Desde 1847, Siemens se ha convertido en la mayor empresa de fabricación industrial de Europa, con operaciones comerciales centradas en productos industriales, energía, sanidad, infraestructuras y ciudades. La organización siempre está buscando formas innovadoras de servir mejor a sus clientes de todo el mundo. Para lograr este objetivo, Siemens estableció una estrategia de transformación digital.

Esta estrategia tiene como objetivo permitir el crecimiento empresarial a largo plazo y una mayor rentabilidad a través de una estructura corporativa simplificada. Como resultado, el grupo separó Siemens AG, Siemens Healthineers AG y Siemens Energy AG en empresas independientes, que colaboran dentro de un ecosistema compartido de intereses y servicios comunes.

El talento ha sido el motor de este programa de transformación continua. Olaf Reichert, director sénior de TI y director de servicios de desarrollo de Siemens AG, explica: "En los últimos años, la variedad de habilidades y competencias requeridas en todo el grupo ha crecido sustancialmente. Por ejemplo, con la adquisición de la plataforma low-code Mendix, Siemens ha ampliado su cartera de soluciones y, posteriormente, su dominio y experiencia en TI."

En el pasado, los países confiaban en sus propios sistemas y procesos para HCM, incluida la administración diaria de RR. HH., así como las capacidades como el procesamiento de nóminas y la gestión del talento. Muchos de los principales sistemas HCM utilizados en todo el mundo estaban llegando al final de su vida útil según la hoja de ruta del producto, y Siemens reconoció una valiosa oportunidad para adoptar un enfoque diferente.

"Anteriormente, las ubicaciones utilizaban infraestructura local para ejecutar sus propios sistemas HCM", continúa con Reichert. "Además de aumentar nuestros costes, esta forma de trabajar aumentó significativamente la complejidad del soporte desde los servicios compartidos de RR. HH. y desde la perspectiva de TI. Desde el punto de vista de los empleados, el enfoque anterior ofreció una capacidad de autoservicio limitada, lo que podía llevar mucho tiempo completar los procesos habituales de RR. HH. Para resolver estos desafíos al tiempo que mejoramos la experiencia de los empleados y nos beneficiamos de las ofertas SaaS, decidimos reemplazar procesos globales dispares con estándares unificados y coherentes".

Siemens buscaba soluciones que permitieran un enfoque de despliegue común y acelerado para la gestión de RR. HH. en las tres empresas de Siemens, impulsadas por RR. HH. y la organización Global Shared Services.

Para hacer realidad su visión, los departamentos de Recursos Humanos, Global Shared Services y TI de Siemens emitieron una solicitud de propuestas (RFP) para una nueva solución de HCM. Tras un exhaustivo proceso de evaluación, la empresa determinó que las soluciones de Workday basadas en la nube, implementadas por un equipo de expertos del sector y la tecnología de IBM eran las que mejor se ajustaban a su objetivo de transformación digital.

"Nuestra RFP incluyó criterios funcionales de RR. HH. y TI", comenta Reichert. "Desde el punto de vista funcional, buscábamos una solución que ofreciera procesos fluidos para los casos prácticos habituales de RR.HH., tanto para los gerentes como para los empleados. En el lado de TI, buscábamos una solución que simplificara nuestros requisitos de gestión, mantenimiento y soporte, liberando a nuestro equipo de Global Shared Services para que pudieran dedicar más tiempo a actividades de valor añadido. De todas las soluciones que consideramos, la que más nos impresionó fue Workday Human Capital Management. La combinación de las capacidades avanzadas de HCM de Workday y la amplia experiencia de IBM en proyectos similares de RR.HH. a gran escala nos convenció de que podíamos lograr nuestros objetivos de simplificar los procesos de RR.HH. y reducir la prestación de servicios de TI".

Reichert continúa: “Queríamos evitar el coste y la complejidad del trabajo de integración manual, por lo que el hecho de que Workday ofreciera un conjunto de soluciones totalmente integradas, que incluye gestión de ausencias, compensaciones y gestión de talentos, todas ellas entregadas desde la nube, nos resultó muy atractivo. Durante la RFP, la solución Workday también superó mucho a otros proveedores en términos de la experiencia del usuario, lo que nos convenció que era la opción óptima. Principalmente, la estrecha relación estratégica entre un personal de IBM certificado y Workday nos dio la tranquilidad desde el principio de que nuestro equipo de proyectos de IBM tenía los conocimientos oportunos para hacer el mejor uso posible de estos nuevos sistemas móviles de HCM, lo que nos ayudó a reemplazar los procesos locales en papel así como los sistemas HCM heredados y a aumentar la flexibilidad de RR. HH.

En una fase temprana de la planificación, Siemens definió su enfoque de implantación global conjuntamente con sus empresas -Siemens AG, Siemens Healthineers AG y Siemens Energy AG- agrupando los países para las implantaciones regionales. Sin embargo, incluso este enfoque agrupado requería hasta 10 instancias de Workday independientes, lo que creaba aproximadamente 30 flujos de trabajo paralelos para la implementación. Para ayudar a gestionar esta complejidad, reducir el riesgo de negocio y acelerar la implementación, Siemens contrató el soporte experto de IBM Services.

