Asten Santé, filial del Grupo La Poste, buscaba una herramienta presupuestaria avanzada para mejorar la eficiencia operativa. La empresa eligió IBM Cognos Analytics e IBM Planning Analytics (nuevo nombre de TM1) para desarrollar varios módulos clave para los equipos, un proyecto que tardó más de 3 años en completarse.
IBM Cognos Analytics
IBM Planning Analytics (nuevo nombre de TM1)
Asten Santé es un destacado proveedor de servicios de asistencia médica a domicilio, que atiende a casi 120 000 pacientes diariamente en toda Francia. En un principio era una organización sin ánimo de lucro, pero ahora es una filial del Grupo La Poste y está afiliada a la rama La Poste Santé & Autonomie.
Hace más de tres años, Asten Santé inició conversaciones sobre la implementación de una herramienta para automatizar la construcción del presupuesto y facilitar su análisis. "Estábamos buscando una herramienta de dirección y toma de decisiones para nuestros equipos operativos y de gestión". explica Laurence Paquereau, Director de Control de Grupo, Asten Santé.
La diversidad de las actividades de la empresa hace que el proceso de generación de ventas sea cada vez más complejo... al igual que su afiliación al Grupo La Poste. "Formar parte del Grupo La Poste significa seguir 5 pasos presupuestarios por año: 1 presupuesto y 4 estimaciones. En otras palabras, las fases de construcción y desarrollo del presupuesto se llevan a cabo cinco veces al año, lo que representa una carga de trabajo significativa. Por lo tanto, contar con una herramienta de presupuestación nos ha permitido acelerar estas operaciones y, al mismo tiempo, garantizar que sean más confiables y seguras".
Asten Santé recurrió rápidamente a Next Decision, un socio con el que ya había colaborado en proyectos de inteligencia empresarial, así como en las soluciones IBM Cognos TM1 e IBM Planning Analytics. "En un puesto anterior, uno de los controladores de gestión del equipo había trabajado con estas soluciones de IBM: estaba familiarizado con la eficacia de las herramientas y los beneficios que podíamos obtener de ellas", señala Laurence Paquereau.
Asten Santé decidió comenzar con un módulo contable inicial sobre las cuentas de resultados analíticas.
"Nuestro objetivo era conectar IBM Planning Analytics a SAGE, con el fin de extraer datos reales y crear un módulo de construcción presupuestaria dedicado a las declaraciones de ingresos. Este primer módulo es un trampolín imprescindible hacia temas más técnicos y enriquecedores". explica Laurence Paquereau, Director de Control de Grupo, Asten Santé.
Desde entonces, se han desarrollado varios otros módulos:
Actividad empresarial y ventas: este módulo se conecta a la herramienta empresarial Isadom con el fin de extraer datos clave (pacientes, tratamientos, etc.) y así obtener una proyección presupuestaria para el año.
Consumo de pacientes: los proveedores sanitarios requieren un número significativo de consumibles. Este módulo, que ayuda a evaluar estas necesidades y calcular los márgenes, es el más utilizado por los equipos operativos para optimizar su consumo.
Activos: la compañía ha implantado un módulo de previsiones de CAPEX, basado en las proyecciones de actividad. Esta herramienta es utilizada principalmente por el departamento de control de gestión.
Se han emprendido iniciativas adicionales, como la elaboración de cuentas de resultados por agencia.
Para cada módulo, el método de desarrollo es el mismo: "nuestro experto en Next Decision empieza con una página en blanco y anota nuestras necesidades durante las sesiones del taller. Esto permite que el módulo se cree en el transcurso de nuestras discusiones. De hecho, vemos cómo el módulo cobra vida sobre el papel, ¡incluso antes de que exista la herramienta!"
Con el desarrollo de nuevos módulos, Asten Santé ha pasado de la simple elaboración de presupuestos a la creación de una verdadera herramienta de gestión financiera. La solución es robusta e incluye actualizaciones diarias de datos contables y operativos.
"Actualmente utilizamos IBM Planning Analytics de varias maneras". explica Laurence Paquereau, Director de Control de Grupo, Asten Santé. "Además de la previsión presupuestaria, elaboramos informes mensuales para la dirección, los directores regionales, los directores de sucursal y varios responsables de servicios de apoyo (ventas, marketing, etc.). Una vez al mes, elaboramos análisis más detallados, especialmente centrados en los márgenes, para los equipos operativos. Utilizamos esta solución a diario en nuestro departamento de control de gestión, tanto para tareas de control como de análisis".
Los equipos de Asten Santé y Next Decision están trabajando actualmente en un módulo ETC (equivalente a tiempo completo) que evaluará los recursos humanos necesarios para llevar a cabo las actividades previstas en la proyección presupuestaria. Asten Santé espera finalizar esta solución en el primer trimestre de 2024. Otro proyecto en el que estamos trabajando es proporcionar cuentas de resultados por actividad, lo que daría a la gerencia una imagen más precisa del desempeño de la empresa, actividad por actividad. De nuevo, este proyecto está previsto para 2024.
Por último, los cambios en el equipo de control de gestión requerirán la formación de nuevos controladores, lo que facilitará la transferencia de competencias. "2024 será el año de consolidar nuestro EPM". concluye Laurence Paquereau.
Asten Santé, un actor clave en el sector de la asistencia sanitaria a domicilio, ayuda a los pacientes a lo largo de todo su recorrido sanitario, abordando afecciones agudas y crónicas, así como problemas relacionados con la pérdida de autonomía debida al envejecimiento o la discapacidad.
Los orígenes de Asten Santé como asociación y su afiliación al Grupo La Poste la convierten en un actor único en el sector de la asistencia sanitaria a domicilio, con un enfoque totalmente comprometido y cercano tanto a los pacientes como a los equipos sanitarios.
Asten Santé ofrece una amplia gama de servicios médico-técnicos a domicilio para pacientes: Apnea del Sueño, Insuficiencia Respiratoria Crónica, Infusión, Nutrición, Insulinoterapia, Enfermedad de Parkinson...
Desde hace 50 años, nuestros equipos multidisciplinares de expertos trabajan junto a los profesionales sanitarios para asegurar una atención integral y personalizada al paciente y garantizar la adherencia al tratamiento.
En Asten Santé, vemos a cada paciente como único, con su propia historia, necesidades e inquietudes específicas y, por lo tanto, siempre priorizamos la dimensión humana de nuestra profesión.