Con el auge de CNU, la dependencia del análisis manual de facturas médicas ralentizaba los plazos de entrega y elevaba los costes, lo que amenazaba con retrasar pagos críticos.

CNU puede procesar alrededor de 1,3 millones de facturas médicas al mes de forma más rápida y precisa que nunca, gracias al contenido digitalizado y a los procesos automatizados, impulsados por el software IBM Enterprise Content Management.

Central Nacional Unimed (CNU) comercializa planes de atención médica corporativa, beneficios especiales y atención especializada a algunas de las empresas más grandes de Brasil. CNU atiende principalmente a grandes empresas nacionales, que operan en un mínimo de tres estados y cubren al menos a 300 beneficiarios (tanto titulares de pólizas como dependientes). También trabaja con varias pequeñas y medianas empresas. Hoy, CNU tiene más de 1,6 millones de clientes en todo Brasil.

Cada mes, CNU procesa un promedio de 1,3 millones de facturas médicas en nombre de sus beneficiarios, de las cuales 120 000 vienen con documentos de respaldo. El proceso es complejo: los analistas deben evaluar la factura en función de una serie de factores, como los días de tratamiento, los tipos de servicios y suministros utilizados, los diagnósticos y más, para determinar si pagarán la factura completa, una parte de la factura o si la negarán por completo.

Anteriormente, la CNU se basaba principalmente en métodos manuales para evaluar las facturas médicas. El proceso no solo consumía mucho tiempo, sino que conllevaba un alto riesgo de error; lo que amenazaba con impedir que la CNU reembolsara a los proveedores sanitarios de manera rápida y precisa.

Con el crecimiento constante de los volúmenes de negocio, CNU sabía que los días del procesamiento manual estaban contados.

Felipe García Ríos, consultor de sistemas de CNU, explica: "Los retrasos eran cada vez más frecuentes y los costes aumentaban al tener que contratar más personal. No pudimos permitirnos seguir lanzando recursos en el problema y necesitábamos encontrar una forma de hacer que el procesamiento fuera más eficiente. Esto nos permitiría analizar las facturas más rápido y ampliarlas para manejar la creciente carga de trabajo”.

CNU revisó su enfoque para el procesamiento de facturas médicas, adoptando las soluciones de IBM Enterprise Content Management para digitalizar documentos y automatizar flujos de trabajo. En menos de seis meses, la empresa fue capaz de transformar montañas de archivos en papel en un amplio almacén de contenido electrónico e introducir una avanzada plataforma de gestión de casos que agiliza el análisis y la tramitación de facturas médicas.

Felipe Garcia Rios comenta: "A diferencia de otros proveedores, que solo podían ofrecer una combinación de soluciones puntuales, IBM pudo entregar el paquete completo. Conseguimos todo lo que buscábamos en una única plataforma integrada.

En la actualidad, cuando CNU recibe una factura, escanea el documento y utiliza una solución IBM Datacap para capturar e indexar automáticamente la información clave del archivo electrónico. Todas las facturas digitalizadas se almacenan en un repositorio central de IBM FileNet Content Manager.

IBM Case Manager proporciona a los analistas un único punto de control para procesar facturas médicas. Desde una pantalla, los usuarios pueden ver toda la información relacionada con un artículo en particular, incluido un desglose detallado de los procedimientos y precios, junto con una copia de la factura médica original. CNU también ha establecido una serie de flujos de trabajo de tareas que guían a los analistas en cada paso que necesitan revisar y procesar una factura.

La plataforma Case Manager se integra a la perfección con FileNet Content Manager y el sistema central de planificación de recursos empresariales (ERP) de CNU, lo que brinda a los analistas un fácil acceso a una gran cantidad de datos sobre pagos, clientes y proveedores.

El nuevo enfoque de CNU para la gestión de las facturas médicas ha impulsado la productividad de los analistas y les ha permitido trabajar de una manera mucho más flexible.

"Alejarse del papel ha cambiado por completo la forma en que las personas trabajan", afirma Felipe García Ríos. "Nuestros analistas ya no tienen que rebuscar en cajas y archivadores para encontrar la información que necesitan; basta con realizar una simple búsqueda y el contenido pertinente aparecerá en la pantalla de su ordenador. Y como varias personas pueden acceder a los mismos documentos simultáneamente, no hay necesidad de esperar por registros específicos, por lo que los analistas pueden ponerse manos a la obra”.

Y continúa: "Con un acceso más fácil al contenido y procesos más automatizados, nuestros analistas pueden gestionar su carga de trabajo de forma mucho más eficaz y realizar un volumen de trabajo mucho mayor que antes".

Las ganancias de eficiencia se han traducido en tiempos de ciclo más cortos e impresionantes ahorros de costos, como explica Paulo Januzzi, Director de Healthcare and Exchange: "Desde que introdujimos las soluciones de IBM Enterprise Content Management, hemos reducido el tiempo necesario para analizar las facturas médicas en un 35 por ciento y hemos acortado el tiempo promedio de procesamiento de las facturas en un 10 por ciento. El resultado es que los analistas pueden tomar decisiones más oportunas sobre el pago de las facturas y CNU puede reembolsar a los proveedores sanitarios con mayor rapidez, lo que nos ayuda a mantener relaciones positivas con estos socios.

"Además, al minimizar el uso de papel y realizar otras mejoras en los procesos, hemos podido reducir los costos administrativos en un 90 por ciento. Esto ha supuesto un enorme impulso para nuestros resultados".

Adoptar el contenido electrónico y los flujos de trabajo ha permitido a CNU eliminar las barreras del crecimiento, lo que permite a la empresa escalar las operaciones para gestionar volúmenes de negocio crecientes sin aumentar el personal.

Felipe García Rios señala: "Hemos llevado el procesamiento de facturas médicas al siguiente nivel con las soluciones de IBM Enterprise Content Management. Los equipos trabajan más rápido y con mayor precisión, y hemos podido manejar una carga de trabajo mucho mayor sin contratar personal adicional. Ahora tenemos la base sólida que necesitamos para seguir haciendo crecer nuestro negocio y ofrecer un servicio excelente y constante a nuestros socios y clientes, que confían en nosotros para acceder de forma rentable a la asistencia sanitaria".

Central Nacional Unimed (CNU) (enlace externo a ibm.com) vende y gestiona planes de seguro médico en nombre de Unimed, la mayor cooperativa sanitaria de Brasil. Fundada en 1998, CNU atiende a más de 1,67 millones de clientes y emplea a más de 1400 personas.