Primanti Bros. quería mejorar sus procesos de oficina repetitivos consolidando el trabajo manual necesario para generar los informes diarios de ventas y mano de obra. Observando atentamente la situación, la empresa necesitaba un grupo de ocho gerentes regionales para obtener informes de ventas diarios para cinco ubicaciones cada una, tomando al menos 45 minutos por persona para generar 40 informes antes de las 10: a. m. cada día, incluidos fines de semana y festivos. La cadena de restaurantes se dio cuenta de que automatizar dichos procesos con IA ahorraría tiempo y costes operativos.

"Hay un límite de tiempo todos los días antes de empezar a administrar el restaurante. Uno se queda tan atascado en el proceso de copiar, pegar, rellenar y revisar una hoja de cálculo, cuando debería centrarse en analizar realmente los números y lo que dicen", afirma Stritmatter. "Por eso queríamos eliminar el trabajo pesado del proceso para liberar tiempo para pensar y planificar".

La automatización de procesos plantea una serie de desafíos para las empresas, pero Primanti Bros. se enfrentó a este desafío. Al trabajar con IBM e IBM Business Partner Salient Process, Inc., una firma de automatización de procesos de servicio completo, Primanti Bros. asignó un plan de modernización digital que utilizaría la IA para su departamento financiero. Mediante el análisis de diversas tecnologías de software, el equipo de planificación y análisis financieros encontró IBM Robotic Process Automation (RPA) para ofrecer el mayor retorno de la inversión (ROI) para casos de uso de automatización.

Jimmy Hewitt, asesor sénior de automatización en Salient Process, dice: "Me gustan especialmente dos cosas sobre esta tecnología de automatización específica. ........el bot no tarda nada en hacer el trabajo que a los humanos les costaba 2.000 horas al año; literalmente nos regala el tiempo. Dicen que no se puede comprar el tiempo. Digo: "¡sí que puedes!". En segundo lugar, la barrera de entrada a esta capacidad es muy baja".

RPA proporciona una interfaz de usuario intuitiva, lo que permite a casi cualquier persona crear un bot para realizar tareas automatizadas simples. El bot RPA de IBM es increíblemente flexible. Puede funcionar en múltiples plataformas y sistemas para recopilar información dispersa mediante IA. Primanti Bros. confía en la tecnología IBM RPA para convertir los informes diarios de ventas y mano de obra en una tarea manos libres con menos margen de error.

En el plazo de dos semanas, la nueva solución ya estaba implementada. Tres meses después, Primanti Bros. informó que ya se había amortizado. En lugar de sentarse detrás de un escritorio, los gerentes regionales de Primanti's ahora pueden dedicar más tiempo a ofrecer la mejor experiencia a sus "fans" (sus clientes). Con acceso a números y datos en tiempo real, el equipo de gestión puede comparar rápidamente las tendencias y comenzar a planificar el día.

“Uno de nuestros gerentes regionales dijo que es un alivio no sólo tener estos informes ya elaborados, sino también saber que son precisos. Nadie más entró e introdujo por error el número equivocado”, añade Stritmatter. “Como persona que maneja datos, eso me tranquiliza. Está libre de errores y sé que están buscando lo correcto”.

Primanti Bros. ahora completa los informes diarios de ventas y mano de obra en tiempo récord. En lugar de ocho gerentes cada uno dedican 45 minutos al día a la tarea, el bot de RPA se encarga de ello en tres minutos. Ahorra más de 2000 horas de gestión al año, y Primanti Bros. ahorra 84.000 USD en costes.

A medida que el restaurante avanza hacia más tecnología, el futuro de su aprendizaje automático y la IA no están limitados. Después de ver las capacidades del bot de automatización, otros departamentos de Primanti Bros. han enviado solicitudes para aplicarlas a sus propias necesidades de generación de informes.

"También estamos trabajando para mapear las solicitudes del departamento de contabilidad y TI. Podría haber cientos de informes que podamos automatizar cuando todo esté dicho y hecho, pero estamos dando prioridad a lo que tendrá el mayor impacto", explica Stritmatter. "Tenemos un plan a largo plazo para un crecimiento continuo al abrir más ubicaciones de restaurantes. De cara al futuro, esperamos llegar a un punto en el que necesitemos contratar a alguien interno sólo para gestionar nuestras automatizaciones, pasadas, presentes y futuras. Hay mucho espacio para crecer y no tenemos planes de ralentizarse. El bot será vital para mantener nuestro modelo de negocio escalable".

Primanti Bros. (enlace externo a ibm.com), una emblemática cadena de sandwicherías, fue fundada en Pittsburgh (Pensilvania) por Joe Primanti y sus hermanos en 1933. La famosa cadena es conocida por su exclusivo sándwich de carne a la parrilla, queso fundido, ensalada de col, tomate y patatas fritas entre dos rebanadas de pan italiano.

Tras duplicar el tamaño durante el último año, el Proceso Salient basado en EE. UU. (enlace externo a ibm.com) es un socio comercial de IBM y el proveedor líder de servicios y soluciones de hiperautomatización. Salient se especializa en Mapeo de Procesos, Minería y Análisis, Automatización Robótica de Procesos, Gestión de Procesos de Negocio (BPM), Gestión de Reglas de Negocio (Decisión) y Soluciones de Automatización, y mantiene una práctica saludable de consultores de implementación on shore, near shore y offshore.