Por cada vehículo que alquila, Fleet Hire Services debe gestionar mucha información, desde contratos de arrendamiento y facturas hasta registros de reparaciones. ¿Podría encontrar una forma más eficiente de aprovechar este contenido?

Fleet hire Services trabajó con Open Connections para optimizar la captura y el almacenamiento de datos utilizando las soluciones de gestión de contenido empresarial de IBM, que permitían a los equipos gestionar operaciones complejas de forma más eficaz.

Durante más de 35 años, las empresas de todo el Reino Unido han recurrido a Fleet Hire Services y a su filial West Wallasey Car Hire Limited para disfrutar de servicios flexibles de alquiler de vehículos. Para ofrecer a cada cliente una experiencia de alquiler excepcional, los equipos deben gestionar grandes volúmenes de contenido de manera interna, desde la correspondencia con los clientes y los contratos de alquiler hasta las multas y las facturas.

Con su flota de 11 500 vehículos en constante expansión, y con un equipo relativamente pequeño que lo gestionaba todo, Fleet Hire Services descubrió que su floreciente negocio estaba superando rápidamente los procesos de administración de documentos existentes.

Tom Tierney, coordinador de proyectos informáticos de West Wallasey Car Hire Limited, cuenta la historia: "Tradicionalmente, hemos gestionado nuestras operaciones en papel. Por ejemplo, si un cliente llama para reservar un coche o una furgoneta, nuestro equipo de contratación anotaría sus detalles, introduciría la información en nuestro sistema de alquiler principal e imprimiría el acuerdo de alquiler y la hoja de comprobación de daños. Y cuando entregamos a clientes de todo el Reino Unido, firmaron la documentación. Luego, la documentación pasa a nuestros escáneres, donde nuestros equipos la escanean en un sistema independiente para archivarla; posteriormente actualizan el sistema de alquiler para cambiar el estado del vehículo que se va a alquilar. Era un proceso muy complicado, que nos hacía consumir una gran cantidad de tiempo y esfuerzo de nuestro personal; algo que sucedía en casi todas las demás áreas de la empresa».

Da un ejemplo: "Cuando queremos renovar o ampliar nuestra flota, normalmente compramos los vehículos a granel. Por eso no es raro que recibamos grandes lotes de facturas y albaranes de cientos de vehículos a la vez. Los equipos tenían que introducir manualmente la información de cada vehículo, como el número de registro, el número de motor, el número de chasis, el color, el impuesto sobre el permiso de circulación [RFL], el coste de compra y muchos más detalles, en nuestros sistemas de back-end, lo que suponía otra tarea tediosa y que consumía mucho tiempo».

Dándose cuenta que tenía que haber una forma más eficaz de gestionar sus crecientes volúmenes de información, Fleet Hire Services se propuso encontrar una solución que pudiera ayudar a liberar la presión sobre los equipos administrativos y respaldar formas de trabajo más racionalizadas y automatizadas.

La búsqueda de la empresa les llevó a Open Connections, un socio comercial IBM Gold, que propuso una potente plataforma de captura y gestión de documentos basada en el software de gestión de contenido empresarial IBM.

"Open Connections nos mostró que la gestión de contenido empresarial de IBM podría llevarnos exactamente a donde queríamos ir", recuerda Tom Tierney. "Llegamos a ellos con nuestros requisitos y una descripción general de cómo funcionaban nuestros procesos existentes, y nos ayudaron a ver cómo podíamos hacer las cosas mejor con las soluciones de IBM".

Fleet hire Services comenzó poco a poco, presentando IBM Datacap e IBM FileNet Content Manager como base para una forma más eficiente y consistente de capturar y almacenar información de alquiler de vehículos. La empresa trabajó con Open Connections para integrar las soluciones de IBM con las aplicaciones de back-end, incluido su sistema de gestión de alquileres. IBM Content Navigator proporciona una interfaz frontal intuitiva para la nueva plataforma de gestión de contenido, lo que permite a los usuarios empresariales acceder fácilmente a la información.

Cuando entregamos un vehículo a un cliente, este firma un contrato de alquiler que contiene un código de barras, que luego escanea Fleet Hire Services. Datacap extrae automáticamente la información clave de la imagen del documento y la envía al sistema de gestión de alquileres. Este proceso también activa una función de temporizador, que muestra cuánto tiempo lleva un vehículo en un estado determinado, como "Entregado" o "Recogido", lo que indica que la documentación no se ha devuelto al escáner. En el futuro, Fleet Hire Services está considerando introducir aplicaciones móviles y firmas electrónicas para los documentos de contratación, agilizando y facilitando así el proceso para los clientes.

Basándose en este éxito inicial, Fleet Hire Services se asoció posteriormente con Open Connections para ampliar las soluciones de gestión de contenido empresarial de IBM a todo el back-office.

