En 2020, la institución se sometió a una expansión a gran escala de edificios e instalaciones, pero las soluciones móviles no estaban a la altura de los cambios propuestos. El departamento de Gestión de Instalaciones buscó actualizar su entorno móvil con un nuevo software y volver a implementar la última versión de Maximo en el mercado. El proyecto daría a los equipos de mantenimiento la capacidad de rastrear las condiciones y anomalías de los activos de manera más eficiente, utilizando monitorización remota, poniendo soluciones móviles en manos de todo el personal de sus instalaciones y permitiendo el acceso a los datos cuando no había una red.

El equipo también quería una nueva plataforma que pudiera ser personalizable y permitir la incorporación de las herramientas de desarrollo existentes. Estas capacidades facilitarían la transición de los empleados sin necesidad de tiempo adicional de formación para aprender nuevas herramientas. Cornell acudió a IBM en busca de ayuda de consultoría para la siguiente fase de la revisión de su plataforma de mantenimiento.

“No teníamos mucha experiencia interna en la implementación del nuevo sistema. Era Maximo, pero no era lo que es hoy. Seguía siendo mucho más robusta que las herramientas internas a las que estábamos acostumbrados", afirma Becraft. "También dedicamos mucho tiempo a estandarizar los nombres en todos los ámbitos, como en el caso de una unidad de tratamiento de aire. Había tantos componentes de normalización que íbamos a englobarlos todos bajo un mismo título de sistema y registro de datos. Pero necesitábamos ayuda para comprender la granularidad de lo que queríamos hacer, así como las mejores prácticas de planes de trabajo para los tipos de activos y recursos que teníamos". 

Con la ayuda de consultoría de IBM, el equipo de Cornell integró los sistemas heredados en la última versión de Maximo junto con la nueva solución móvil que permitiría a más usuarios. Se estableció un programa de capacitación para los empleados y, en unos pocos meses, la base de usuarios pasó de 10 usuarios piloto a 260.

"Eso fue una gran victoria para nosotros porque todo lo que necesitábamos hacer en Maximo lo podíamos hacer en la solución móvil", explica Becraft. “No tenía su propia base de datos separada de Maximo, sino que era una extensión de esta”.

Los beneficios de Maximo en dispositivos móviles incluyen:

• Monitorización remota de todas las operaciones
• Soporte de IA en operaciones para detectar anomalías
• Un espacio de trabajo más seguro para todos
• Gestión del mantenimiento: en cualquier momento y en cualquier lugar
• Mayor productividad para los técnicos
• Mayores conocimientos para que los equipos comprendan mejor la salud de los activos y actúen en consecuencia.

Cuando la pandemia de COVID-19 cerró Cornell en 2020 y los campus se vaciaron de estudiantes y personal, la necesidad de administración y mantenimiento de las instalaciones no se detuvo. Aunque el nuevo sistema contaba con funciones fuera de linea, la mayoría de los usuarios tenían que estar en el campus para utilizarlo compartiendo dispositivos, pero eso ya no era factible. La necesidad de impulsar más licencias de Maximo y dispositivos móviles se hizo más prominente.

Antes de la COVID-19, no todas las personas que se encontraban en las instalaciones tenían un dispositivo móvil. Los pintores, por ejemplo, no necesitaban acceso a Maximo antes de la pandemia. Rellenaban un impreso, lo entregaban a un coordinador administrativo y se introducía su tiempo y las órdenes de trabajo particulares. Pero con el personal administrativo fuera del campus y sin poder registrar las horas, los informes laborales precisos se volvieron más difíciles de capturar.

“Cuando llegó la Covid, no teníamos mucho personal en el campus y los registros de trabajo se volvieron cruciales para que entendiéramos dónde dejó alguien un trabajo. Además, como la gente tiene que coger la baja por enfermedad durante mucho tiempo, necesitábamos saber dónde podían sustituir a esa persona otros técnicos", dice Kristi Cooley, Responsable de TI en Cornell. "También tuvimos que pensar en la seguridad, mantener a los empleados físicamente separados y no compartir más dispositivos".

El acceso a Maximo y a dispositivos móviles ayuda a los técnicos a acudir a las urgencias en tiempo real. Los usuarios pueden estar en el campo trabajando en una cosa y tener acceso a las órdenes de trabajo inmediatas que llegan. Pueden asumirla o reasignarla a alguien en una mejor ubicación o con los recursos más adecuados para hacerlo, incluso si se trata de un equipo en otra zona.

