El DWP se dio cuenta de que su transformación debía producirse en dos etapas. Primero, necesitaba recuperar el control de su parque informático, en manos de los proveedores externos que habían estado dando soporte a sus sistemas a lo largo de varios años. En segundo lugar, necesitaba rediseñar sus procesos de gestión de TI y entrenar a su equipo interno para impulsar el cambio, una iniciativa conocida internamente como "Servicio de clase mundial".

Como primer paso, el equipo del DWP decidió contratar los servicios de IBM Consulting para establecer una nueva arquitectura de nube híbrida. Ésta debía permitir al DWP alojar sus sistemas más cruciales y sus datos confidenciales en un entorno de nube privada rica en seguridad, aprovechando al mismo tiempo los servicios de nube pública cuando fuera necesario para aumentar la agilidad y la rentabilidad.

Haciendo uso de las instalaciones proporcionadas por Crown Hosting Services, el equipo del DWP e IBM construyó y aprovisionó dos nuevos centros de datos de última generación, conectados a los centros de datos existentes del DWP y totalmente probados para garantizar una alta disponibilidad y resiliencia. La nueva infraestructura está totalmente virtualizada y configurada como una nube privada, lo que proporciona una flexibilidad mucho mayor que el modelo anterior, que ejecutaba principalmente aplicaciones en servidores físicos independientes.

Con la infraestructura en su sitio, el equipo comenzó a migrar las aplicaciones críticas del DWP a los nuevos centros de datos, utilizando el método de migración de centros de datos de IBM, probado y demostrable. Los conjuntos de aplicaciones más grandes y complejos se migraron en una serie de oleadas, mientras que las aplicaciones más pequeñas, menos críticas o de menor riesgo se movieron una por una utilizando un enfoque transportador.

El equipo tuvo en cuenta las necesidades únicas de cada sistema frente a los exigentes plazos, virtualizando, redistribuyendo, remediando o sustituyendo las aplicaciones a discreción, para mejorar el rendimiento y la estabilidad al tiempo que se reducían los costes de infraestructura.

El equipo ejecutó el plan de migración a un ritmo rápido durante diez meses, trasladando un total de más de 60 aplicaciones a 1.500 servidores virtuales. Con una arquitectura de nube privada altamente escalable respaldada por cuatro petabytes de almacenamiento, los nuevos centros de datos ahora tienen la capacidad de soportar las cargas de trabajo del DWP en los próximos años.

Trasladarse a los nuevos centros de datos significaba que el DWP disponía ahora de la infraestructura moderna que necesitaba para asumir un mayor control de su estrategia de TI. Pero para obtener todos los beneficios, la organización también necesitaba rediseñar sus prácticas de gestión de servicios de TI. Por lo tanto, la segunda etapa del compromiso del DWP con IBM se centró en el análisis de procesos, la identificación de problemas, la capacitación del equipo interno de TI del DWP y la creación de un marco para impulsar la mejora continua.

Por ejemplo, un objetivo clave era reducir el número de horas de usuario perdidas, es decir, el número de empleados afectados por una interrupción del sistema multiplicado por la duración de la interrupción. El equipo estudió las principales causas de interrupción, identificó los puntos conflictivos clave e introdujo nuevas prácticas de gestión: por ejemplo, la realización de evaluaciones técnicas y de riesgos para todos los cambios, la creación de un modelo más preciso para clasificar la gravedad de los incidentes y el uso de herramienta de monitorización proactivas para ayudar a identificar posibles problemas antes de que causaran una interrupción real.

Era importante que el equipo de DWP adquiriera rápidamente las habilidades necesarias para implementar estos cambios por sí mismo y ser autosuficiente en la gestión del medio ambiente en el futuro. Por ello, el equipo de IBM se centró en capacitar al DWP para planificar y ejecutar la transformación: proporcionando metodología y ejemplos de buenas prácticas, definiendo los productos de trabajo, creando un backlog y capacitando a los equipos del DWP para llevar a cabo el cambio de forma independiente. Todas las comunicaciones hacían hincapié en el hecho de que el DWP impulsaba y controlaba todo el programa de trabajo, y que tanto la responsabilidad de la iniciativa como el mérito de su éxito corresponderían a los equipos del DWP implicados.

Para el DWP, el Servicio de Clase Mundial es una iniciativa permanente de mejora continua, no un programa puntual. En su trabajo con IBM, el departamento ha adoptado prácticas que le están ayudando a mejorar la gestión de los servicios de TI, aumentar la independencia y acelerar la transformación, consiguiendo en meses lo que sin este nuevo enfoque habría llevado años.

El Departamento de Trabajo y Pensiones (el enlace se encuentra fuera de ibm.com) es el departamento gubernamental del Reino Unido responsable de la política de bienestar, pensiones y manutención de los hijos. Gestiona y ofrece una variedad de beneficios de trabajo, discapacidad y salud enferma a aproximadamente 20 millones de personas.