Galp puso en marcha su iniciativa de integración global con las regiones de las islas Azores y Madeira de Portugal, dos mercados nacionales clave para su negocio de energía descendente.
Catarina Ceitil, Directora del Programa de Transformación ERP de Galp, dice: "Gracias a la asistencia de IBM® Services, estamos utilizando aplicaciones móviles SAP Fiori conectadas a la plataforma SAP S/4HANA para capacitar a los empleados de nuestras estaciones de servicio y conveniencia para acelerar tareas como el pedido de existencias y el aumento de tíquets de mantenimiento.En el futuro, utilizaremos datos de punto de venta en tiempo real para identificar rápidamente la combinación óptima de productos para cada tienda en función del comportamiento de compra detallado de los clientes. Combinadas, estas capacidades ayudarán a garantizar que los clientes puedan encontrar siempre sus productos deseados en nuestras estanterías, haciendo que vuelvan una y otra vez."
Ella continúa: "En nuestras operaciones B2B, hemos empezado a sustituir los procesos manuales por flujos de trabajo digitales automatizados. En colaboración con IBM Services, este esfuerzo ya está teniendo un impacto muy positivo en nuestros equipos de cuentas por pagar, donde hemos elevado el procesamiento directo de las facturas al 75 por ciento. Ahora estamos liberando a nuestro personal para que se centre en actividades de valor añadido y las reacciones han sido muy positivas: en una encuesta reciente, el 76% de los encuestados consideraron que el proyecto había sido un éxito".
Galp se está preparando para el futuro de la energía. La estrategia a largo plazo tiene como objetivo construir una cartera de activos competitiva, pasar de servicios centrados en el producto a servicios centrados en el cliente y aprovechar las oportunidades de transición energética a medida que surjan.
Como muchos líderes energéticos, Galp confía en los sistemas empresariales de SAP para gestionar sus procesos integrales. A lo largo de los años, los sistemas SAP ERP de la compañía se habían personalizado en gran medida, lo que dificultaba responder con agilidad a la iniciativa de transformación. Además de presentar desafíos prácticos para las empresas B2C, los procesos complejos y laboriosos para recibir mercancías a veces dieron lugar a errores de inventario negativos. Los sistemas personalizados también causaban dificultades en las operaciones B2B de Galp.
"Incluso hacer un pequeño cambio en las soluciones SAP ERP existentes podría requerir hasta seis meses de trabajo", confirma Catarina Ceitil. "Para hacer realidad nuestras ambiciones a largo plazo, a nivel organizativo estamos sustituyendo los silos operativos por unidades de negocio integradas, lo que permite una mayor eficiencia y una mejor experiencia del cliente. Por ejemplo, fusionando nuestras diversas unidades de negocio, podemos ofrecer un único punto de contacto para cada cliente B2B, en lugar de ejecutivos de cuentas independientes, órdenes de compra y facturas para cada área de productos".
Para acelerar su transformación, Galp reconoció que las capacidades digitales serían cruciales. En el corto plazo, el objetivo es permitir una mayor integración entre las unidades de negocio de la compañía, promoviendo una mayor eficiencia interna y una mayor comodidad para los clientes. A largo plazo, la empresa aprovechará sus datos para incubar la innovación de las empresas emergentes y respaldar nuevos modelos de negocio energético.
"Cuando escuchamos sobre el lanzamiento de SAP S/4HANA, reconocimos inmediatamente que podría ser un facilitador clave para nuestro proyecto de transformación", recuerda Catarina Ceitil. “A diferencia de otros proveedores que consideramos, SAP tiene soluciones maduras diseñadas específicamente para los requisitos de la industria del petróleo y el gas, y teníamos una gran confianza en que SAP S/4HANA satisfaría nuestras necesidades”.
Para ayudar a la empresa en su transición a la nueva solución SAP, Galp contrató a IBM Services como socio de integración de SAP.
