Como empresa de reciente creación, los objetivos clave de Hellenic Glass Industry eran impulsar operaciones de fabricación y distribución rentables. ¿Cómo podría obtener un control estricto sobre sus procesos?

Hellenic Glass Industry contrató a IBM Services para diseñar procesos empresariales integrados, respaldados por SAP S/4HANA que se ejecuta en IBM Services para aplicaciones SAP gestionadas.

Hellenic Glass Industry (HGI) nació a raíz de la desaceleración financiera mundial y se escindió de una empresa mayor llamada Yioula Glassworks S.A. en 2017. HGI heredó fábricas en Bulgaria y Ucrania, así como centros de distribución en Rumania y Grecia.

Elias Stassinos, director de información de Hellenic Glass Industry S.A., explica los desafíos a los que se enfrentó la nueva empresa: "Cada uno de nuestros sitios de fabricación y distribución se gestionaba eficazmente como negocios independientes. Debido a que cada ubicación tenía su propio enfoque para gestionar e informar sobre sus actividades, fue extremadamente difícil obtener una visión general única y precisa de nuestro rendimiento a nivel de grupo".

Manolis Kainourgiakis, Director General Adjunto y Director Financiero del Grupo Hellenic Glass Industry S.A., explica: "Como empresa recientemente independizada que opera en un clima económico volátil, la rentabilidad operativa fue un objetivo clave desde el principio. ¿Cómo podríamos construir una base operativa sólida y al mismo tiempo permitir un futuro sostenible para el negocio?

Aunque las prácticas de trabajo distribuido ofrecían autonomía a cada unidad de negocio, HGI estaba desaprovechando las economías de escala. Con la gestión de datos fragmentada, era muy difícil responder a las preguntas clave de manera oportuna, como ¿qué productos se venden mejor? o ¿qué productos generan el mayor margen? Sin información precisa, HGI corría el riesgo de perder ingresos críticos o no optimizar la rentabilidad. 

Al comienzo de cada mes, las fábricas y centros de distribución de Hellenic Glass Industry compartirían datos sobre pedidos, producción y niveles de inventario con la función financiera central de la compañía en formato de hoja de cálculo. 

Cerrar las cuentas cada mes exigía a menudo tres semanas de laborioso trabajo manual, lo que dejaba poco tiempo a la empresa para identificar oportunidades y amenazas potenciales y actuar en consecuencia.

Para resolver el desafío, Hellenic Glass Industry decidió utilizar medidas de todo el grupo e indicadores clave de rendimiento (KPI) para comprender el rendimiento y la eficiencia, con objetivos ambiciosos para la entrega de información. 

"Al convertirse en un negocio integrado, confiamos en que podríamos mejorar nuestra eficiencia y reducir nuestra exposición a los riesgos de ingresos", afirma Manolis Kainourgiakis. "Pero claramente nuestros sistemas de hojas de cálculo no estaban a la altura de la tarea. Nos propusimos definir nuestros requisitos y buscar una solución comercial rentable”.

La antigua empresa matriz Yioula Glassworks había confiado en múltiples plataformas ERP diferentes para ejecutar sus procesos comerciales principales. El equipo de HGI se dio cuenta de que tenían la oportunidad de implementar un sistema integrado para la nueva empresa, aprovechando las mejores prácticas mientras adaptaban las soluciones para HGI.

Manolis Kainourgiakis confirma: "Reconocimos rápidamente que SAP S/4HANA nos ofreció una forma altamente eficaz de gestionar nuestras operaciones: con una definición para nuestros KPI, una versión de la verdad para nuestros datos empresariales y procesos empresariales estandarizados para todas nuestras operaciones".

Hellenic Glass Industry seleccionó SAP S/4HANA con aplicaciones para finanzas y control, planificación de la producción, gestión de almacenes, ejecución logística y mantenimiento de la planta. Elias Stassinos comenta: "Otro factor importante que nos llevó a tomar la decisión de hacer de SAP S/4HANA la base de nuestro nuevo negocio fue la presencia local de la empresa en Grecia. Vemos que SAP es uno de los líderes de nuestro mercado y eso nos dio la confianza de que la solución satisfaría nuestras necesidades operativas específicas".

Para ayudarle a trazar sus procesos de negocio y configurar las soluciones SAP S/4HANA para dar soporte a la nueva forma de trabajar, Hellenic Glass Industry contrató a expertos de IBM Services. "Elegimos IBM Services porque era claro desde el principio que realmente querían que nuestro proyecto fuera un éxito", dice Elias Stassinos. 

"IBM siguió un enfoque de mejores prácticas basado en su metodología Ascend para SAP S/4HANA, combinado con buena fe, profesionalismo y flexibilidad que mantuvieron el proyecto avanzando cuando había golpes en la carretera".

Al trabajar con IBM Services, Hellenic Glass Industry implementó con éxito SAP S/4HANA utilizando IBM Services for Managed SAP Applications, una solución de nube privada de infraestructura como servicio (IaaS) basada en servidores IBM® Power S824 y almacenamiento IBM DS8870 altamente confiable. 

Suministrado desde un centro de datos de IBM en Grecia, SAP S/4HANA se ejecuta en el sistema operativo SUSE Linux Enterprise Server for SAP Applications.

"Cuando llegó a seleccionar la plataforma de infraestructura para nuestra solución SAP, IBM destacó como la opción clara", dice Manolis Kainourgiakis. 

"Hemos utilizado IBM Systems para apoyar a nuestro negocio global durante más de diez años, y las soluciones nunca nos han dejado atrás.  

