AusNet es una empresa que vive de acuerdo con sus valores. Y uno de sus valores fundamentales es cuidar el bienestar de su gente, tanto de los empleados como de los clientes. Es una tarea difícil. Como una de las mayores empresas de transmisión y distribución de energía de Victoria, Australia, la empresa mantiene las luces encendidas para 1,5 millones de clientes y contrata a más de 1300 empleados para ayudarla a hacerlo.
Ese sentimiento de comunidad empieza desde dentro. "AusNet tiene una cultura muy inclusiva", dice Bernie Repacholi, Director de Sistemas de Personas y Habilitación de AusNet. "Nuestros empleados forman relaciones significativas y duraderas. Las personas están profundamente conectadas con nuestro propósito de acelerar un futuro sostenible".
"Eso se traduce también en lo que hacemos por los clientes, porque operamos en las comunidades donde vivimos", prosigue. "Desempeñamos un papel crucial en la conexión de esas comunidades a la energía y en el suministro de energía sostenible, segura, fiable y limpia".
Las personas ocuparon un lugar destacado en 2021, cuando la empresa descubrió pagos incompletos involuntarios a empleados actuales y antiguos como consecuencia de la cobertura y aplicación de los acuerdos y laudos laborales aplicables a la empresa.
AusNet optó por ser transparente al abordar el problema. "Uno de los valores fundamentales de AusNet es que hacemos lo correcto", dice Repacholi. "Realmente queríamos estar a la altura de ese valor". La empresa comunicó voluntariamente el problema a los organismos reguladores y se puso en contacto con los empleados, que recibieron un pago retroactivo de corrección.
Al mismo tiempo, AusNet comenzó a trabajar con IBM, con la que ya tenía una relación, para evaluar su plataforma de recursos humanos. La plataforma estaba compuesta por tres sistemas separados. Mientras estaba funcionando, a los gestores y a sus empleados les resultaba difícil y lento averiguar en qué sistema iniciar sesión para un propósito determinado.
Como parte de sus obligaciones legislativas de mantener registros de tiempo y asistencia, la empresa exigía a los empleados que rellenaran hojas de horas. La mayoría de los empleados no estaban acostumbrados a tener que hacerlo y el sistema les resultaba difícil de manejar.
AusNet necesitaba modernizar sus procesos de recursos humanos existentes mediante la consolidación de sus múltiples sistemas, la reducción de las intervenciones manuales y la agilización de las tareas de recursos humanos para los empleados y gerentes.
reducción del tiempo administrativo de RR. HH. estimada para los próximos 5 años.
procesos empresariales de 3 sistemas consolidados en 1
A la hora de determinar el mejor enfoque para modernizar su sistema de recursos humanos, AusNet consideró dos opciones principales: mejorar la plataforma existente, que incluía módulos de talento obsoletos de SAP SuccessFactors, o sustituir su anticuado sistema por SAP SuccessFactors Employee Central, un sistema de información de recursos humanos (HRIS) basado en la nube. Como asesor de transformación en el proyecto, servicios de consultoría de SAP SuccessFactors, parte de la transformación empresarial de IBM Consulting analizó el problema desde una perspectiva sistémica y recomendó la última solución.
Con SAP SuccessFactors Employee Central como base, AusNet eligió varios módulos adicionales para ayudar a cumplir sus requisitos comerciales y mejorar la productividad. En primer lugar, seleccionó un módulo de tiempo y asistencia para garantizar que los empleados recibieran el pago correcto. Además, ha mejorado sus módulos de talento existentes.
Al trabajar como un solo equipo, otro valor fundamental interno de AusNet, IBM y AusNet unieron fuerzas con expertos en la materia de SAP para implementar la solución en julio de 2022, utilizando un único gestor de proyectos para dirigir el esfuerzo. Crear un sistema de software y un marco de cumplimiento en torno a los acuerdos empresariales supuso un gran reto. El proceso supuso muchas horas de incorporación de normas empresariales, información de documentos jurídicos y métricas de cumplimiento.
