Los números no mienten.
Pueden describir la salud financiera de una empresa, impulsar decisiones, descubrir riesgos y revelar eficiencias y deficiencias operativas. A través de los procesos contables, los datos financieros son la forma en que la empresa se comunica con quienes la dirigen. Es decir, siempre que alguien lo reciba.
A veces los datos son difíciles de obtener, analizar o consolidar. Y la comunicación sólo se hace más compleja cuando la empresa no es una entidad única, sino un conjunto de empresas. Este es el caso de Ascendis Health Limited: una organización global de salud y bienestar compuesta por 134 entidades en los segmentos de salud del consumidor, farmacia, medicina, salud animal y biociencias.
Yolandi van den Berg, Directora de Informes del Grupo Ascendis, describe el proceso de consolidación y elaboración de informes de una organización que vende productos en 130 países: "Es un reto monitorizar todas esas entidades en distintas divisas. Todos tienen varios sistemas ERP, la información no está en el mismo formato y los datos son incoherentes".
Y continúa: "Y luego está la complicación añadida de las transacciones entre empresas, como los préstamos, y la traducción de la información a rands sudafricanos. Así que para la consolidación, necesita un sistema o un proceso que elimine esas transacciones entre empresas desde una perspectiva de grupo".
En el pasado, Ascendis utilizó un software de planificación financiera basado en hojas de cálculo para sus informes financieros, pero descubrió que era problemático por varias razones. "Era muy manual, por lo que los datos eran propensos a errores", continúa van den Berg. “No había manera de colocar los diarios y generar un informe sobre todos los asientos de consolidación. Tenía que subir documentos de Excel solo para ver los resultados finales.... Definitivamente no fue una herramienta diseñada para consolidar y traducir 134 entidades de varias monedas de informes como Ascendis".
Informes exhaustivos
Ejecuta cierres, consolidaciones e informes para 134 entidades empresariales
Tamaño de la base de datos
El tamaño de la base de datos financiera es de 80 GB
En última instancia, la falta de datos precisos combinados con las limitaciones de consolidación e informes del software oscurecían la visibilidad en todo el grupo. Esto, a su vez, dificultaba la toma de decisiones y las acciones, y exponía a la empresa a riesgos.
Jaco Henning, Director Financiero del Grupo Ascendis, explica: "Solo utilizábamos el software dos veces al año: para los informes provisionales y los de final de año. La consolidación del grupo solo se realizó una vez al año para la generación de informes externos, por lo que nuestra gerencia nunca tuvo una visión mensual del grupo. Necesitaban esa información para gestionar el grupo y tomar las decisiones correctas. Eso faltaba en nuestras herramientas de informes anteriores”.
Con la licencia de su software financiero a punto de expirar, Ascendis vio la oportunidad de reemplazar el sistema con la tecnología IBM® Cognos Controller .
"Necesitábamos una herramienta adecuada para llevar a cabo la consolidación", afirma Henning. "También queríamos establecer controles más rigurosos para nuestros informes financieros a fin de poder obtener cifras de mayor calidad y más consistentes. Por eso nos decidimos por Cognos Controller".
Para la implementación, Ascendis recurrió al socio comercial de IBM, iOCO, un gigante tecnológico especializado en soluciones y servicios de análisis de datos, incluidos análisis empresariales, análisis predictivos, servicios gestionados y gestión de proyectos. Jacqueline Minnaar, consultora principal de FPM que trabaja para la división de gestión del rendimiento financiero de iOCO, dirigió el proyecto con el equipo de Ascendis.
"Realmente disfruto trabajando con Jacqueline", dice van den Berg. "Es muy detallista. Cuando tengo dudas (y ha habido muchas debido a la complejidad), ella siempre es de gran ayuda. Estoy muy, muy contento".
Minnaar describe el compromiso como una gran implementación, pero añade: “Cognos puede trabajar perfectamente con una organización grande. Ascendis tiene ocho tipos diferentes de ERP. Desde la perspectiva de los datos, almacenan datos reales, múltiples versiones de presupuestos y pronósticos, así como actualidades gubernamentales para cada una. La base de datos es de unos 80 GB, lo cual es muy grande. Y el almacenamiento back-end de todos los datos es uno de los más grandes que he visto. Por eso utilizan muchas funciones de Cognos”.
Por ejemplo, Ascendis utiliza la tecnología para datos reales, previsiones, presupuestos y estados de flujo de efectivo. "Cada mes, todo el mundo carga la información real en el sistema, que luego utilizamos para extraer nuestros informes mensuales para las distintas unidades de negocio, los prestamistas y la dirección", explica van den Berg. "Es muy importante que hagamos previsiones precisas mensual y anualmente, así como desde el punto de vista presupuestario".
Ascendis también desarrolló un modelo de flujo de caja en su aplicación Cognos, lo que permite a la empresa generar estados de flujo de caja mensuales para los prestamistas. "Ahora estamos gestionando el cumplimiento de todos los requisitos que necesitan las partes interesadas", añade Henning."
