"Nuestra herramienta de gestión de procesos era de código abierto. No había proveedores locales que pudieran dar soporte y la tecnología era antigua, por lo que no resultaba práctico que nuestros desarrolladores internos la aprendieran", explica Merve Faydali, gestora de solicitudes de experiencia del cliente de MNG Kargo. "No podíamos obtener los resultados requeridos por nuestras unidades de negocio. Además, queríamos automatizar muchos de nuestros procesos manuales como parte de nuestra transformación digital, pero la plataforma no era capaz de hacerlo".

Otro reto era la falta de integración entre los procesos empresariales de la empresa y sus sistemas de gestión de documentos. Muchos procesos se realizaban en papel y requerían el almacenamiento físico de los documentos. Resultaba difícil controlar la eficacia de esos procesos y proporcionar a la dirección información vital para la toma de decisiones empresariales.

MNG Kargo necesitaba una nueva plataforma escalable con la que automatizar sus procesos empresariales y un sistema de gestión de documentos digitalizado y automatizado para gestionar los contenidos de toda la organización.

"La capacidad de flujo de trabajo de automatización empresarial permite transferir fácilmente unas 5300 facturas al mes a nuestro sistema ERP, lo que mejora la continuidad operativa, un objetivo fundamental para una empresa de transporte líder en el mercado", afirma Faydali. "Además, ahora ejecutamos nuestro proceso de mantenimiento de vehículos utilizando la capacidad de flujo de trabajo, un proceso que anteriormente requería la mayoría de las facturas manuales en papel. Conseguimos ahorrar mucho esfuerzo integrando el proceso en el ERP".

Y prosigue: "También ejecutamos nuestras aprobaciones de paquetes no estándar a través de la capacidad de flujo de trabajo. Y hemos diseñado un nuevo proceso para que las solicitudes financieras de nuestras sucursales fluyan digitalmente a nuestra sede central. Este flujo principal de solicitudes tiene varios subflujos por debajo, lo que proporciona una jerarquía de aprobación entre las operaciones y la sede central".

La capacidad de gestión de contenidos de la solución sirvió de base para el sistema de gestión de documentos de la empresa, con el que esta puede digitalizar facturas y otros documentos cruciales y almacenarlos de forma segura utilizando un complejo sistema de seguridad integrado diseñado para proteger los documentos confidenciales de la exposición a usuarios no autorizados.

Trabajando juntos, los tres equipos (32bit, IBM y MNG Kargo) pudieron no sólo cumplir el plazo previsto de finalización del proyecto, sino también formar al equipo informático de MNG Kargo para que empezara a encargarse del mantenimiento del sistema y el desarrollo de aplicaciones. En tres años, ya estaba creando procesos por su cuenta.

En la actualidad, MNG Kargo está cosechando los frutos de sus nuevos sistemas de flujo de trabajo de automatización empresarial y gestión de contenidos. Con el primero, la empresa puede hacer un seguimiento de más de 2500 solicitudes de procesos empresariales y 8000 tareas al día, y su objetivo es aumentar el número de solicitudes de procesos empresariales a 4000 para finales de 2021, lo que supone un total de más de 10 000 transacciones al día.

Con flujos de trabajo automatizados:

• Los procesos automatizados de presentación de solicitudes de vehículos y generación de estimaciones diarias de cantidades y costes agilizan enormemente la aprobación de pagos, lo que aumenta la satisfacción de los proveedores.
  
  
• La automatización del proceso de reclamación de daños permite resolver y responder más rápidamente las reclamaciones, lo que hace más felices a los clientes.
  
  
• El acceso a información confidencial en documentos e informes proporciona más visibilidad de las conexiones concretas de causa y efecto en el proceso de indemnización por daños de transporte marítimo, de modo que la dirección puede tomar mejores decisiones empresariales basadas en valores medibles.
  
  
• La integración con el sistema ERP permite tomar decisiones de aprobación más conscientes y precisas en el proceso material gracias al acceso a la información sobre los productos solicitados por los usuarios y a la información sobre las existencias actuales.
  
  
• La transferencia automatizada de solicitudes por correo electrónico o carta de presentación permite una resolución más rápida en los procesos operativos de solicitudes financieras.
  
  
• Una mayor visibilidad de las facturas operativas ayuda a tomar decisiones de inversión, y un acceso más fácil a los datos de reclamaciones de los clientes ayuda a resolver problemas y mejorar los procesos en el origen del problema.

El personal también puede comparar más fácilmente los importes de las compras aprobadas con los de las facturas. "Antes, era difícil para los gestores detectar diferencias porque las aprobaciones se hacían por correo electrónico", explica Faydali. "Desde que implantamos este proyecto, la dirección puede ver todos los aspectos del proceso durante un periodo de meses, y gracias a ello se han frustrado algunos casos de fraude".

El nuevo sistema de gestión de contenidos también está teniendo un impacto muy positivo. Las solicitudes de procesos empresariales implican una media de 3000 documentos al día, lo que da lugar a 6000 transacciones diarias. La mayoría de estos documentos son facturas que contienen información confidencial. Además de procesar, gestionar y proteger los documentos, el sistema almacena copias de seguridad de aproximadamente 43 millones de facturas anteriores.

Con el sistema de gestión de contenidos:

• Los empleados dedican mucho menos tiempo a buscar facturas y otra documentación, lo que mejora la eficacia y ahorra dinero a la empresa.
  
  
• Los documentos se pueden recuperar fácilmente y su almacenamiento es más seguro.

En la actualidad, MNG Kargo está integrando procesos adicionales en su sistema y se prepara para la siguiente fase de su viaje hacia la automatización. "Renovamos nuestro contrato con 32bit a principios de año y tenemos previsto reunirnos tanto con 32bit como con IBM para conocer las nuevas tecnologías de IA y automatización robótica de procesos (RPA) el año que viene", concluye Faydali. Esa combinación de trabajo en equipo e innovación augura un éxito continuado a medida que la empresa desarrolle nuevos procesos automatizados que faciliten su transformación digital.

Fundada en 2003 y con sede en Estambul, Turquía, MNG Kargo (enlace externo a ibm.com) es un proveedor líder de servicios de mensajería y paquetería en Turquía. La empresa cuenta con más de 850 sucursales, 27 centros de transferencia, 35 minicentros y 14 direcciones regionales. Con más de 12 000 empleados, la empresa presta servicios a más de 600 000 direcciones al día en 220 países utilizando aproximadamente 3500 vehículos terrestres propios, además de vehículos de alquiler.

Acerca de 32bits Bilgisayar

Fundada en 1988 en Estambul, Turquía, el socio comercial de IBM 32bit ofrece a las empresas soluciones de software informático llave en mano, así como servicios de integración tecnológica y consultoría. Sus principales áreas de especialización son los procesos empresariales, la arquitectura orientada a servicios (SOA) y la integración, las aplicaciones financieras, móviles y de Java Enterprise Edition (JEE).