Una empresa de fitness buscaba impulsar su crecimiento global mediante una mayor automatización, innovación y eficiencia de sus operaciones financieras.La empresa contrató los servicios de IBM para que le ayudara a seleccionar la solución ERP adecuada para su negocio, una aplicación Microsoft Dynamics 365 basada en la nube y le proporcionara servicios de implementación y soporte en todo el mundo.
Para impulsar su crecimiento, un líder internacional del sector del fitness buscaba un proveedor de servicios con presencia mundial, conocimientos locales en mercados clave y experiencia en mejores prácticas que le ayudara a actualizar su sistema ERP.
La empresa seleccionó IBM Services para dar soporte a todas las fases de la solución, desde el análisis del producto hasta la implantación y el mantenimiento, para la oferta Microsoft Dynamics 365 para finanzas.
al externalizar el soporte a IBM® antes de adoptar la nueva solución basada en la nube
El fitness y la motivación suelen ser dos caras de la misma moneda. Durante muchos años, esta empresa se ha esforzado por ayudar a la gente a enamorarse del fitness diseñando experiencias de entrenamiento muy atractivas que coreografían los movimientos al ritmo de la música. A través de una red de franquicias y otros socios comerciales, concede licencias de programas de fitness en grupo en diversas categorías de ejercicios a casi 20.000 gimnasios de 100 países.Cada semana, los programas animan a millones de personas de todo el mundo a hacer ejercicio.
El negocio sigue impulsando el crecimiento, entre otras cosas ampliando la distribución de ofertas a la carta para llegar a 100 millones de experiencias semanales de entrenamiento a través de distintos canales.
Un crecimiento de esta magnitud requiere la misma concentración y disciplina que cualquier programa de ejercicio de éxito.Para ampliar el negocio, el equipo directivo necesitaba consolidar y optimizar los sistemas empresariales globales de la empresa.En el área de las finanzas, la empresa dependía del software ERP Microsoft Dynamics AX 2009 con una infraestructura heredada local y flujos de trabajo manuales basados en papel.La aplicación estaba cerca del final de su ciclo de vida de soporte técnico.Además, la base de usuarios del software había crecido rápidamente después de que la empresa comprara recientemente varias de sus franquicias en todo el mundo, y muchos usuarios expresaron su insatisfacción con el antiguo producto.La empresa deseaba disponer de funciones ERP más potentes que le permitieran alcanzar mayores niveles de automatización, innovación y eficacia en toda su organización.También necesitaba ofrecer una experiencia de usuario siempre excelente a empleados, socios comerciales y clientes, independientemente de su ubicación.
"Para nosotros es importante ser eficientes al 100% en todo lo que hacemos.Estamos creciendo a un ritmo en el que ya no basta con tener procesos manuales", explica el Director de Tecnología de la empresa."Sabíamos que tuvimos que cambiar".
El Director de Tecnología empleó un enfoque agnóstico respecto a los proveedores para actualizar el software ERP, reduciendo las opciones a la solución de software como servicio (SaaS) Microsoft Dynamics 365 para finanzas y operaciones y otras dos ofertas.Decidió contratar a profesionales externos para que le ayudaran a evaluar y comparar a fondo las ofertas y también a implantar y gestionar potencialmente la solución en una plataforma en la nube, una vez seleccionada.El equipo necesitaba utilizar un proceso de selección integral basado en las mejores prácticas de la industria. También requirió la presencia y la experiencia globales para realizar implementaciones con un riesgo mínimo y en cumplimiento de las normas y regulaciones de cada país.
La empresa eligió IBM Services para trabajar con ella en las múltiples fases de su despliegue global de ERP."Necesitábamos un socio local con un alcance verdaderamente global", afirma el Director de Tecnología."Esa es la razón principal por la que elegimos IBM.Otras ventajas vinieron de la mano, como un sólido proceso de selección, modelos de entrega y precios flexibles, y la posibilidad de aprovechar recursos en distintas ubicaciones, en función de las habilidades y los conocimientos."
La empresa se comprometió por primera vez con IBM Services en marzo de 2018.Como parte de una evaluación del valor de IBM Microsoft Dynamics, los consultores de IBM guiaron a los equipos de TI y finanzas a través de una evaluación en profundidad del software ERP.Utilizando la metodología IBM Enterprise Design Thinking™, ayudaron a alinear los requisitos de la solución empresarial de la organización con las mejores prácticas.A lo largo del proceso, cubrieron prácticamente todos los aspectos asociados con la adopción de cada oferta, incluyendo cómo cada una afectaría a la elaboración de presupuestos, previsiones, informes y otros procesos financieros de la empresa; al impacto en su infraestructura y personal de TI; al impulso de la eficiencia y a la reducción del riesgo.Los consultores de IBM también identificaron los posibles problemas de los usuarios y aportaron soluciones.A continuación, realizaron un análisis coste-beneficio para determinar el valor previsto asociado a la concesión de licencias y la implantación de cada oferta.
Al final del periodo de evaluación, el Director de Tecnología seleccionó la solución Microsoft Dynamics 365 sin dudarlo."El proceso de IBM me dio la confianza necesaria para ponerme frente a la junta directiva, poner la mano sobre mi corazón y decir que creo absolutamente que este es el camino correcto", afirma.
En julio de 2018, antes de la implementación mundial de Microsoft Dynamics 365, IBM Services asumió la gestión y las licencias del software Microsoft Dynamics AX local de la empresa.Al sustituir los servicios de soporte de TI locales por recursos subcontratados desde el IBM Client Innovation Center (CIC) de India, la empresa consiguió importantes ahorros de costes durante el periodo provisional en el que IBM ayudó a planificar un despliegue de ERP en varias fases.
