Inspirar a los estudiantes a avanzar en las fronteras del conocimiento exige precisión en la gestión de todos los aspectos de la vida en el campus, ya sea la programación de cursos, el manejo de la inscripción de estudiantes o el cobro de tarifas de cursos. Para ayudar al personal a respaldar la excelencia educativa, la Universidad Estatal de Portland (PSU) mejoró sus herramientas de inteligencia empresarial con IBM® Cognos Analytics.
Como gran universidad urbana, todos los departamentos de PSU dependen de análisis detallados para que las operaciones funcionen sin problemas. ¿Cómo podría la universidad garantizar que el personal tuviera acceso a las mejores herramientas analíticas?
Para mejorar la funcionalidad y la facilidad de uso de su plataforma de inteligencia empresarial, PSU se actualizó a IBM® Cognos Analytics, lo que proporciona a 1500 usuarios una experiencia analítica aún más rica.
Con más de 27 000 estudiantes inscritos en más de 200 programas de grado, la principal prioridad de la Universidad Estatal de Portland (PSU) es garantizar que cada estudiante reciba una educación verdaderamente enriquecedora. Esto exige una excelente planificación y gestión de recursos.
Alison Nimura, Directora del Equipo de Inteligencia Empresarial de la Universidad Estatal de Portland, nos lo explica con más detalle: "Tanto si se trata de monitorizar la matriculación, asesorar a los estudiantes o elaborar el presupuesto para el año siguiente, casi todos los aspectos de la vida universitaria dependen de tener un acceso rápido a los datos clave de rendimiento y a los informes críticos para la empresa. Tenemos unos 1500 usuarios de Cognos, y muchos de nuestros departamentos operativos sencillamente no podrían funcionar sin los informes precisos e intuitivos que proporcionamos a diario.
“Durante muchos años, hemos utilizado IBM® Cognos para respaldar la generación de informes en toda la universidad, con gran éxito. Pero hay muchas oportunidades de mejora: siempre estamos interactuando con unidades académicas y personal administrativo para averiguar cómo llevar nuestras capacidades de generación de informes al siguiente nivel".
Después de recibir comentarios de varios usuarios, el equipo de Business Intelligence de PSU identificó varias formas de mejorar la generación de informes en toda la universidad.
Alison Nimura continúa: "Nuestros usuarios querían mejorar la apariencia de nuestras herramientas de generación de informes, con una interfaz más moderna que les permitiera adaptar y personalizar los paneles para que se ajustaran a sus necesidades individuales. También vimos el potencial de una interfaz de usuario más intuitiva que ayudaría activamente a los usuarios a explorar diferentes formas de mostrar información".
Por ejemplo, el equipo de inteligencia empresarial identificó una serie de casos de uso de visualizaciones que podrían ayudar a los usuarios a interpretar los datos de geolocalización con mayor precisión.
"Las herramientas que teníamos solo podían visualizar datos en mapas mundiales o nacionales", afirma Alison Nimura. "Queríamos profundizar mucho más y analizar los datos geográficos a nivel estatal, municipal o incluso de campus".
Y añade: “Los usuarios también dijeron que les gustaría tener un mayor control sobre la carga de sus datos en Cognos. En épocas de mucho trabajo, como los periodos de matriculación de estudiantes, tener que esperar a que TI añadiera datos a nuestro almacén central de datos podía retrasar a veces el trabajo de misión crítica".
Para satisfacer las solicitudes de los usuarios para avanzar en sus capacidades de Business Intelligence, PSU comenzó a buscar una solución que le permitiera desarrollar la apariencia y funcionalidad de sus herramientas de análisis.
"Tenemos miles de informes integrados en la plataforma IBM® Cognos, por lo que buscamos mejoras en los informes que funcionen con nuestra infraestructura de informes existente en la medida de lo posible", afirma Alison Nimura. "Consideramos integrar una herramienta de terceros como capa de visualización de datos, pero eso habría aumentado significativamente nuestros costos de licencias, además de dificultar la administración de la seguridad y la gobernanza de los datos».
Después de obtener más información sobre las nuevas prestaciones que se ofrecen en la última versión de IBM® Cognos Analytics, PSU decidió actualizar su entorno IBM® Cognos existente.
"Decidimos actualizarnos a IBM® Cognos Analytics porque, tras haber utilizado las soluciones de IBM durante varios años, sabemos que podemos confiar en que las soluciones de Cognos nos proporcionarán una inteligencia empresarial rápida, precisa y perspicaz. También nos atrajeron las nuevas opciones de personalización implementadas en la última versión, así como la capacidad de permitir que los usuarios carguen datos por sí mismos. Pensamos que estas nuevas capacidades proporcionarían al personal una mayor libertad para crear la experiencia de usuario que mejor se adapte a sus necesidades y estilo de trabajo.
