Cuando se trata de procesos empresariales, Ian Cottrell es una especie de experto, y tiene los documentos que lo demuestran. Tras más de una década en el equipo de tecnología de la empresa británica de medios de comunicación y entretenimiento ITV, Cottrell regresó a la universidad para obtener su Máster en Administración de Empresas (MBA) con especialización en gestión de procesos empresariales.
Así que en 2014, cuando asumió su nuevo cargo como director de operaciones de canal de ITV, se quedó algo sorprendido por la respuesta que obtuvo cuando pidió ver los procesos de su nuevo equipo.
"Me dieron un grueso manual de instrucciones y diagramas de procesos que imprimí y guardé en un armario", explica. "Le pregunté: '¿A esto os dedicáis?' A lo que me contestaron: 'Pues sí'. Y esa fue la última vez que se imprimió el manual".
Esto significaba que el equipo de operaciones nunca estaba seguro de cuál era el proceso actual. También era casi imposible ver la evolución de las interdependencias entre procesos y departamentos, una situación que puede fomentar la ineficacia y la duplicación de esfuerzos.
Cottrell sabía que tenía que haber otra forma de hacer las cosas. La encontró con la oferta IBM® Blueworks Live, una aplicación de modelado de procesos empresariales basada en la nube y en software como servicio (SaaS). Actualmente, Blueworks Live es el eje central de todo lo que hacen Cottrell y su equipo.
Gran volumen de contenido
ITV debe programar y monitorizar 2,16 millones de fotogramas de contenidos cada día
Reducción de incidencias
En la actualidad, la organización experimenta menos de un incidente de programación al mes, frente a los 6 mensuales de 2015
Curva de aprendizaje más rápida
Aprender a utilizar Blueworks Live lleva menos de 1 hora
Entre las muchas tareas que recaen en Cottrell y el equipo de operaciones de ITV está la de planificar la programación de cada día hasta el último fotograma (25 por segundo), incluidos los programas, los anuncios y los avisos. "El trabajo de nuestros equipos de operaciones es mantenernos en antena todo el tiempo. Programamos cada uno de los fotogramas, y todos ellos tienen que verse con fluidez en pantalla”, afirma Cottrell. Con el software IBM® Blueworks Live, Cottrell y su equipo trabajan a partir de un proceso común al que los usuarios pueden acceder fácilmente desde cualquier navegador. Ese proceso, como todos los que el equipo ha plasmado en el software Blueworks Live, está en constante cambio.
"Si el resultado es un conjunto ordenado de mapas de procesos, es porque algo no va bien. No queremos que las cosas sean estáticas, no queremos que sea ese archivo de diagramas metido un cajón. Queremos cambiar constantemente, innovar constantemente, mejorar constantemente", afirma Cottrell. "Tener una visión estática de un punto en el tiempo nos impediría cambiar y avanzar. Blueworks Live siempre es representativo de lo que está pasando y eso, para mí, es lo mejor de la herramienta".
Además del proceso de programación, ITV utiliza el software Blueworks Live para gestionar los procesos de emisión de contenidos, la conectividad de programas en directo, la gestión de la producción y la entrega a plataformas a la carta, la gestión de campañas promocionales y mucho más. Cada proceso tiene su propio conjunto de requisitos y tareas estrechamente conectadas, junto con planes sobre lo que hay que hacer si algo sale mal.
Cottrell considera que el proceso publicitario es especialmente interesante porque entran en juego muchas consideraciones diferentes. "Dentro de los procesos comerciales, hay todo tipo de bucles y validaciones porque existen una serie de normas empresariales. Hay mucha comprobación de procesos, porque algunas de estas cosas son tareas del sistema y validación primaria, mientras que otras giran en torno a asegurarse de que no se está enfrentando a un anunciante de la competencia o poniendo un anuncio de apuestas durante la emisión de un programa infantil".
Cottrell atribuye al software Blueworks Live el mérito de ayudar a su equipo a colaborar y comunicarse eficazmente en todos los procesos. En los años transcurridos desde que se incorporó al equipo de operaciones, ITV ha reducido el número de incidentes en antena de seis al mes a menos de uno, lo que supone una mejora notable.
Pero Cottrell aún no ha terminado. También quiere incorporar a otros departamentos. "Si otros departamentos son capaces de entender lo que hacemos con lo que nos entregan, y si nosotros somos capaces de entender lo que les cuesta producirlo, empezamos a unirnos. Para que la gestión de procesos empresariales funcione de verdad, tiene que ser integral", explica.
Con Blueworks Live, es fácil avanzar hacia ese objetivo añadiendo nuevos procesos al marco existente. Cottrell calcula que la mayoría de los empleados, incluso aquellos que carecen de conocimientos informáticos, tardan menos de una hora en entender cómo funciona. Con el tiempo, le gustaría que todo el mundo en ITV trabajara con el mismo conjunto de procesos, siempre cambiantes pero siempre actuales.
"Tengo una especie de visión nirvánica en la que puedo recorrer Blueworks y seguirlo todo de principio a fin. Cada vez estamos más cerca de lograrlo”, concluye.
ITVEnlace externo comenzó su andadura en 1955 y hoy es una de las mayores productoras y distribuidoras de televisión comercial del Reino Unido. Además de producir una amplia variedad de contenidos propios, ITV opera ahora un total de seis canales y ha ampliado sus operaciones a todo el mundo con su popular emisora a la carta, BritBox International. Con sede en Londres, ITV emplea a más de 6400 personas.
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Producido en los Estados Unidos de América, agosto de 2021.
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