Juntas, las dos empresas diseñaron nuevos modelos de negocio y procesos financieros utilizando la funcionalidad estandarizada de Microsoft Dynamic 365 con muy pocas personalizaciones."Tanto IBM como nuestro equipo han sido muy estrictos a la hora de alinearse con las funciones listas para usar y, gracias a ello, los beneficios son muy claros", explica el Director de Tecnología, que destaca la mayor velocidad de implantación, la simplificación de las actualizaciones mensuales de software y la reducción significativa del coste total de propiedad.Y añade que, una vez que la empresa automatice y consolide sus operaciones financieras básicas utilizando funciones estandarizadas, podrá introducir otras funciones más innovadoras, aprovechando el profundo conocimiento de IBM sobre la estrategia de los productos de Microsoft si es necesario."La base de IBM es la innovación y siempre están buscando formas de mejorar nuestro negocio.En lo que respecta a la aplicación Microsoft Dynamics 365, sé que cuento con un gran asesoramiento", asegura.
El despliegue mundial comenzó en la sede de la empresa.Aprovechando las herramientas de migración de datos de Microsoft Dynamics 365, IBM transfirió rápidamente los datos de la anterior aplicación local a la nueva solución SaaS, desplegada en una plataforma de computación en la nube de Microsoft Azure. La empresa, una de las primeras en adoptar las tecnologías en la nube, ya había trasladado sus otros sistemas de misión crítica a una plataforma en la nube.Los especialistas de IBM ayudaron a perfeccionar la estrategia en la nube para adaptarla a la nueva oferta de Microsoft Dynamics 365.En julio de 2019, la solución se puso en marcha, a tiempo y dentro del presupuesto, y luego IBM centró su atención en los despliegues en otras zonas geográficas.
Con cada despliegue, IBM puede aportar valor recurriendo a expertos en privacidad de datos, en fiscalidad y otros expertos que entienden las complejidades locales de operar en cada región.Por ejemplo, IBM ayuda a garantizar que la empresa evite el robo de datos de titulares de tarjetas cumpliendo la norma de seguridad de datos del sector de las tarjetas de pago (PCI DSS) dondequiera que opere la empresa.Además, IBM puede proporcionar un acceso rápido a los especialistas de software de Microsoft Dynamics ubicados en cada zona geográfica y servir como punto de contacto inicial para ponerse en contacto con Microsoft en caso de que surja algún problema.Una vez completado cada despliegue, IBM proporcionará servicios continuos de mantenimiento y soporte a través de su red mundial de centros de datos.
La empresa se beneficia de múltiples maneras al asociarse con IBM.En 2018, obtuvo aproximadamente un 50% de ahorro al cambiar la gestión de su aplicación local Microsoft Dynamics AX a IBM.Aprovechando su alianza con Microsoft y sus conocimientos sobre licencias en la nube, IBM también ayudó a la empresa a seleccionar el modelo de licencias de Microsoft Dynamics AX adecuado para sus necesidades empresariales, lo que generó un ahorro significativo en los costes de licencias en 2018.
Además, al colaborar con IBM para implantar la solución Microsoft Dynamics 365 utilizando funciones estandarizadas, la empresa puede simplificar y acelerar significativamente los despliegues. Al evitar múltiples personalizaciones como las que se utilizaban anteriormente con la aplicación Microsoft Dynamix AX, también puede mantener un bajo coste total de propiedad, minimizar los riesgos asociados a las actualizaciones de software y lograr un elevado aumento de la eficiencia, especialmente en lo que respecta a las transacciones intraempresariales.
Por ejemplo, la empresa genera ahora los principales estados financieros, incluidos los informes de fin de mes, mediante procesos automatizados y ágiles.Antes, los centros de costes internos de la empresa esperaban a menudo hasta varios días para recibir los informes de fin de mes desde una herramienta de generación de informes de terceros.Ahora, cada centro de costes puede ejecutar su propio informe detallado de fin de mes, con las transacciones pendientes claramente resaltadas, lo que en última instancia refuerza los controles internos y reduce las tasas de error a casi cero.La empresa también reduce los gastos de oficina en toda la empresa al recortar el consumo de papel.
Por último, con procesos totalmente automatizados respaldados por una solución diseñada para ofrecer una alta disponibilidad y rendimiento, la organización cuenta ahora con la ventaja fundamental del ERP para impulsar una mayor satisfacción entre los empleados y los socios comerciales.Puede ofrecer una mejor experiencia al cliente, por ejemplo, con una facturación más rápida y procesos de pago con tarjeta de crédito compatibles con PCI DSS.
A través de su relación continuada con IBM, la empresa está en última instancia mejor posicionada para impulsar la automatización, la innovación y la eficiencia en toda su organización y alcanzar sus objetivos de crecimiento."Con IBM, tengo una flexibilidad y una cobertura enormes", afirma el Director de Tecnología."Tengo diferentes niveles de capacidad a los que puedo recurrir para resolver diversos problemas.Ya no tengo que acudir a un socio y esperar.Confío plenamente en la capacidad de IBM para trabajar con nosotros".
La empresa crea y distribuye programas de fitness en grupo diseñados para motivar a los usuarios a través del movimiento y la música.Su oferta incluye programas de entrenamiento con pesas, entrenamiento a intervalos de alta intensidad, yoga, ciclismo, danza y artes marciales, entre otros.La compañía opera en todo el mundo.
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Producido en los Estados Unidos de América, abril 2020.
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