Aunque el equipo de TI de AusNet inició el proyecto y estuvo muy involucrado en todo momento, el equipo de recursos humanos dirigió gran parte del diseño del sistema. Mediante una combinación de principios ágiles y diseño centrado en el ser humano, el equipo se vio, no obstante, limitado a la hora de solicitar la opinión de los empleados por requisitos de conformidad.
"Tuvimos la intención de hablar con los empleados y directivos sobre cómo nos gustaría que participaran", dice Repacholi. "Creamos un grupo de referencia empresarial que se encargó de garantizar que las personas de la empresa relacionadas con el proyecto supieran lo que estaba sucediendo. Algunas cosas estaban en juego y otras no. Así que nos aseguramos de que el plan de cambio estuviera muy claro en ese sentido".
Al mismo tiempo, el equipo se mantuvo fiel a la práctica de transparencia de AusNet, contactando a los empleados en todo momento. También trajo un grupo de prueba cuando fue necesario. “Hubo algunas cosas que descubrimos por el camino que obligaron a replantear el trabajo de configuración”, dice Repacholi. "La ventaja fue que IBM nos hizo saber: 'Sea lo que sea que tengamos que hacer para llegar al final, seguiremos adaptando el sistema para cumplir con los requisitos personalizados de AusNet, garantizando que se haga bien'".
En última instancia, el equipo implementó la solución y consolidó 38 procesos de negocio de tres sistemas en uno.
En la actualidad, AusNet está cosechando los frutos de su nuevo sistema de recursos humanos. La rapidez de comercialización es crucial para atraer y retener talento. Para ello, el nuevo sistema ha acelerado enormemente el proceso de aprobación de contrataciones de AusNet. Antes, las solicitudes de nuevos puestos debían pasar por tres niveles de aprobación. La aprobación final corresponde al director general ejecutivo, que puede tardar hasta dos semanas. Ahora, un equipo de cumplimiento es el único encargado de dar el visto bueno y lo emite a diario.
Los empleados ahora pueden completar fácilmente las hojas de tiempo en sus dispositivos móviles y están entusiasmados con los beneficios adicionales que brinda el sistema. "A la gente le encanta la visibilidad de cómo funciona", dice Repacholi. “Los líderes tienen paneles de control de horas donde pueden ver patrones de cuánto tiempo se dedica a los proyectos. El sistema incorpora reglas de negocio para el seguimiento del tiempo y las aplica automáticamente si, por ejemplo, los empleados tienen derecho a dietas u horas extraordinarias".
La dirección sabe ahora exactamente lo que cobran los empleados en función de las horas que han trabajado. Esa capacidad también abre conversaciones sobre la salud y el bienestar cuando los empleados trabajan horas extra. La dirección puede ver y responder rapidamente a aquellas areas del negocio donde existen desafíos de recursos.
Con el marco de cumplimiento codificado en el sistema, AusNet puede confiar en la precisión de los datos y sistemas subyacentes. En lugar de que la dirección se refiera a hojas de cálculo al asignar empleados a nuevos puestos, el sistema asigna automáticamente los puntos de pago correctos sin intervención manual, información que es claramente visible para todos los empleados.
Durante los próximos cinco años, AusNet proyecta que podrá reducir el tiempo administrativo de los recursos humanos hasta en un 50 %. Actualmente, la empresa está estudiando posibles características y funcionalidades adicionales dentro de SAP SuccessFactors, como la renovación de su proceso de incorporación y la mejora aún más de las experiencias de sus empleados.
"En este proyecto, todos nos unimos y trabajamos como un solo equipo con un resultado compartido", concluye Repacholi. "Sabíamos que IBM no iba a salir por la puerta en cuanto nos lanzáramos. Realmente es una relación que se basa en la confianza mutua. Confiamos en IBM e IBM confía en que le proporcionaremos la información necesaria para crear soluciones que, en última instancia, respondan a nuestras necesidades".
Con sede en Melbourne, Australia, AusNet (enlace externo a ibm.com) es una empresa de transmisión y distribución de energía que opera tres redes reguladas de electricidad y gas en Victoria, Australia. La empresa es propiedad privada de Australian Energy Holdings No 4 Pty Limited, una empresa controlada por Brookfield Asset Management.
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Producido en los Estados Unidos de América. Octubre de de 2023.
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