"IBM Services nos recomendó encarecidamente, y desde el principio estaba claro que IBM tenía el profundo conocimiento tecnológico y la experiencia de proyecto global que nos ayudaría a tener éxito", recuerda Reichert. "El hecho de que IBM utilice soluciones de Workday y las haya implementado internamente con sus propios consultores y recursos técnicos nos dio la seguridad de que estábamos en buenas manos".

Al trabajar con IBM Services, Siemens decidió comenzar la implementación de Workday Human Capital Management en su región del sudoeste de Europa. Esta implementación de todo el conjunto incluía aplicaciones para Absence Management, Compensation and Talent Management, así como la integración con el sistema de nómina de RR. HH. existente. Para el resto del mundo, la empresa optó por implantar primero Workday Talent Management e introducir gradualmente el resto de componentes de la solución país por país. Para facilitar el despliegue, Siemens utilizó su instancia existente de la tecnología IBM Watson para enriquecer los procesos de RR. HH. con capacidades de IA.

"Muchos de nuestros sistemas globales de HCM están muy personalizados, basados en los requisitos legales y fiscales específicos de la jurisdicción local, en particular nuestras soluciones de nómina heredadas", dice Reichert. "IBM nos ayudó a identificar una oportunidad para acelerar la implementación de las nuevas soluciones basadas en una plantilla de proceso global agrupando países similares en una implementación regional, por ejemplo, creando la "región suroeste de Europa". Esta recomendación de IBM, así como la presencia mundial de IBM, resultó extremadamente valiosa, ya que nos permitió evitar la complejidad significativa de intentar rediseñar varios procesos específicos de cada país a la vez".

Durante la implementación inicial de Workday Human Capital Management, IBM desarrolló una metodología innovadora para ayudar a optimizar la implementación de las soluciones en otras regiones del mundo. Este enfoque, denominado IBM Factory Method, se basa en patrones y plantillas repetibles (como la plantilla de proceso global), superpuestos a sólidos marcos de gobernanza y un enfoque estándar para evaluar y aprobar las solicitudes de cambio específicas de cada país para las soluciones de Workday.

Reichert añade: "Estamos muy impresionados con las eficiencias que obtenemos con el Factory Method de IBM. Al implementar enfoques de buenas prácticas desarrollados en colaboración con IBM Services, podremos sustituir los sistemas HCM heredados de todo el mundo por ofertas de Workday considerablemente más rápidas".

Siguiendo el método IBM Factory, Siemens ha implementado con éxito los procesos de administración de recursos humanos y gestión del talento de Workday en 35 países de Europa y Asia-Pacífico. La empresa prevé que la implantación se completará en los próximos 24 meses, mucho antes de que finalice el plazo de fin de vida útil de sus actuales sistemas HCM. Para permitir que Siemens se centre en sus actividades principales, la empresa contrató a IBM Application Management Services para ofrecer mantenimiento y asistencia continuos.

"Este es un proyecto complejo que incluye 30 flujos de trabajo paralelos, pero IBM Services nos ayudó a reducir esta complejidad y lograr una implementación fluida de nuestras soluciones Workday, incluida la implementación de Workday Talent Management en toda la empresa a nivel mundial", comenta Reichert. "IBM nos ha permitido liberar sinergias y rentabilidades para Workday en las tres empresas de Siemens, y estamos gratamente impresionados con la profesionalidad del equipo de IBM".

A medida que se acelera con la implementación de las soluciones de Workday, Siemens confía en que la estandarización global de los procesos de RR. HH. liberará rentabilidad y mejorará la experiencia del empleado.

"A medida que sigamos alejándonos de los sistemas HCM heredados hacia el proceso global definido proporcionado a través de la nube de Workday, crearemos oportunidades para desmantelar la costosa infraestructura local", afirma Reichert. "Al mismo tiempo, armonizar nuestras políticas y procesos globales de RR. HH. permitirá a nuestra organización de Global Shared Services ofrecer capacidades de HCM al negocio global de forma más eficiente y mejorar el soporte prestado a organizaciones empresariales globales".

Y lo que es más importante, las nuevas soluciones Workday ofrecidas por IBM permiten a Siemens reforzar su posición como empleador preferido a nivel mundial, lo que le ayuda a atraer, retener y desarrollar el talento que necesita para transformar a Siemens en una empresa digital.

"Hoy en día, 40 000 empleados de Siemens en 35 países pueden acceder a las capacidades de RR. HH. de autoservicio de forma segura y cómoda directamente desde su smartphone", comenta Reichert. "Los mejores talentos del sector tecnológico esperan de sus empleadores que les permitan interactuar con RR. HH. de forma rápida y fluida a través de los canales digitales. Creemos que nuestro proyecto con IBM y Workday está desempeñando un papel importante para ayudarnos a satisfacer este imperativo del sector".

Con sede en Múnich (Alemania), Siemens (el enlace está fuera de ibm.com) es una empresa de tecnología centrada en la industria, la infraestructura, la movilidad y la sanidad Algunos ejemplos son las fábricas que hacen un uso eficiente de los recursos, las cadenas de suministro resilientes, los edificios más inteligentes, las redes inteligentes y el transporte avanzado. Siemens Group emplea a unas 293 000 personas en todo el mundo y genera unos 57 000 millones de euros de ingresosanuales.