"Por ejemplo, la última versión incluye entidades de representación cartográfica mucho más detalladas, visualizando los datos hasta el nivel del mapa de calles. Así que si tenemos un conjunto de datos que contiene coordenadas de latitud y longitud, la ubicación de los edificios de nuestro campus, por ejemplo, podemos explorar potencialmente toda una nueva gama de análisis".
PSU implementó IBM® Cognos Analytics en las instalaciones durante un período de nueve meses. La actualización se realizó sin problemas, con una interrupción mínima en el día a día de la universidad.
"No estábamos pasando a una plataforma completamente nueva; solo proporcionamos a nuestros usuarios una versión mejorada de sus herramientas familiares de inteligencia de negocio, lo que ayudó a facilitar la transición a la nueva solución. Para mitigar aún más el riesgo de interrupción, formulamos un plan de implementación detallado con la gestión del cambio en el centro de nuestra estrategia.
"También pedimos consejo al equipo de BI de la Universidad de Oregón, que también había actualizado recientemente a IBM® Cognos Analytics. Nos dieron una serie de consejos útiles que hicieron que la transición a la nueva solución fuera aún más fluida".
Gracias a que IBM® Cognos Analytics potencia su inteligencia empresarial, el personal de toda la PSU puede personalizar su espacio de trabajo según sus preferencias individuales y ejercer un mayor control sobre la creación, el análisis y la visualización de sus propios conjuntos de datos.
"Para nosotros, uno de los mayores beneficios fue lo perfecto que era la transición a la nueva solución", dice Alison Nimura. "Dedicamos un esfuerzo significativo a comunicar los próximos cambios y capacitar al personal sobre cómo usar la nueva interfaz. Ofrecemos videos para ayudarles a navegar por la interfaz, así como sesiones de formación individuales. Debido a esta preparación inicial y a la disponibilidad del producto, la actualización a IBM® Cognos Analytics se realizó sin problemas. Pasamos mucho menos tiempo de lo que esperábamos para solucionar problemas de producción.
“Los comentarios sobre la experiencia del usuario de IBM® Cognos Analytics han sido excelentes; a los usuarios les encanta especialmente la idea de paneles personalizables. Los paneles les permitirán arrastrar y soltar los datos que necesitan y crear un espacio de trabajo adecuado para ellos. La función de búsqueda de la nueva versión de Cognos también se ha mejorado considerablemente, por lo que es mucho más fácil para ellos encontrar los informes que necesitan.
"Y no solo es bueno para principiantes: nuestros usuarios más establecidos disfrutan de las nuevas funciones de carga de datos. En lugar de tener que perseguir a TI para cargar sus datos antes de que puedan profundizar en el análisis, pueden trabajar en sus conjuntos de datos con unos pocos clics".
PSU también está considerando cómo aplicar herramientas de visualización de geolocalización a una amplia variedad de actividades e informes, descubriendo formas interesantes de explorar este tipo de datos.
Alison Nimura afirma: "IBM® Cognos Analytics podría permitirnos seguir y predecir el flujo dinámico de personas por nuestros edificios, por ejemplo. Esto podría ser de gran ayuda en la programación de las clases, al identificar horarios que reduzcan los tiempos de desplazamiento entre clases, mejorando así la experiencia de los estudiantes. Este es sólo uno de los muchos casos de uso nuevos que Cognos Analytics pone a nuestra disposición”.
Y concluye: "Con IBM® Cognos Analytics, mantenemos todos los beneficios de un análisis de datos rápido y preciso, al mismo tiempo que obtenemos nuevas funcionalidades y brindamos a nuestro personal una experiencia de usuario más personalizada. La inteligencia empresarial toca casi todos los aspectos de la vida universitaria, así que empoderar al personal con herramientas analíticas mejoradas nos ayuda a ofrecer un entorno de aprendizaje aún más enriquecedor y estructurado para nuestros estudiantes".
La Universidad Estatal de Portland (PSU) (enlace externo a ibm.com) tiene un campus de 49 acres en el centro de la ciudad que atiende a unos 27.000 estudiantes cada año.Ubicada en el corazón de uno de los centros de cultura, negocios y tecnología más vibrantes de Estados Unidos, la PSU es reconocida en todo el mundo por programas como Planificación Urbana, Trabajo Social y Estudios Ambientales que involucran directamente a la comunidad y dirigen a sus estudiantes hacia la creación de un mundo mejor y más sostenible. Por tercer año consecutivo, Portland State University ha sido clasificada entre las 10 universidades más innovadoras por U.S. News & World Report.
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