"Con el COVID-19, necesitábamos adoptar un enfoque simplificado en nuestro mantenimiento y en los diferentes tipos de trabajo de los que éramos responsables", explica Becraft. “Teníamos una nueva dirección en nuestra división que creía en la toma de decisiones basada en datos. Necesitábamos que el sistema nos diera las respuestas que nadie más podía. La dirección empezó a examinar qué contenía cada orden de trabajo y quién estaba asignado a ese equipo y a otros. '¿Tenían que compartir recursos? Si un equipo tuviera un atraso importante en una zona, ¿podría alguien en otra zona ofrecerle apoyo para sacarlo del atraso?'”

Antes, Cornell utilizaba Maximo como sistema de facturación y entrega de trabajo. Ahora, también se utiliza como herramienta de gestión del trabajo para pronosticar el mantenimiento preventivo e integrar el mantenimiento correctivo y el trabajo de proyectos. La última actualización, habilitada por Maximo, admite más de 800 solicitudes de servicio diarias y brinda eficiencia y optimización. Elimina los procesos manuales redundantes y el costoso papel perforado especializado y mejora el servicio al cliente y la asistencia a los usuarios de Maximo.

“Gracias a Maximo hemos dejado de utilizar papel por completo”, añade Becraft. "Nadie utiliza papel para nada relacionado con el trabajo o los proyectos de mantenimiento, y somos capaces de convertirnos en una organización de mantenimiento de más alto nivel gracias a toda la información que podemos guardar en un solo sistema sobre todos los edificios y todos los sistemas que hay en ellos".

El equipo administrativo ahora puede asignar recursos, como las necesidades de personal, de manera más eficiente. Lo que antes requería cinco desarrolladores de TI ahora se mantiene en dos, lo que permite al equipo trasladar a los empleados a otras áreas esenciales. Hasta la fecha, el número actual de licencias y dispositivos móviles ha aumentado a 377 usuarios.

El ahorro de costes adicionales, sólo en el ámbito de la inspección, habla por sí solo. El nuevo entorno proporciona un reemplazo para una solución de inspección independiente, eliminando la necesidad de facilitar el intercambio constante de datos de Maximo a ese sistema. Los componentes de cumplimiento y regulación de Maximo también han mejorado la eficiencia del departamento de mantenimiento de la universidad.

"Una de las cosas que nos entusiasma es el nuevo módulo de inspección de Maximo", añade Becraft. "Solo en los últimos seis meses, ha creado muchas oportunidades de eficiencia y eficacia para todos nuestros grupos. Ahora se nos permite usar Maximo en lugar de registros en papel para la elaboración de informes y los datos se reducen a los activos que se inspeccionan".

Cooley añade: “El cumplimiento es una parte importante. Tenemos un sistema que puede rastrear todo lo que necesitamos hacer para lo que requieren las diferentes agencias. Contamos con una herramienta que nos permite comunicarnos en todos los niveles de la organización y brinda un nivel de confianza y responsabilidad en el trabajo. Muestra lo que realmente se necesita para mantener un campus”.

En el futuro, el departamento de Gestión de Instalaciones continuará trabajando para implementar plenamente su visión y estandarización en todas las instalaciones de la organización para convertirse en una operación más sostenible. Uno de los objetivos es eliminar los residuos materiales del campus y utilizar aún más los recursos que ya están en el terreno. La universidad planea actualizar Maximo, habilitado por IA, para ayudar a su personal de campo a identificar factores de rendimiento, mejorar la fiabilidad del mantenimiento y aumentar la utilización de los activos, reduciendo así los costes de mantenimiento.

“Tenemos áreas de gran éxito, pero también áreas de mejora en todos los ámbitos. Pero los activos, en general, han avanzado mucho”, afirma Becraft. “En cuanto a la sostenibilidad, estamos trabajando en la optimización de la cadena de suministro. Estamos usando el sistema para ayudarnos a no tener toneladas de materiales por todas partes en el campus o hacer pedidos anticipados antes de que los necesitemos para tenerlos a mano. También está en nuestra hoja de ruta incorporar a más usuarios y hacer más mantenimiento predictivo. Tenemos un nuevo sistema de automatización de edificios que nos gustaría integrar de manera más completa".

Becraft continúa diciendo: "A menudo prestamos más atención a lo que nos queda por hacer que a lo que hemos logrado hasta ahora, pero desde el principio hasta donde estamos ahora hay un crecimiento increíble. Lo que realmente hace Maximo es darnos la capacidad de tomar decisiones basadas en datos. Nos ha permitido obtener los recursos adecuados para hacer lo que necesitamos para apoyar a la universidad y sus misiones".

Ubicado en Ithaca, Nueva York, Cornell (enlace externo a ibm.com) es una universidad privada de investigación de tierras estatutarias de Ivy League fundada en 1865. El cuerpo estudiantil comprende más de 15 500 estudiantes universitarios y 10 000 estudiantes de posgrado de los 50 estados americanos y 119 países. La institución está dividida en siete facultades de grado y siete divisiones de posgrado en su campus principal.