Como el tiempo apremiaba, la organización decidió centrarse en lo básico: crear una base sólida que ofreciera las funciones imprescindibles desde el primer día, y luego ir ampliándola a medida que se incorporaran más empleados y proveedores.

Reconociendo que no tenían tiempo para construir una infraestructura informática completa desde cero y queriendo adoptar una tecnología moderna y preparada para el futuro, la organización decidió adoptar una solución de software como servicio. Quería una plataforma con procesos sensatos y normalizados que estuvieran listos para su uso inmediato. También era importante que la plataforma funcionara en la nube, porque así el equipo de gestión del programa podría centrarse en diseñar sus procesos empresariales, sin preocuparse del software y la infraestructura subyacentes, al tiempo que ofrecía una seguridad de datos de última generación.

Después de investigar las opciones, la organización seleccionó un conjunto de Oracle Cloud Applications como su plataforma preferida. Con Oracle, los responsables de la toma de decisiones de la organización pudieron trazar una hoja de ruta clara para pasar de una solución inicial a pequeña escala al estado futuro previsto y comprendieron cómo crecer de forma escalable y modular. También reconocieron que Oracle tenía una gran presencia entre otros organismos del sector público, lo que les hizo confiar en que era la solución adecuada.

A continuación, la organización quería encontrar un socio de implementación con experiencia en la entrega de soluciones de Oracle Cloud con grandes limitaciones de tiempo. Oracle recomendó IBM Services, que acababa de realizar un proyecto muy similar para otra organización del sector público del mismo país.

La organización quedó impresionada por el enfoque de IBM a la hora de comprender los requisitos y ayudar a definir un producto mínimo viable (MVP). El enfoque de IBM® Design Thinking ayudó a mantener el proyecto en el buen camino al centrarse en el alcance, diferenciando entre las funciones básicas que debían estar en el MVP y las funciones mejoradas que la organización podría ofrecer en una fase posterior del proyecto.

Por ejemplo, la incorporación de proveedores será uno de los procesos más importantes para la organización cuando empiece a gestionar un gran número de contratistas para trabajar en el edificio. Sin embargo, el primer día, la empresa solo tuvo que incorporar un número relativamente pequeño de proveedores, ya que asumió la responsabilidad de una serie de contratos y órdenes de compra existentes.

Por tanto, el equipo decidió gestionar manualmente el proceso de incorporación de este primer grupo de proveedores, liberando tiempo para centrarse en prioridades más urgentes para la implementación inicial de Oracle. Por otro lado, la ejecución manual de este proceso inicial de incorporación ayudará al personal a depurar los datos y comprender mejor los requisitos, lo que debería ayudarles a crear un proceso automatizado más sólido en la siguiente fase del proyecto.

Una de las principales lecciones aprendidas de IBM fue cómo comunicar el enfoque MVP y los beneficios de la normalización a las partes interesadas de la organización. Durante los sprints de diseño, el equipo combinado de IBM y el cliente utilizó IBM Blueworks Live para trazar e integrar los procesos de Oracle, de modo que todos pudieran ver exactamente cómo funcionaban. Esto ayudó a la gente a adoptar una forma de hacer las cosas más estandarizada y basada en buenas prácticas, en lugar de aferrarse a sus ideas preconcebidas sobre cómo deberían funcionar sus procesos.

Una vez finalizado el diseño del MVP, el equipo planificó y ejecutó la creación y las pruebas de las aplicaciones en la nube de Oracle para garantizar la entrega en el plazo previsto. Dado que el equipo había utilizado funciones integradas en la medida de lo posible, la mayor parte de la lógica empresarial ya había sido probada a fondo por Oracle, lo que significaba que el esfuerzo de pruebas podía centrarse principalmente en las áreas en las que se esperaban grandes volúmenes de transacciones o altos niveles de riesgo. Esto permitió ajustar el proceso de pruebas al tiempo disponible sin comprometer la calidad.

Aunque más del 60 % del proyecto tuvo que realizarse a distancia debido a la pandemia de COVID-19, el equipo cumplió sus plazos. Los módulos de RR. HH., adquisiciones y contratación se pusieron en marcha en menos de tres meses, seguidos del módulo financiero un mes después. Todos los procesos de transición fueron un éxito y los sistemas estuvieron en línea a tiempo para que los nuevos empleados empezaran a trabajar de forma productiva en cuanto se incorporaran a la organización.

Con las aplicaciones de Oracle Cloud en funcionamiento, la organización dispone ahora de las herramientas que necesita para gestionar su actividad diaria a medida que amplía su equipo y comienza a incorporar proveedores para apoyar el diseño y la entrega de docenas de proyectos de renovación vitales.

Al adoptar soluciones estándar del sector para finanzas, compras, RR. HH. y selección de personal, la organización cuenta ahora con un único conjunto de procesos de negocio claros y bien documentados, que le ayudarán a seguir siendo inteligente, eficiente y escalable a medida que crezca. Mientras tanto, la plataforma Oracle Cloud subyacente evolucionará para seguir el ritmo de los requisitos normativos y proporcionar una funcionalidad más rica, permitiendo a la organización centrarse en las preocupaciones a nivel de negocio, no en la infraestructura de TI.

La solución posibilita un gobierno sólido y una transparencia total, prioridades críticas para una organización que invierte dinero público. Los informes estandarizados de las aplicaciones de Oracle Cloud ayudan al organismo patrocinador y a la autoridad de entrega de la organización a comprender dónde se gasta el dinero y a elaborar comentarios y análisis en torno a contratos, solicitudes y órdenes de compra. También es fácil auditar las decisiones financieras y operativas, lo que permite una plena rendición de cuentas.

A medida que el trabajo se intensifique, la organización podrá informar sobre los totales anuales de control a nivel corporativo e identificar las áreas en las que el programa gasta de más o de menos. También podrá analizar la cadena de suministro, asegurarse de que se dispone de las autorizaciones adecuadas y comprobar que se paga a los proveedores de forma justa, precisa y puntual.

Dado que la organización es responsable en última instancia tanto ante el gobierno como ante el contribuyente, es fundamental poder justificar hasta el último céntimo del dinero gastado en el programa de restauración. Con la ayuda de IBM y Oracle, la organización confía en poder mantener la confianza del público en que el programa de restauración se gestiona con eficacia y ofrece la mejor relación calidad-precio para el dinero público, a medida que moderniza uno de los edificios públicos más emblemáticos del mundo.

Este cliente de IBM es responsable de la renovación de uno de los edificios públicos históricos más importantes del mundo. Constituida como empresa independiente en 2019, la principal función de la organización será contratar y gestionar a los contratistas y la cadena de suministro del proyecto.