Pero ninguna de estas características es posible sin una infraestructura subyacente sana y bien mantenida. El Departamento de Gestión de Activos Empresariales (DEAM) de la ciudad desempeña un papel fundamental en el buen funcionamiento de esas infraestructuras.

El departamento gestiona los activos físicos que están bajo el fondo general de la ciudad, como el ayuntamiento, el tribunal municipal, los centros comunitarios, las estaciones de bomberos y los precintos de la policía. En total, la división mantiene 51 instalaciones. Además, gestiona los programas de capital para nuevos proyectos de construcción de ciudades.

El compromiso con los ciudadanos y los trabajadores de la ciudad es fundamental para la misión de DEAM. "La columna vertebral del mantenimiento de las instalaciones es su servicio de atención al cliente", dice Remy Saintil, Comisionado de DEAM. "Los bomberos que viven en los parques, por ejemplo, necesitan un entorno en el que puedan ser productivos y estar listos para salir a apagar incendios. No pueden preocuparse de que el techo tenga goteras o que el sistema HVAC no funcione”.

Cuando Saintil se unió a DEAM en 2020, el sistema de gestión de activos del departamento se había anticuado. "Necesitábamos un sistema que nos permitiera crear programas de mantenimiento, aceptar solicitudes de órdenes de trabajo y luego comunicarnos continuamente con solicitantes", dice Saintil. "La gestión de activos empresariales es el nombre de nuestro departamento. Queríamos ser expertos en esa área y obtener nuestra certificación ISO 55001”.

La certificación aporta muchas ventajas a una ciudad. Al impulsar la gobernanza de la gestión de activos, ayuda a garantizar que las instalaciones estén bien mantenidas y que el dinero de los contribuyentes se gaste bien. Y al mejorar las calificaciones de bonos y seguros, puede ahorrarle dinero a la ciudad.

El proceso de certificación es riguroso e implica numerosas auditorías a lo largo de varios años. En la actualidad, solo hay ocho entidades certificadas, dos de las cuales están en el área de Atlanta: la Metropolitan Atlanta Rapid Transit Authority (MARTA) y el aeropuerto de Atlanta. Saintil y su equipo querían que fuera una trifecta de Atlanta, con DEAM como tercera.

Saintil formó parte del equipo que dirigió la iniciativa de certificación en MARTA y dirigió un proyecto independiente de prueba de concepto utilizando las capacidades de mantenimiento predictivo de IBM. Conocía a fondo los puntos fuertes de la solución, especialmente en relación con los requisitos de certificación, que son rigurosos y tardan años en completarse. "Necesitaba un sistema de gestión empresarial sólido con las funciones más recientes", afirma. "Sabía que esas capacidades estaban disponibles con IBM e IBM® Maximo Application Suite, así que ese es el camino que tomamos".

Afortunadamente, la ciudad ya tenía un contrato en vigor para utilizar IBM® Maximo Application Suite para la gestión de activos, con despliegues locales de gran éxito en varios departamentos. La solución proporciona una única plataforma integrada con acceso a aplicaciones integrales de monitorización, mantenimiento y fiabilidad en todos los departamentos respectivos. Esos departamentos pueden utilizar la plataforma para planificar y programar el mantenimiento, realizar un seguimiento de las órdenes de trabajo y gestionar los niveles de inventario de mantenimiento, reparación y operaciones (MRO) dentro de una única plataforma.

Pero Saintil quería aprovechar aún más las capacidades de la solución. Estaba especialmente interesado en usarlo como servicio gestionado basado en la nube, con IBM alojando y gestionando la plataforma en IBM® Cloud, y en sus funciones de mantenimiento predictivo que utilizan IBM® Watson Machine Learning.

La preparación fue clave para el éxito del proyecto. El equipo de DEAM trabajó con IBM® Expert Labs para establecer un plan. El primer paso fue educar a los empleados sobre qué era la gestión de activos empresariales y cómo les ayudaría a hacer su trabajo. Además de brindar capacitación en gestión de activos, Saintil trabajó con su equipo para que pudieran certificarse en Máximo.

Dado que las implementaciones anteriores de IBM® Maximo de la ciudad se habían ejecutado únicamente en las instalaciones, el equipo necesitaba actualizar el contrato de IBM para poder ejecutar la solución en IBM® Cloud como un servicio gestionado. Tomó tiempo resolver los detalles con la legislatura de la ciudad, pero los esfuerzos dieron sus frutos y el contrato se aprobó en 2021.

Con el contrato actualizado, el equipo del proyecto entró en juego. El equipo de IBM recurrió a Aquitas Solutions, socio comercial de IBM, para que les ayudara en la implantación. "Aquitas revisó el plan de procesos, el tipo de información relativa a nuestros activos que necesitaríamos recopilar y la forma en que recopilaríamos esa información y la introduciríamos en Maximo", afirma Saintil. "Decidimos aprovechar la sinergia y recopilar información relativa a las evaluaciones del estado de los equipos al mismo tiempo".

