El futuro se parece mucho a un océano. Está en constante cambio. Y aunque una preparación adecuada puede ayudarle a navegarlo mejor, su incertidumbre puede arruinar rápidamente y sin piedad incluso los planes mejor elaborados.
Idaho Forest Group, LLC (IFG) sabía que necesitaba afrontar mejor este futuro incierto, por lo que contrató a Dan Redmond como nuevo Director de Planificación y Análisis Financiero de la empresa.
“Antes de que me contrataran”, explica, “IFG nunca había hecho una previsión. Lo único que hacían era cotejar los presupuestos con los datos reales a final de mes y luego añadir la experiencia personal y el instinto visceral para tomar decisiones. Así que no sabían cuál sería su flujo de caja futuro. Y eso los dejaba vulnerables y en apuros si había algún problema en una de las fábricas o si los precios bajaban".
En el momento en que Redmond se unió, IFG estaba experimentando cambios sin precedentes en el mercado debido al impacto de la pandemia. Mientras tanto, la empresa estaba trabajando para actualizar y mejorar uno de sus aserraderos, inmovilizando parte de sus reservas de efectivo para ese proyecto.
Más allá de los desafíos financieros, las ineficiencias de planificación de la empresa también estaban comenzando a interrumpir sus operaciones diarias, lo que resultó en plazos de entrega más largos para la entrega de productos y escasez ocasional de materias primas.
"En general, me gusta ser eficiente y hacer mi vida más fácil", añade Redmond. “Prefiero centrarme en los análisis y su revisión que tener que dedicar todo mi tiempo a elaborar un pronóstico. Pero hacíamos todo en hojas de cálculo de Excel. Dedicaba 80 horas al mes a esta tarea".
Y continúa: “Evidentemente Excel no es la herramienta ideal para esto, especialmente a medida que los modelos se hicieron más grandes. Estaba planificando en varias fábricas y sitios corporativos, y los datos que estaba viendo estaban plagados de errores. Después de haber trabajado con una herramienta de planificación en mi última empresa, sabía que había tecnología que podía ayudar".
Libera en torno al 25 % de la agenda de un ejecutivo al reducir los esfuerzos de previsión de más de 80 horas a menos de 15.
Utiliza la automatización de procesos para obtener un ahorro de tiempo del 25 % en todo el departamento de finanzas
Redmond e IFG no tardaron en encontrar esa ayuda con el Business Partner de IBM, ActionKPI, y su solución integrada de rentabilidad, impulsada por la tecnología IBM Planning Analytics. El nuevo software permite a IFG centralizar todos sus datos de balance, estado de resultados e informes de flujo de caja, lo que ayuda a simplificar los esfuerzos de previsión.
"En mi opinión", señala Lance Tylor, Consejero delegado de ActionKPI, "Planning Analytics es el siguiente paso en la evolución de Excel, y personalmente creo que es uno de los mejores productos del mercado. Y hemos podido tomar esa base y hacerla más funcional".
Con la solución integrada de rentabilidad, el personal de IFG puede mantener ahora una previsión continua de 24 meses que se actualiza constantemente con datos de productos, precios, ventas e inventario. Al mismo tiempo, los supervisores de las fábricas pueden generar previsiones diarias para priorizar mejor los programas de corte y equilibrar las cargas de trabajo a lo largo de la semana o el mes en cuestión.
"El equipo de ActionKPI conectó todo dentro de IPS", explica Redmond. "Así que ahora podemos ver los ingresos hasta la fecha. Podemos ver la composición de las ventas, los volúmenes de venta/MBF [1000 pies tablares] por fábrica. Podemos profundizar en los clientes. Podemos ver las entregas de troncos y cuáles son los precios y desglosar los diferentes componentes de esas entregas de troncos. Incluso podemos ver los datos de producción en vivo y compararlos con nuestras previsiones".
Para ayudar a simplificar la concesión de licencias en torno al software de Planning Analytics subyacente, ActionKPI ofrece su solución de rentabilidad integrada en virtud de un acuerdo de solución integrada de IBM. Y la tecnología de IBM, a su vez, proporciona el corazón de la solución, manejando el análisis y los cálculos complejos utilizados para construir pronósticos. Por supuesto, ActionKPI ha mejorado el software para generar más valor.
"IPS es más un marco que un simple producto", explica Tylor. "Hay cambios en los procesos. Hay integraciones de datos prediseñadas. Hay metodologías que implementamos en torno a la gestión y adopción del cambio. A continuación, envolvemos el servicio de soporte a su alrededor (un portal, un help desk) para poder ayudar a resolver cualquier problema con los modelos que se han desarrollado. Es un paquete completo”.