En toda la organización, Ascendis se da cuenta de los beneficios de la consolidación y la presentación de informes mensuales. Los datos precisos generan más visibilidad. Una mayor visibilidad conduce a una mejor información. Y una mejor información conduce a la toma de decisiones y a la adopción de medidas informadas.
"En el pasado, no teníamos consolidación mensual", dice Henning. "Ahora sí. No teníamos un estado de flujo de caja mensual. Ahora lo tenemos. Hoy tenemos información disponible mensualmente para todo el grupo, mientras que antes era solo una vez al año".
Y continúa: "Con Cognos, la dirección puede ver lo que ocurre en todo el grupo y revisar nuestras unidades de negocio: dónde están financieramente, compararlas con presupuestos y previsiones y ver si van por buen camino. Porque tienen una visión general, pueden gestionar el negocio mucho mejor".
En un caso, los informes financieros del sistema revelaron una discrepancia potencialmente arriesgada relacionada con el efectivo. "Observamos el informe comparado con la cuenta bancaria y vimos que el negocio no generaba el nivel correcto de efectivo", recuerda Henning. “No estábamos a la altura de pagar nuestra deuda. El sistema nos ayudó a identificar esos tipos de problemas o riesgos para que podamos empezar a trabajar en ellos lo suficientemente pronto como para abordarlos".
El software Cognos Controller proporciona a Ascendis un mayor control, una característica que Henning aprecia. "Con Cognos, tenemos informes de registro que muestran lo que sucedió y cómo cambia la información", afirma. "Nuestro antiguo sistema no ofreció este tipo de control y usted no pudo monitorear el acceso".
Los datos también son más consistentes, lo que facilita y mejora los análisis. "Ahora hay el mismo gráfico de cuentas en todo el grupo", dice van den Berg. “Todo el mundo declara sus ingresos en la misma línea. Hay coherencia en los informes”.
Hoy en día, Ascendis sigue modificando y personalizando el sistema y utilizando más capacidades a medida que cambia la organización. "Encontramos más y más formas de usar Cognos, como mejorar nuestros procesos de presupuesto y previsión", concluye Henning. "Aquí es donde estamos en esta etapa. Pero definitivamente no se puede administrar un negocio sin una herramienta como Cognos”.
Fundada en 2008, Ascendis Health (enlace externo a ibm.com) es una organización global de salud y bienestar que opera en los segmentos de salud del consumidor, farmacia, medicina, salud animal y biociencias. Sus marcas Reuterina, Solal y MenaCal.7, entre otras, se venden en más de 130 países y son muy respetadas en los mercados. La empresa tiene su sede en Gauteng (Sudáfrica) y registró unos ingresos de 6963 millones de rands en 2020.
Fundada para simplificar la TIC, iOCO (enlace externo a ibm.com) es la empresa líder en servicios tecnológicos integrados de África, con la mayor concentración de habilidades en el continente. Con una plantilla de 4500 técnicos, nuestro objetivo es ofrecer un enfoque centrado en el cliente y orientado al diseño para resolver los problemas de las empresas. Con presencia en África, el Reino Unido, Europa y Oriente Medio, iOCO atiende a todos los sectores verticales y a más de 2000 clientes.
Legal
© Copyright IBM Corporation 2021. IBM Corporation, IBM Analytics, New Orchard Road, Armonk, NY 10504
Producido en los Estados Unidos de América, julio de 2021.
IBM, el logotipo de IBM, ibm.com y Cognos son marcas comerciales de International Business Machines Corp., registradas en muchas jurisdicciones del mundo. Los demás nombres de productos y servicios pueden ser marcas registradas de IBM u otras empresas. Una lista actualizada de las marcas comerciales de IBM está disponible en la web en “Información de derechos de autor y marcas comerciales” en ibm.com/legal/copyright-trademark.
La información contenida en este documento es la vigente en la fecha de su publicación original y está sujeta a cambios por parte de IBM. No todas las ofertas mencionadas en este documento están disponibles en todos los países en los que IBM está presente.
Los datos de rendimiento y ejemplos de clientes mencionados se presentan únicamente con fines ilustrativos. Los datos reales de rendimiento pueden variar en función de las configuraciones y condiciones de funcionamiento específicas. LA INFORMACIÓN DE ESTE DOCUMENTO SE OFRECE "TAL CUAL" SIN NINGUNA GARANTÍA, NI EXPLÍCITA NI IMPLÍCITA, INCLUIDAS, ENTRE OTRAS, LAS GARANTÍAS DE COMERCIALIZACIÓN, ADECUACIÓN A UN FIN CONCRETO Y CUALQUIER GARANTÍA O CONDICIÓN DE NO INFRACCIÓN. Los productos de IBM están sujetos a garantía según los términos y condiciones de los acuerdos bajo los que se proporcionan. Los productos de IBM están sujetos a garantía según los términos y condiciones de los acuerdos bajo los que se proporcionan. El cliente es responsable de garantizar el cumplimiento de las leyes y reglamentos aplicables. IBM no presta asesoramiento legal ni declara o garantiza que sus servicios o productos aseguren que el cliente cumpla con cualquier ley o normativa.