La pandemia del COVID-19 ralentizó las cosas para muchas empresas. Por ejemplo, las ventas minoristas, los viajes y los eventos deportivos experimentaron importantes caídas. Pero la respuesta mundial al virus también impulsó la innovación, inspirando a muchas organizaciones a desarrollar nuevas formas de realizar su trabajo más importante protegiendo la seguridad y la salud de sus empleados.
La transición de Kuwait National Petroleum Company (KNPC) hacia la automatización ilustra este fenómeno. Aproximadamente un año antes de la pandemia, el equipo de TI de KNPC di comienzo sus iniciativas para digitalizar y automatizar el importante flujo de comunicación interdepartamental utilizando software basado en la tecnología IBM Cloud Pak® for Business Automation. Estaban ajustando la automatización de procesos para cuatro departamentos y preparándose para incorporar a otros departamentos cuando la pandemia lo truncó todo.
Sin previo aviso, compartir documentos físicos y entregarlos a las partes interesadas de la organización se convirtió en una propuesta potencialmente peligrosa. Ya no valía un enfoque lento departamento por departamento para digitalizar el proceso para departamentos adicionales. Para que los documentos empresariales críticos continuaran compartiéndose como de costumbre, el departamento de TI, liderado por Anfal Al Rashed, jefe de proyecto de soluciones digitalizadas y automatizadas, tendría que acelerar la implementación y incorporar a todos los departamentos de la empresa lo más rápido posible.
Reducción del tiempo de ciclo
Ciclo de notas reducido de 5 días a <3 horas
Ahorros
La solución ha ayudado a ahorrar más de 607.740 hojas de papel
En 2019, KNPC comenzó a utilizar Easy Memo, una aplicación empresarial desarrollada por IBM® Business Partner EBLA Computer Consultancy Company que permite a las empresas redactar, revisar, aprobar y distribuir notas o cartas electrónicas. Easy Memo utiliza las capacidades de gestión de contenido de IBM® Cloud Pak for Business Automation para almacenar de forma segura las notas y la correspondencia críticas para el negocio de KNPC.
La solución también permite a KNPC firmar digitalmente documentos de una manera que cumpla con los requisitos establecidos por los tribunales de Kuwait, clasificarlos de acuerdo con la taxonomía única de KNPC y rastrearlos a medida que pasan por los procesos de revisión y aprobación. Además, Easy Memo permite a KNPC responder a las notas electrónicas del mismo modo, incluir archivos adjuntos con notas y realizar búsquedas completas de contenido.
Los empleados de los cuatro primeros departamentos de KNPC que adoptaron la aplicación Easy Memo se estaban acostumbrando al nuevo flujo de trabajo cuando comenzó la pandemia. Fue evidente para Al Rashed y el departamento de TI que toda la organización necesitaba la solución digital, pero lograr que otros 29 departamentos de KNPC aceptaran de buen grado el cambio presentó todo un nuevo desafío.
Afortunadamente, Al Rashed y el departamento de TI sabían exactamente qué hacer. "Tuvimos que enviar una nota electrónica firmada digitalmente a todos los jefes de departamento. Se dio una reacción en cadena cuando un departamento tras otro solicitó utilizar Easy Memo”, dice Al Rashed.
Después, el equipo incorporó a la plataforma entre 2 y 4 nuevos departamentos cada mes. "Ni siquiera necesitamos hacer sesiones de formación para ello. Una breve sesión de presentación fue más que suficiente para que los empleados valoraran lo que era y cómo usarlo", comenta Al Rashed.
En diciembre de 2020, los 33 departamentos de KNPC utilizaban Easy Memo para compartir, editar, firmar y almacenar notas y correspondencia. Esto incluye 168 divisiones y aproximadamente 5.000 empleados. En total, KNPC ha automatizado 26 procesos de actividades principales.
Los beneficios de la nueva solución han sido rápidos y notables. Para empezar, el ciclo medio de preparación de la correspondencia crítica ha pasado de cinco días a tres horas. La organización ya no necesita servicios de mensajería ni almacenamiento de papel, y su uso de papel y tinta ha disminuido considerablemente, ahorrando alrededor de 80 árboles y 303 cartuchos de tinta hasta ahora.
Ahora es más fácil realizar cambios e incluso los documentos que se someten a varias rondas de edición avanzan rápidamente en el proceso. La solución también permite a los empleados seguir el progreso de sus notas a medida que avanzan por la empresa, por lo que es fácil identificar y eliminar los cuellos de botella.
Además, se han eliminado los gastos de mano de obra relacionados con el archivado de documentos físicos (alrededor de 6 KD por archivo), al igual que los relacionados con la localización de documentos mal archivados (37 KD) y la reproducción de documentos perdidos (68 KD). De promedio, Easy Memo ayuda a los empleados de KNPC a dedicar aproximadamente un 75 % menos de tiempo a la correspondencia interna que en el pasado.
Ahora, el departamento de TI está analizando formas en las que IBM y Easy Memo puedan optimizar aún más los procesos. "Estamos investigando el reconocimiento de voz basado en Watson, y también estamos muy interesados en usar la automatización de procesos robóticos (RPA) para eliminar parte del tedioso trabajo que hacemos", concluye Al Rashed.
Establecida en 1960, KNPC (enlace externo a ibm.com) es responsable del refinado de petróleo crudo y de la venta y distribución de todos los productos derivados del petróleo en el mercado kuwaití. La compañía tiene dos refinerías con una capacidad total de refinación de 800.000 barriles al día y opera 63 estaciones de servicio, incluidas 3 estaciones móviles, y tiene previsto poner en servicio otras 82 estaciones en los próximos 5 años. KNPC emplea a unas 6.000 personas de diversas nacionalidades.
EBLA (el enlace reside fuera de ibm.com) se considera una de las mayores empresas de TI gestionadas profesionalmente en Oriente Medio y una compañía integradora de sistemas líder en la región del Golfo Árabe. Fundada en 1993, EBLA tiene oficinas en Kuwait y Qatar. Sus 250 empleados se centran en vender y apoyar una gama completa de soluciones empresariales.
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Producido en los Estados Unidos de América, noviembre de 2021.
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