A lo largo de las fases de planificación e implementación, IBM® Customer Success estuvo entre bastidores, colaborando continuamente con los equipos de DEAM y Aquitas, realizando revisiones mensuales y aportando ideas y opiniones a lo largo del proceso.

Recopilar los datos requirió tiempo y esfuerzo. "Fue una tarea enriquecedora, que requiere muchas horas de trabajo", dice Tiffany Burden, Directora de Administración de DEAM. "Pero una vez que recopilamos la información, trabajamos con Aquitas para trasladarla al sistema. Y seguimos moviéndolo. No es un proceso que se detiene: está en curso. El sistema es tan bueno como la información que usted ingresa en él, por lo que también contamos con un equipo de personas que verifican la exactitud de los datos”.

El proceso de carga de la información en Máximo comenzó a mediados de 2022 y en marzo de 2023, DEAM lanzó su nuevo sistema de gestión de activos.

El nuevo sistema de gestión de activos establece la base sólida que DEAM necesita para lograr la certificación ISO 55001 y hace posible que el departamento haga cosas que nunca antes había hecho.

"Este sistema permite a los usuarios, ya sean directores, comisarios, supervisores o mecánicos de mantenimiento de instalaciones, acceder a un cuadro de mandos de consulta rápida", afirma Burden. "Nuestra mecánica puede ver inmediatamente sus tickets o supervisores puede ver la ubicación y el estado de todos los tickets abiertos y cerrados. También podemos recopilar métricas de rendimiento y ejecutar informes."

Los datos están en el centro de esa innovación. "No puedes ejecutar informes sin historial", dice Saintil. "Con la información que recopilamos ahora, estamos creando ese historial. Ahí es donde está el oro: tener datos que sean procesables, con los que podamos hacer cosas. Por eso nos complace tener esa capacidad para recopilar, dar formato y almacenar los datos correctamente en un sistema de gestión de activos. Todas esas cosas que no existían antes. Ahora que tenemos esa capacidad, es genial. Es maravilloso".

Mientras tanto, la reacción de los trabajadores municipales ha sido muy positiva, según Saintil. "Lo más emocionante es ver el entusiasmo de los empleados de las estaciones de bomberos y comisarías de policía al saber que si tienen un problema, ahora tienen una forma de comunicarlo".

La solución también contribuirá en última instancia a las iniciativas de sostenibilidad de la ciudad. No solo ayudará a DEAM a mantener y conservar los activos de la ciudad, sino que también ayudará a las instalaciones a funcionar de manera más eficiente y los técnicos ahorran tiempo y dinero en la ciudad reduciendo la necesidad de viajar para comprobar y arreglar equipos rotos.

El equipo tiene previsto seguir ampliando las capacidades de Maximo, sobre todo en el ámbito de la IA. "El uso de IBM® watsonx va a ser fundamental para nosotros", afirma Saintil. Por ejemplo, la posibilidad de cargar el manual de un activo en Maximo, enviar consultas y obtener una respuesta sobre lo que está mal en función de las preguntas y los datos introducidos". Tener un sistema que nos guíe a través de un problema de causa raíz nos ayudará enormemente".

La estratificación del mantenimiento predictivo también puede proporcionar información valiosa, por ejemplo, cuándo un técnico necesita más formación, cómo funciona un equipo en un día determinado en determinadas condiciones meteorológicas y cómo funcionará en función de la información recopilada.

"Una vez que eso entre en funcionamiento, tendremos un sistema realmente robusto, en el que ya no nos afectarán tanto las condiciones del entorno", dice Saintil. "Esa será realmente la prueba de fuego".

La base para el éxito futuro es sólida, fortalecida por el espíritu de trabajo en equipo entre DEAM e IBM. "IBM es nuestro mejor amigo ahora mismo", dice Saintil. "La relación ha sido fantástica. No siempre ha sido fácil trabajar a través de las regulaciones municipales. Pero incluso desde mis días MARTA, la relación con IBM ha sido fenomenal".

DEAM (enlace externo a ibm.com) es una rama del gobierno de la ciudad de Atlanta que se encarga de la gestión de activos empresariales de 51 instalaciones de la ciudad, entre ellas el Ayuntamiento de Atlanta, el Tribunal Municipal de Atlanta, el Cuartel General de Seguridad Pública, los parques de bomberos y los recintos, entre otros. El departamento también supervisa los nuevos proyectos de construcción de la ciudad y mantiene el inventario de propiedades propias y arrendadas de la ciudad. 

Acerca de Aquitas Solutions

Con sede en Atlanta, GA, el socio comercial de IBM, Aquitas Solutions, (enlace externo a ibm.com) es un proveedor de soluciones de IoT y gestión de activos empresariales. La empresa se fundó en 2006.