El efecto mariposa. En la cultura pop, es una noción que sugiere que un pequeño cambio en una condición inicial puede tener un profundo efecto en un sistema más grande.
En el caso de la Bureau voor Normalisatie (NBN), la organización belga para desarrollar y publicar estándares, ese pequeño cambio surgió en forma de bot basado en el software IBM® Robotic Process Automation.
La importancia de los estándares no se puede subestimar. Mejoran la calidad del producto y del servicio. Impulsan la eficiencia y facilitan el comercio. Y apoyan las economías nacionales y el comercio global al nivelar el campo de juego. Solo en Bélgica, el desarrollo y la publicación de una norma adicional aumentan, de media, el producto interior bruto (PIB) de Bélgica en 2,04 millones de euros al año, según un estudio de 2020 publicado por la VUB (Vrije Universiteit Brussel).
Como miembro nacional de Bélgica del Comité Europeo de Estandarización (CEN), NBN contribuye al desarrollo y a la publicación de normas europeas (EN). En promedio, CEN publica aproximadamente 1.100 normas EN al año, y NBN las publica todas como normas nacionales belgas (NBN EN), por mandato legal.
NBN es también el organismo nacional miembro de la International Organization for Standardization (ISO) y contribuye igualmente al desarrollo y la publicación de normas ISO. Si bien la NBN no está obligada a implementar todas las normas ISO como las normas belgas (NBN ISO), tradicionalmente publicaba unas cuantas cada año. Pero la demanda de las industrias belgas de normas NBN ISO ha aumentado en los últimos años. En 2020, NBN se centró en publicar más normas ISO.
Mayores resultados
Con el software RPA, NBN registra 2.150 estándares ISO al año, en comparación con 800 en el pasado
Ahorro de tiempo
El tiempo ahorrado con el software de automatización fue de 650 horas en 2021
Sin embargo, el trabajo tuvo que hacerse manualmente. Como la herramienta de automatización interna existente no estaba diseñada para cumplir con las normas ISO, NBN necesitaba recopilar información e introducir la información de las papeletas a mano. El proceso duró ocho semanas o más, limitando así el número de normas ISO que NBN podía publicar cada año.
"Era un trabajo tedioso y repetitivo", afirma Catherine Michel, experta en producción de NBN responsable del proceso de publicación. "Para registrar un estándar, hay que rellenar varios campos. Cada campo debe copiarse de un sitio o pantalla diferente y hay que buscar la información. El riesgo de cometer errores fue alto. Además, los empleados no podían dedicarse a esto todo el día porque tenían otras tareas que realizar".
En octubre de 2020, NBN contrató a Parplex, una empresa tecnológica especializada en soluciones de software de automatización robótica de procesos (RPA). Ellen Bartholomeeusen, Gerente de Operaciones de NBN, dice, "Para nosotros fue importante ver que Parplex era socio comercial de IBM. Y elegimos Parplex porque propuso la mejor solución".
La colaboración comenzó con un proyecto piloto centrado en el procesamiento de un pequeño subconjunto de papeletas. En enero de 2021, tras el éxito del piloto, Parplex centró su atención en la automatización de todo el proceso de implementación de las normas ISO como normas belgas y en la configuración del bot, llamado Otis. Parplex trabajó de forma iterativa y precisa y validó el bot para cada fase. Después de las pruebas integrales, NBN lanzó Otis en mayo de 2021.
Nordine Vandezande, propietaria de Parplex, explica: "El software RPA de IBM tiene todas las funciones necesarias para crear un bot y automatizar el proceso de votación de NBN. Configuramos el proceso completo: creación de las papeletas y recolección de la información de los estándares. El bot se ejecuta cada noche. Funciona según hojas de cálculo que contienen metadatos relacionados con ISO, como el número y la descripción del estándar. Al leer las hojas de cálculo, el bot sabe qué papeletas necesita crear y cuáles debe cerrar".
Otis funciona en una estación de trabajo completamente configurada por Parplex. Se integra con el sistema interno de gestión de información de productos (PIM), el sitio web ISO y las plataformas de software como servicio (SaaS) de NBN. Esto asegura que la información llegue a donde pertenece en tiempo real.
La Sra. Michel agrega: “Cada mañana vemos de inmediato qué papeletas se implementaron correctamente: están marcadas con 'ok'. En algunos casos, el bot no puede completar un campo porque falta la información en los sistemas ISO o por alguna otra razón. En estos casos, el bot señala que se necesita la intervención humana y de campo para hacer una corrección o completarlo”.
La Sra. Bartholomeeusen también aprecia la capacidad de la solución de informar de errores y fallos. “Facilita la tarea al mostrarnos lo que no ha funcionado para que podamos terminar la tarea muy rápidamente”, dice ella. "Yo diría que solo el 5% de las implementaciones de estándares requieren intervención manual. Desde el punto de vista de la velocidad y la calidad, la implementación del bot ha supuesto un gran valor añadido".
El número de normas ISO de NBN publicadas cada año se ha disparado.
En 2019, NBN publicó solo 140 normas ISO NBN. En 2020, con el apoyo de estudiantes en prácticas y cinco personas que crearon papeletas, publicó 800. Pero en 2021, utilizando tecnología de automatización, registró 2.150 estándares ISO NBN, un enorme aumento del 1.4355% en solo dos años.
"Gracias a Parplex podemos procesar una gran cantidad de estándares", dice la Sra. Michel. “Cuando se lanzó el bot por primera vez, realizamos pruebas y descubrimos excepciones. Cada vez, Nordine pudo mejorar el bot para manejar las excepciones, por lo que el bot fue mejorando cada vez más”.
Continúa: "Hemos avanzado enormemente. Para el próximo año habremos manejado las normas ISO que antes no estaban en nuestro catálogo. Con la tecnología de automatización de IBM, hemos acelerado la fluidez de nuestro catálogo de estándares y continuaremos nuestra colaboración con Parplex".
Para NBN es igualmente importante mejorar la calidad de los datos y ahorrar tiempo. El centro archiva alrededor de 4.000 papeletas nacionales al año. En el caso de las papeletas relacionadas con la elaboración de normas EN e ISO, la agencia calcula que ahorrará unas 150 horas de trabajo al año en 2020 y 2021. Para las normas ISO de NBN, ahorró 500 horas de trabajo en 2021.
"Liberar a nuestro personal de tareas repetitivas y tediosas es muy importante para nosotros", dice la Sra. Bartholomeeusen. "Y los clientes tienen acceso más rápido a nuestro contenido". La Sra. Michel está de acuerdo: «Como empleada de NBN, estoy muy contenta de poder centrarme en tareas de mayor valor y más cualitativas. El bot es mi mejor amigo".
Fundada por la ley en 2003 y totalmente activa por 2007, NBN (enlace externo a ibm.com) es una agencia del gobierno nacional de Bélgica responsable de facilitar el desarrollo, la publicación y las ventas de los estándares belgas, europeos e internacionales. Atiende a una amplia gama de sectores, como la energía, la construcción, los productos de consumo y otros. NBN también proporciona servicios para promover la difusión y el uso de estándares y cuenta con una cartera de 42.000 estándares. NBN tiene la sede en Bruselas.
El socio comercial de IBM, Parplex (enlace externo a ibm.com) es un proveedor galardonado de soluciones, servicios y soporte de automatización de procesos robóticos. Con más de 20 años de experiencia en automatización de procesos, Parplex sabe cómo evitar errores comunes y cómo ayudar a los clientes a implementar RPA con éxito. Parplex se encuentra en Heusden-Zold, Bélgica.
Legal
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Producido en los Estados Unidos de América, agosto de 2022.
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