"Desde el principio, IBM demostró un sólido conocimiento del sector del petróleo y el gas y una amplia experiencia técnica en las soluciones de SAP", continúa Catarina Ceitil. "Son las personas las que hacen una empresa y nos impresionó mucho el desempeño del equipo de IBM durante las entrevistas y mesas redondas durante todo el proceso de evaluación. Galp, IBM y SAP crearon un equipo capaz de entregar un proyecto complejo, exitoso y de múltiples etapas".
Basándose en el éxito de la conversión inicial a SAP S/4HANA en las Azores y Madeira, Galp e IBM han aprendido valiosas lecciones que les permitirán acelerar el despliegue continuo de la nueva plataforma SAP en todo el negocio global.
"En la siguiente fase, IBM continuará ayudándonos con nuestra transformación mientras pionera los métodos de implementación ágil híbridos", explica Catarina Ceitil. "Al aprovechar los sprints ágiles e iterativos en las fases de diseño y construcción y las metodologías en cascada para la conversión final de SAP S/4HANA (pruebas, capacitación e implementación), confiamos en que podemos completar la siguiente etapa del proyecto con un cronograma agresivo, acercándonos a nuestros objetivos de transformación a largo plazo".
Con sistemas empresariales estandarizados e integrados en el corazón de sus operaciones, Galp puede aumentar sus capacidades digitales rápidamente y con la escalabilidad necesaria para satisfacer la demanda futura.
Catarina Ceitil añade: "En el pasado, hacer cambios en nuestras aplicaciones SAP ERP podría exigir hasta medio año de trabajo. Con nuestras nuevas soluciones SAP, todo eso ha cambiado. De hecho, recientemente actualizamos a la última versión de la plataforma SAP S/4HANA en solo 10 semanas. Como resultado, podemos aprovechar las funcionalidades mejoradas rápidamente y sin ningún impacto negativo en nuestras operaciones diarias".
Trabajando con IBM Services, Galp comenzó mapeando sus procesos de negocio B2B y B2C en Madeira y las Azores, e identificando los cambios necesarios para construir flujos de trabajo integrados en SAP S/4HANA.
"La conversión inicial de SAP S/4HANA fue una prueba de concepto importante para el proyecto global y establecimos plazos agresivos para la puesta en marcha", afirma Catarina Ceitil. "IBM comprendió nuestros objetivos y siempre estaba dispuesto a ser flexible para ayudarnos a cumplirlos. Al principio del proyecto, IBM configuró un entorno de recinto de pruebas para SAP S/4HANA en IBM Cloud®, lo que nos permitió comenzar a trabajar de inmediato, sin esperar a que la infraestructura de AWS estuviera lista".
Inicialmente, IBM trabajó en paralelo con el equipo de proyectos de Galp. A mitad del proyecto, la crisis de la COVID-19 se disparó. Como el bloqueo nacional cerró las oficinas en Portugal, ambos equipos se vieron obligados a cambiar al trabajo remoto.
"Ante la disrupción de la COVID-19, los equipos de IBM y Galp estuvieron a la altura de las circunstancias con entregas puntuales y muy pocos problemas de implementación que resolver", continúa Catarina Ceitil. “IBM se esforzó por garantizar que pudiéramos impulsar nuestros procesos de diseño, prueba y capacitación de forma remota, y todos conducían hacia los mismos objetivos en cada paso. La colaboración fue un gran éxito y logramos lanzarla solo un mes después de lo planeado”.
Con sede central en Lisboa, Portugal, Galp (enlace externo a ibm.com) es una empresa energética comprometida con el desarrollo de soluciones eficientes y sostenibles en sus operaciones y en sus ofertas integradas para los clientes. Con 6.360 empleados y operaciones en 11 países, las ofertas de la compañía comprenden varios tipos de energía, desde electricidad de fuentes renovables hasta gas natural y combustible líquido. Como productor, Galp opera en la extracción de petróleo y gas natural de yacimientos situados a kilómetros por debajo de la superficie del mar y también es el mayor productor ibérico de electricidad a base solar.
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Producido en los Estados Unidos, febrero de 2021.
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