"Una vez que vimos lo que la solución de IBM y Open Connections podía hacer por nuestros procesos de alquiler de vehículos, nos dimos cuenta de que había un enorme potencial para optimizar muchas otras áreas de operaciones", dice Tom Tierney. «Nuestra experiencia demuestra lo flexibles que son las soluciones de IBM: si bien inicialmente las introdujimos para resolver una necesidad específica, hemos podido adaptar el software para mejorar muchos otros procesos.

"El equipo de Open Connections ha sido el motor detrás de toda esta personalización. Sólo tenemos que acudir a ellos con una idea o un problema que queramos solucionar y ellos encontrarán una manera de hacerlo funcionar. Estamos muy impresionados por la calidad del trabajo que han realizado, así como por su apoyo y asesoramiento; han sido un activo incalculable para este proyecto”.

El nuevo enfoque de la gestión de contenido ayuda a los equipos de toda la empresa a trabajar de forma más rápida y eficiente. En las cuentas por pagar, Fleet Hire Services se ha alejado del procesamiento manual de facturas; hoy en día utiliza Datacap para extraer automáticamente la información clave de los documentos de facturación a medida que llegan, y almacena los datos en un repositorio central de FileNet Content Manager. Luego, el contenido electrónico pasa a los sistemas de contabilidad, listo para su revisión y pago.

Tom Tierney comenta: «Gestionamos cientos de facturas y avisos de penalización [PCN] al mes, e incluso miles en los momentos de mayor actividad, por lo que eliminar la necesidad de que el personal tenga que introducir manualmente la información de todos estos documentos ahorra a nuestra fuerza laboral una cantidad considerable de tiempo y esfuerzo.

«También gestionamos las facturas y las PCN de manera más inteligente. Open Connections nos ayudó a desarrollar una función que organiza las facturas y los PCN en función de la fecha de emisión y la fecha límite de pago. Si una factura o una PCN en particular se acerca a su fecha de vencimiento, se activará una alerta y se notificará al equipo que es necesario realizar el pago pronto. Esto hace que sea mucho más fácil para nuestro personal controlar su carga de trabajo, ya que pueden priorizar los puntos más urgentes y garantizar que nuestros proveedores, ayuntamientos y policía siempre reciban sus pagos a tiempo».

Además, los nuevos conocimientos sobre el contenido empresarial han ayudado a Fleet Hire Services a obtener importantes ahorros de costes.

Tom Tierney explica: «Todos nuestros vehículos deben estar sujetos a impuestos antes de poder usarlos en la carretera. Si compramos un vehículo, pero no tenemos la intención de usarlo de inmediato, tenemos que solicitar una notificación reglamentaria de vehículos todoterreno [SORN] para que no esté sujeto a impuestos, y utilizamos un número de referencia del libro de registro de cada vehículo para completar un SORN.

«Como tendemos a comprar vehículos al por mayor y los añadimos gradualmente a nuestra flota en el transcurso de unos meses, a menudo nos topamos con que pagábamos impuestos por los vehículos que se encontraban en un concesionario, un gasto totalmente innecesario, simplemente porque no teníamos una visión fácil de la situación fiscal de cada vehículo».

Y continúa: «Hoy en día, utilizamos Datacap para extraer automáticamente la información de los libros de registro de los vehículos y confirmar si deben estar sujetos a impuestos o no. Calculamos que ahorramos alrededor de 1.200 libras al mes al evitar costes fiscales innecesarios, y todo gracias a la mejora de la visibilidad que nos proporcionan las soluciones de gestión de contenido empresarial de IBM».

A medida que Fleet Hire Services continúa expandiendo su uso de las soluciones de gestión de contenido empresarial de IBM, tanto sus empleados como los clientes a los que atienden están disfrutando de los beneficios de un mejor acceso y control de la información.

Tom Tierney concluye: "Antes capturábamos muchos datos, pero no hacíamos mucho con ellos. Gracias a IBM y Open Connections, ahora estamos aprovechando al máximo nuestro contenido empresarial. Los equipos dedican mucho menos tiempo a buscar archivos en papel, imprimir documentos y teclear datos en diferentes sistemas; trabajan más rápido y con mayor precisión. Como resultado, pueden gestionar mayores volúmenes de trabajo, lo que nos ayuda a mantener el negocio creciendo de forma rentable, ya que podemos evitar aumentar la plantilla.

«Y lo que es igualmente importante, el aumento de la eficiencia permite a nuestros empleados dedicar más tiempo a las funciones de atención al cliente para centrarse en la interacción con los clientes. Al brindar un buen servicio cada vez que un cliente se pone en contacto con nosotros, lo fidelizamos, lo cual es vital para el éxito continuo de nuestro negocio».

Fleet Hire Services (el enlace está fuera de ibm.com) se especializa en el servicio y reparación de automóviles y vehículos comerciales. También ofrece servicios de alquiler de vehículos comerciales a través de su filial, West Wallasey Car Hire Limited. Fleet Hire Services opera actualmente una flota de más de 11 500 automóviles y vehículos comerciales ligeros, y sirve a pequeñas y grandes empresas en todo el Reino Unido.