"Basándonos en nuestra experiencia positiva de trabajar con IBM en el pasado, sabíamos que tenían la experiencia técnica y las capacidades de gestión de proyectos para apoyarnos de manera efectiva en nuestro viaje de transformación. 

"Al elegir los servicios de IBM para aplicaciones SAP gestionadas, obtenemos el rendimiento de los sistemas basados en el procesador IBM POWER8® sin necesidad de una costosa inversión de capital en una nueva infraestructura". 

Hoy en día, la compañía está formando a su fuerza laboral global en los nuevos flujos de trabajo, que incluyen adquisiciones, ventas y gestión de almacén e inventario.

"Nuestro entorno SAP S/4HANA ahora es totalmente operativo y nuestro próximo objetivo es capacitar a nuestro personal con las habilidades que necesita para alejarse de procesos manuales basados en hojas de cálculo y adoptar los flujos de trabajo de SAP", añade Manolis Kainourgiakis. 

"Nuestra relación con IBM Services sigue siendo extremadamente valiosa y el equipo de IBM proporciona asistencia continua con la formación de nuestros empleados".

A medida que continúa impulsando su transformación digital utilizando SAP S/4HANA en IBM Services for Managed SAP Applications, Hellenic Glass Industry confía en que cuenta con las capacidades que necesita para dar forma a operaciones globales ágiles y rentables.

A cada paleta de productos ahora se le asigna un identificador único en SAP S/4HANA, que se adjunta como un código de barras y se escanea a medida que los productos se mueven a través de la cadena de suministro. Con todos los datos de producción, inventario y logística gestionados por SAP S/4HANA, HGI tiene información inmediata y precisa sobre las existencias disponibles para la venta y dónde se encuentran en la empresa.

Obtención de información detallada

En la actualidad, Hellenic Glass Industry puede producir informes precisos sobre los KPI a nivel de grupo, incluida la cantidad de productos fabricados a diario, la cantidad de envíos enviados a sus instalaciones de distribución y el espacio disponible en sus almacenes. Fundamentalmente, el equipo financiero de la compañía puede usar estos datos para completar el cierre mensual en una fracción del tiempo.

"Antes, normalmente necesitábamos hasta el día 22 del mes para cerrar nuestros libros, pero desde que trabajamos con IBM Services para desplegar SAP S/4HANA, hemos reducido el cierre al día 8 del mes: un 63% más rápido", afirma Manolis Kainourgiakis. 

"Cuanto antes cerremos nuestros libros, antes podremos determinar si estamos en el buen camino para alcanzar nuestros objetivos de ingresos, y el cierre más rápido que estamos logrando con IBM y SAP nos equipará para tomar decisiones proactivas en un mercado competitivo. Seguimos avanzando para aumentar la eficiencia y creemos que finalmente podremos lograr un cierre de cinco días".

A medida que los empleados completen la transición al uso de SAP S/4HANA, Hellenic Glass Industry predice que aumentará sustancialmente la eficiencia en muchas áreas del negocio.

"Una de las grandes desventajas de trabajar con hojas de cálculo es el hecho de que su tamaño y complejidad aumentan rápidamente, lo que hace que mantenerlas actualizadas sea un proceso lento", afirma Elias Stassinos. "De media, calculamos que nuestros empleados que trabajan con hojas de cálculo tienen que volver a introducir los datos en tres lugares distintos, lo que reduce la eficacia y aumenta el riesgo de error humano. En el próximo año, predecimos que cambiar completamente SAP S/4HANA aumentará la eficiencia operativa en nuestros equipos de producción, almacén y administración en un 50 por ciento, y hasta en un 80 por ciento para nuestros analistas empresariales de nivel de grupo."

Manolis Kainourgiakis añade: "Con SAP S/4HANA en IBM Services for Managed SAP Applications, nuestro objetivo es minimizar el tiempo necesario para completar los procesos clave, empezando por nuestros flujos de trabajo de ventas. Una mayor eficiencia en todo el negocio ayudará a reducir nuestros costos operativos, aumentar nuestra agilidad y mejorar nuestra capacidad para competir en un mercado difícil. Nuestro objetivo final es aumentar nuestro margen de beneficios antes de intereses, impuestos, depreciaciones y amortizaciones [EBITDA] hasta el 35%, y nuestras soluciones IBM y SAP contribuirán de forma importante a lograrlo."

Preparado para el futuro

Al poner datos empresariales precisos en manos de los responsables de la toma de decisiones, Hellenic Glass Industry pretende ayudar a su equipo directivo a tomar decisiones bien informadas y basadas en datos. Para facilitar aún más el acceso a esta información empresarial en cualquier dispositivo, la empresa se está preparando para mejorar su solución con soluciones de movilidad de SAP.

"La capacidad de recoger una tableta y ver cómo todas las partes de nuestro negocio internacional están funcionando casi en tiempo real es una gran innovación", concluye Manolis Kainourgiakis. "Gracias a nuestro trabajo con IBM Services para implementar SAP S/4HANA en una nube privada basada en servidores IBM Power Systems, estamos creando una empresa compacta y eficiente que puede hacer frente incluso a las condiciones económicas más exigentes".

Con sede en Mandra, Grecia, Hellenic Glass Industry S.A. (enlace externo a IBM.com) es un fabricante y distribuidor líder de productos de vidrio. Especializada en contenedores y vajillas, la compañía opera centros de fabricación en Bulgaria y Ucrania, y centros de distribución en Rumania y Grecia.