"Para realizar pronósticos, ahora hacemos que nuestros supervisores de fábrica accedan a la hoja de planificación de producción que creó ActionKPI", explica Redmond. “Y pueden cambiar las horas, las especies y los cortes para elaborar un plan de producción diario que se introduce directamente en la cola de pronóstico. Luego podemos ver estos niveles planificados en el módulo de ventas e identificar el valor en dólares de la producción por especie, por mes y por fábrica".
"Podemos tenerlo todo en cuenta", prosigue. “Podemos pronosticar los servicios públicos y el CapEx. Podemos prever el coste de la plantilla de una fábrica o departamento concreto. Y podemos agrupar todo eso en varios informes y supervisarlo a través de cuadros de mando personalizados. Ya no hacemos números. En su lugar, nos limitamos a actualizar el sistema, hacer una captura de pantalla y soltarla en un PowerPoint. Y luego los enviamos al propietario y a la junta para que los revisen".
Junto con sus capacidades de previsión, la solución de rentabilidad integrada también ayuda con la gestión del inventario.
“En el sector forestal, los balances de inventarios siempre son complicados”, señala Redmond. “Durante la primavera, cuando la nieve comienza a derretirse, es muy difícil sacar los troncos debido a las condiciones de la carretera. Por lo general, tenemos que sobrevivir con los registros que tenemos en el inventario actual. Por lo tanto, poder controlar los niveles actuales en toda la empresa significa que no nos vamos a quedar sin madera ni sin una especie específica".
Y la funcionalidad de la plataforma no se detiene ahí. Como explica Redmond: "La última herramienta de previsión que usé no ofrecía una función de comentarios. Pero con IPS, hemos tenido comentarios disponibles desde el primer día, lo cual es muy útil. A veces, estás viendo una previsión y hay un artículo que pusiste originalmente hace dos meses, y lo que hacías hace dos meses es difícil de recordar. Pero luego ves el comentario y todo tiene sentido".
Al aprovechar la solución ActionKPI, impulsada por el software IBM Planning Analytics, IFG aceleró drásticamente el tiempo de sus esfuerzos de pronóstico y generación de informes. De media, el departamento financiero de la empresa consiguió un ahorro de tiempo del 25 % en todas las operaciones gracias a la automatización de los procesos.
“Personalmente, pasaba alrededor de 80 horas cada mes haciendo malabarismos con hojas de cálculo para crear nuestros pronósticos”, señala Redmond. “Ahora sólo dedico entre 10 y 15 horas a la misma tarea. Literalmente se libera alrededor del 25 % de mi tiempo. Además, nuestro equipo de FP&A [planificación y análisis financieros] está operando de manera mucho más eficiente. Podemos apoyar a la empresa y gestionar aún más solicitudes de análisis sin tener que añadir personal".
"Les ayudamos a eliminar muchas de las hojas de cálculo que utilizaban al incorporar todo a Planning Analytics", agrega Tylor. "Extrae información de seis sistemas distintos, así que estamos creando un pequeño almacén de datos con informes integrados e interfaces que facilitan su uso. Se trata básicamente de una única fuente fiable para la planificación y el análisis de toda la empresa".
Y con una herramienta más completa e intuitiva a su disposición, IFG redujo su ciclo presupuestario anual de aproximadamente tres meses a solo un par de semanas. La solución también ayuda a reducir los niveles de estrés del personal de contabilidad, ya que ahora pueden responder a las preguntas del director financiero y del propietario en cuestión de minutos, lo que evita la laboriosa investigación que se necesitaba en el pasado.
Además, el retorno de la inversión (ROI) de la solución de rentabilidad integrada fue muy atractivo. Como señala Redmond, "se compara el coste de IPS con el costo de un sistema de contabilidad general, y se obtiene mucho más valor de ActionKPI, especialmente en lo que respecta a la creación y el análisis de informes".
Y concluye afirmando: “Con IPS ahora tenemos un pronóstico completamente carente de emociones. Y trabajar con ActionKPI solo será más preciso en el futuro. También es un gran consuelo tener a una empresa tan importante como IBM funcionando en el back-end".
Con sede central en Coeur d'Alene, Idaho, IFG es uno de los productores de madera más grandes de EE. UU. y fabrica casi dos mil millones de pies de placa cada año. En total, la empresa opera siete aserraderos y un único aserradero donde produce madera de varios tamaños y calidades a partir de diez especies diferentes de árboles.
Acerca de ActionKPI
El Business Partner de IBM, ActionKPI, es una empresa de consultoría de gestión especializada en llevar la gestión del rendimiento, los análisis y la mayor rentabilidad a los departamentos financieros. Con sede en Calgary, Alberta, la empresa también tiene una oficina en Dover, Delaware.
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Producido en los Estados Unidos de América, agosto 2023.
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