Todos los días, en aeropuertos, centros comerciales, hospitales y calles de Oriente Medio, los usuarios de aparcamientos realizan cientos de miles de transacciones con Mawgif (National Parking Company), uno de los pioneros del sector y uno de los mayores operadores de aparcamientos de Oriente Próximo.
En 2018, cuando el nuevo director financiero (CFO) Ali Haji se unió a Mawgif, le preocupó que los datos creados por estas transacciones de estacionamiento no se estuvieran recogiendo o utilizando de manera eficiente. Ali Haji cuenta con una amplia experiencia en el sector de los aparcamientos, ya que ha trabajado para una de las mayores empresas de aparcamientos del Reino Unido y Europa.
"Creo que hay que trabajar de forma más inteligente y no más dura, y estaba acostumbrado a disponer de información con solo pulsar un botón", afirma Ali Haji, CFO y miembro del consejo de administración de Mawgif, que anteriormente trabajó para una gran empresa británica encargada de las operaciones de aparcamiento de los aeropuertos de Heathrow y Gatwick. "Cuando llega el cierre de fin de mes, debería poder revisar y cerrar las cuentas financieras del mes anterior en cuatro días". Pero Haji descubrió que Mawgif tardaba 20 días en preparar el informe mensual.
El personal de Mawgif exportaba datos de distintas bases de datos, descargaba archivos PDF e introducía manualmente la información en hojas de cálculo de Microsoft Excel. El proceso daba pie a duplicaciones y errores de cálculo que dificultaban la reconciliación de discrepancias.
Los largos retrasos en los informes financieros y operativos también tenían implicaciones estratégicas. Como empresa en rápido crecimiento que busca nuevas oportunidades de negocio, Mawgif necesitaba datos actuales y completos para respaldar las decisiones relacionadas con la elección de nuevas ubicaciones, la adjudicación de contratos y la elaboración de previsiones empresariales.
"Con más de 4.000 máquinas de aparcamiento y parquímetros, el funcionamiento es muy similar al de un casino y hay que controlar cada transacción", afirma Haji. "Hice una revisión completa del sistema operativo y financiero para ver cómo podíamos recoger y auditar cada transacción. Fue un ejercicio abrumador".
En el Reino Unido, Haji confió en el software de análisis de IBM para agilizar la planificación y la elaboración de informes operativos y financieros. "Una de las primeras cosas que hice cuando llegué a Mawgif en Jeddah (Arabia Saudí) fue llamar a IBM Business Partner 1Direction Global en Riad porque tienen una gran experiencia con las soluciones de análisis de IBM."
"Mawgif tenía problemas al utilizar hojas de cálculo y no disponía de cifras reales cuando el equipo financiero se reunía con la dirección y el consejo de administración", explica Bhupendra Berdia, cofundador y director general de 1Direction Global. "Cuando se pusieron en contacto con nosotros, iniciamos inmediatamente sesiones de recopilación de información y debates".
El tiempo apremiaba, sobre todo cuando surgieron sospechas de que, debido a la incapacidad de recoger datos transaccionales en tiempo real, una cantidad desconocida de la recaudación de los aparcamientos corría el riesgo de ser robada. "Cada día que pasaba era un problema para mí", asegura Haji. "Le pregunté a Bhupendra: '¿Qué hacemos para resolver esto cuanto antes?'".
Tras una revisión en profundidad de los requisitos de Mawgif, 1Direction Global recomendó IBM® Planning Analytics with Watson®, una solución basada en IBM TM1®, una potente base de datos en memoria y un motor de cálculo. "Mawgif comparó IBM Planning Analytics with Watson con las soluciones de la competencia, y constató que IBM ofrecía una mejor automatización y potencia analítica multidimensional junto con ventajas en términos de costes", afirma Berdia. "También pudimos crear cuadros de mando en tiempo real desde la plataforma".
Mawgif construyó un sistema que agilizó el flujo de información para que su sistema ERP entendiera y siguiera cada transacción registrada por cada máquina y parquímetro. "Cada transacción es única, así que ¿cómo hago para llevar un seguimiento del dinero?", dice Haji. "Pudimos conectar el sistema operativo al sistema financiero para asegurarnos de que se comunicaran entre sí y de que se produjera una reconciliación automática".
La solución IBM Planning Analytics with Watson se puso en marcha en Mawgif en marzo de 2020, justo cuando la pandemia mundial de COVID-19 empezó a interrumpir las operaciones de negocio. La solución flexible basada en IA permitió a los directivos de Mawgif acceder a datos financieros y operativos mientras trabajaban a distancia. "Con los múltiples confinamientos, estuve cinco meses y medio atrapado en el Reino Unido y lejos de mi oficina en Yeda", relata Haji. "Cada día podía ver el negocio, al minuto, desde múltiples cuadros de mando en todos los países, incluidos Arabia Saudí, EAU y Jordania".
