ha vuelto cada vez más difícil supervisar las operaciones y la documentación entre las filiales de SOCAR Turkey, cada una de las cuales opera en su propia plataforma.
Berna Gençoğlu, Jefa del Grupo de la Oficina de Gestión de Proyectos de TI de SOCAR Turkey, explica: "Necesitábamos una forma única y precisa de ver los documentos y sistemas de toda nuestra organización. Para buscar una plataforma que ayude a transformar nuestras operaciones, evaluamos varias soluciones de diferentes proveedores. Elegimos IBM Cloud Pak for Business Automation para consolidar nuestros sistemas dispares en una plataforma unificada con servicios automatizados".
Reducción de costes mediante automatización
La automatización de los procesos empresariales ayuda a SOCAR Turkey a reducir los costes en 300.000 dólares estadounidenses al año
Reducción de la huella de carbono
La digitalización de contratos, correspondencia y documentos de ingeniería ahorra 8.258 kg de dióxido de carbono al año
SOCAR Turkey trabajó estrechamente con IBM e IBM Business Partner AKSIS para implementar los servicios de gestión de contenido empresarial disponibles en la solución IBM Cloud Pak for Business Automation. Al integrar cuidadosamente la solución con las principales aplicaciones empresariales de SOCAR Turkey, el equipo estableció procesos integrales, automatizados y digitalizados en toda la organización.
La solución ahora gestiona automáticamente los documentos a nivel corporativo de SOCAR Turkey desde su creación hasta su archivo o eliminación. SOCAR Turkey también utiliza la solución para clasificar información, desarrollar estructuras de carpetas dinámicas y otorgar acceso a documentos según la estructura organizativa establecida en la solución de RR. HH. de la empresa. Además, el equipo de desarrollo utilizó la solución de IBM para crear estándares de procesamiento que ayuden a gestionar el cumplimiento de los estándares internacionales de gestión de documentos y el marco del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD).
Todas las filiales de SOCAR Turkey reciben y procesan una gran cantidad de correspondencia todos los días, y la solución IBM Cloud Pak for Business Automation ayuda a automatizar y gestionar estos documentos. En la actualidad, cuando una nueva correspondencia llega a SOCAR Turkey, se escanea y envía a la solución IBM, que aplica un conjunto de business rules para clasificarla y luego crea un número de caso. A continuación, en función de la clasificación, la carta se asigna automáticamente a un trabajador social o se envía al panel de control de un gestor, donde puede asignarse manualmente.
A medida que los trabajadores encargados de la resolución de casos revisan y responden a cada caso, el sistema realiza un seguimiento de su progreso y envía cada nuevo documento a un repositorio de contenido enriquecido en materia de seguridad. Una vez resuelto, todos los documentos del caso se almacenan juntos en un archivo de búsqueda. SOCAR Turkey ha automatizado 3.000 procesos de correspondencia.
SOCAR Turkey utiliza la solución IBM para gestionar contratos internos y externos de forma similar. Al automatizar casi 6.000 procesos de gestión de documentos contractuales, SOCAR Turkey pudo acelerar, estandarizar y simplificar la gestión de contratos.
Los departamentos de ingeniería de SOCAR Turkey también se benefician del proyecto de automatización. Gran parte de la documentación de ingeniería es generada por proveedores externos, que ahora pueden utilizar la solución para presentar sus entregas a SOCAR Turkey. Las capacidades de flujo de trabajo automatizado de la solución garantizan que los documentos lleguen a las partes interesadas adecuadas de la empresa, donde los documentos se pueden revisar, comentar y aprobar. "Con IBM Cloud Pak for Business Automation, nuestros stakeholders nos dicen que ya no sienten que están trabajando para el sistema. Más bien, el sistema trabaja para ellos", dice Zehra Özcömert, Directora del grupo de registros e información en SOCAR Turkey.
Desde la implementación del software IBM Cloud Pak for Business Automation, SOCAR Turkey ha migrado unos 500.000 documentos a la solución y ha automatizado más de 14.000 procesos. Como resultado, la duración de los ciclos de documentación se ha reducido entre un 20 % y un 40 %, la productividad de los empleados ha aumentado entre un 20 % y un 30 % y la satisfacción de los clientes ha mejorado entre un 30 % y un 50 %. Además, la organización ha disminuido el número de documentos que debe imprimir y almacenar, y está en mejores condiciones de demostrar su cumplimiento de diversas normativas.
Pero quizás las mejoras más importantes se han relacionado con los impactos financieros y ambientales de la solución. "La solución ahorra SOCAR Turkey aproximadamente 300.000 USD al año en papel, impresión, franqueo, almacenamiento y administración, y ha reducido nuestra huella de carbono en 8.028 kg de CO2", concluye Özcömert.
SOCAR Turkey (enlace externo a ibm.com) es una filial de la Compañía Estatal de Petróleo de la República de Azerbaiyán (State Oil Company of Azerbaijan Republic o SOCAR), una de las mayores compañías de petróleo y gas natural del mundo. Comenzó a operar en Turquía en 2008 y, en la actualidad, opera 13 subsidiarias dedicadas a producir, almacenar y entregar energía a más de 1,5 millones de clientes. SOCAR Turkey tiene su sede en Estambul y cuenta con más de 5.000 empleados.
Establecido en 1994, Aksis , socio comercial de IBM (enlace externo a ibm.com), se centra en ayudar a las organizaciones con soluciones de gestión de contenido empresarial (ECM). La compañía también ofrece sistemas electrónicos de gestión de documentos y procesos empresariales, soluciones móviles, procesamiento de imágenes, automatización robótica de procesos y más. Sus clientes provienen de una amplia variedad de sectores, incluidos las finanzas, la automoción, la química farmacéutica y el gobierno. Aksis tiene su sede en Estambul.
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Producido en los Estados Unidos de América, septiembre de 2021.
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