La solución IBM Planning Analytics with Watson comenzó a proporcionar una visión en tiempo real, transparente y muy detallada del negocio de aparcamiento de Mawgif. Aprovechando el mayor nivel de agilidad que ofrecía la plataforma, el equipo de soporte financiero y de sistemas de Mawgif puso en marcha una serie de investigaciones sobre cómo y dónde se estaban desviando ilegalmente las recaudaciones de los aparcamientos. Gracias a las herramientas de IBM Planning Analytics with Watson, Mawgif descubrió que se estaban produciendo robos en tres sucursales diferentes al mismo tiempo y tomó medidas rápidas para detener la actividad ilegal.
"Fue una gran maniobra. Cogimos a los culpables en plena acción porque podíamos ver las transacciones en el momento en que se producían", asegura Haji. "Debido a lo delicado del caso, lo presenté a la alta dirección y les mostré cómo podíamos ver cada máquina en cada calle y también quién estaba en la máquina, lo que implicaba una transparencia total. Quedaron muy impresionados, y fue posible gracias a IBM".
Además de reducir el tiempo necesario para preparar los informes de fin de mes de 20 a cuatro días, IBM Planning Analytics with Watson también ayudó a Mawgif a lo siguiente:
- Incrementar el rendimiento operativo en un 10% a través de la optimización de ingresos y la eficiencia como resultado de analizar y gestionar datos en tiempo real.
- Reducir el tiempo necesario para convertir los balances de comprobación en cuentas de pérdidas y ganancias y balances, pasando de ser una tarea de dos días a una operación de 10 segundos, en múltiples divisas.
- Reducir los gastos generales entre un 5% y un 8% mediante una mejor planificación estratégica, mejores sistemas, renegociación de contratos, reestructuración y consolidación de compras.
- Ahorrar más de 15 minutos en la investigación de las consultas transaccionales mediante la funcionalidad de desglose a nivel transaccional.
La solución de IBM también ahorró al departamento financiero de Mawgif un día de trabajo al mes al estandarizar los informes financieros de todas las sucursales para generar resultados inmediatos sobre el rendimiento del grupo.
La capacidad de profundizar en los datos de las transacciones fue un factor clave para mejorar las operaciones. "En un día cualquiera, tenemos más de 200.000 transacciones en múltiples divisas que se recogen a través de diferentes fuentes y métodos de pago, sin que yo cambie ninguna pantalla", afirma Haji. "He visto bastantes otros sistemas de informes, pero nunca había visto nada como lo que IBM es capaz de ofrecer".
Mawgif y 1Direction Global están trabajando juntos para ampliar su uso de IBM Planning Analytics con Watson para incluir previsiones de negocio continuas. "En lugar de tener un perfil de ingresos plano, de 365 días, tendremos una previsión móvil de 12 meses", dice Haji. "Es un proceso completamente dinámico y automatizado, y nos permitirá tomar decisiones empresariales estratégicas y evaluar el riesgo".
La funcionalidad de previsión continua a 12 meses también servirá de base para el proceso de planificación empresarial a cinco años de Mawgif. "Con la solución de IBM, el equipo está maravillado por el poder que tiene en su mano, es como tener una 'bola de cristal' para ver lo que les deparará el mañana en lugar de ver solo lo que ocurrió ayer", explica Haji. "Supone un gran cambio de mentalidad".
Mawgif forma parte de una de las mayores empresas de Arabia Saudí, el Grupo Al Musbah, un holding internacional que opera en los sectores minorista, de viajes, inmobiliario, hostelero, de alimentación y bebidas, oro y joyería, automoción, telecomunicaciones e informática. "Cuando el resto del grupo vio el verdadero resultado de la implantación de la solución de IBM, el consejo de administración decidió cambiarlo todo para conectarlo a la solución de IBM", asegura Haji. "Después de terminar el proceso de previsión continua para Mawgif, trabajaremos con 1Direction Global para implantar la solución para las demás entidades".
Mawgif (enlace externo a ibm.com), fundada en Arabia Saudí en 2008 y con sede en Jeddah, desarrolla y gestiona aparcamientos en todo Oriente Medio y tiene sucursales en Arabia Saudí, Jordania y Emiratos Árabes Unidos. Con más de 1.400 empleados, la empresa es también el principal inversor y operador de servicios y tecnologías de aparcamiento aeroportuario de la región. Mawgif es miembro del Consejo Internacional de Aeropuertos.
El socio comercial de IBM, 1Direction Global (enlace externo a ibm.com), con sede en Riad (Arabia Saudí) y presencia mundial en Australia e India, está especializado en gestión del rendimiento y la inteligencia empresariales. Sus áreas de interés incluyen soluciones IBM, consolidación e informes financieros y transformación de datos. Sus modelos de entrega incluyen el despliegue en la nube y en las instalaciones, y la implementación in situ y deslocalizada.
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Producido en los Estados Unidos de América, junio de 2021.
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