Con la visión de convertirse en un hospital inteligente, Asan Medical Center (AMC) buscaba mejorar la eficiencia operativa y el servicio al cliente mediante el empleo de tecnologías transformadoras. AMC colaboró con IBM® Services para automatizar la asignación de camas y las reservas de pacientes hospitalizados a través de la automatización inteligente, utilizando la metodología IBM® Garage. Esto ayudó a AMC a asignar camas hasta 20 minutos más rápido y a reducir la carga de trabajo del personal del hospital en 3 horas al día.
El sector sanitario está cambiando a un ritmo rápido con el fin de ofrecer una mejor atención al paciente mientras controla los costes y mejora las ineficiencias operativas. Asan Medical Center quería automatizar el procedimiento de asignación de camas para reducir la carga de trabajo del personal del hospital, lo que les permitía tener más tiempo para centrarse en las tareas de servicio al cliente de alto valor.
Utilizando la metodología IBM® Garage, el equipo de IBM® Services trabajó con Asan Medical Center para reestructurar flujos de trabajo complejos y optimizar los procesos de asignación de camas a través de la automatización inteligente. Como extensión del proceso automatizado de asignación de camas, la Automatización de Procesos Robóticos (RPA) también se aplicó a tareas relacionadas, como el registro de pacientes hospitalizados, el cambio y la cancelación de reservas.
En la altamente competitiva industria de la salud de Corea del Sur, el servicio al cliente y la eficiencia son los principales puntos de diferenciación, y la tecnología se está convirtiendo cada vez más en un factor clave.
Para establecerse como hospital centrado en el paciente, Asan Medical Center quería mejorar el servicio prestado a sus pacientes. Se dio cuenta de que había una oportunidad de liberar al personal del hospital de la repetitiva tarea de asignación de camas, que es una tarea manual compleja y cuya formación suele llevar varios meses. AMC quería automatizar los procesos críticos y los criterios complejos de asignación de camas.
Woo Ye-seon, subdirector del Centro Médico Asan, explica: "Había muchas tareas repetitivas en las tareas de cama, por lo que no teníamos tiempo suficiente para dedicarnos a tareas más importantes, como la recepción de clientes. Por lo tanto, queríamos dedicar más tiempo a la recepción o a los servicios de los clientes, lo cual es una tarea con un alto valor añadido, al reducir las horas de trabajo del personal que dedica a tareas menores. "
A principios de 2018, el profesor Kim Jong-Hyeok, director, AMC Planning and Coordination Division, visitó IBM® Research Lab en Nueva York para experimentar las tecnologías más prometedoras y disruptivas, incluyendo inteligencia artificial, cadena de bloques, IBM® watson y automatización inteligente. El profesor Kim Jong-Hyeok discutió en detalle con el equipo de IBM sobre la necesidad de digitalización y automatización en los hospitales, y cómo podrían mejorar la experiencia de los pacientes y el personal cuando se aplican a áreas estratégicas seleccionadas. Agregó: "Hablé sobre IBM® watson y Design Thinking con el personal del centro de investigación, me impresionó su forma de trabajar, la forma en que innovaron cosas y su trabajo en equipo".
Más tarde, el equipo global de IBM visitó el Asan Medical Center en Corea para llevar a cabo un taller de Design Thinking de 3 días, un marco centrado en el usuario que se utiliza para resolver problemas de una manera creativa y práctica, a la velocidad y escala de una empresa moderna. Durante el taller, los equipos de IBM y AMC analizaron los puntos débiles del hospital, su entorno actual, los objetivos previstos y las prioridades para el futuro estado. Esto incluía una evaluación de todos los departamentos que eran apropiados para la automatización y seleccionando el que más lo necesitaba. El profesor Kim Jong-Hyeok recuerda: "Los equipos de Suministros, tratamiento adecuado y médico expresaron una gran necesidad de automatización, y entre ellos debatimos sobre qué tipo de tareas debía aplicarse primero la automatización, y optamos por automatizar la asignación de camas, que era lo más cercano a la experiencia del cliente y el trabajo de interacción."
Utilizando la metodología IBM® Garage, IBM® Services y Asan Medical Center se embarcaron en un proyecto de 12 semanas que abarcó 35 departamentos. La fase inicial del proyecto se centró en definir los casos prácticos. Este paso incluyó la identificación de los procesos y requisitos de negocio, la definición y configuración de los requisitos de datos y el establecimiento de criterios de evaluación del rendimiento para la tarea de asignación de camas. El equipo también analizó una tarea potencial que podría automatizarse con RPA y seleccionar 2 candidatos objetivo de prueba.
En la siguiente fase, el equipo de IBM® Services analizó todos los flujos de trabajo y reglas para la tarea de asignación de camas. Se reestructuraron flujos de trabajo complejos y se definieron nuevas reglas para la asignación de camas para eliminar la redundancia y mejorar la eficiencia. Al aprovechar los flujos de trabajo inteligentes, se diseñó un sistema automatizado que asignaría camas en función de una compleja interacción de varios conjuntos de criterios. Esto incluía las preferencias de los pacientes, los horarios de las cirugías, las circunstancias especiales de los pacientes, el estado de reserva de cada departamento e incluso factores como la distancia que el personal médico tendría que cubrir para satisfacer las necesidades de cada paciente.
Como una extensión del proceso automatizado de asignación de camas, la RPA se aplicó a tareas relacionadas, como el registro de pacientes hospitalizados o el cambio y cancelación de reservas.
La implementación de la automatización inteligente en la tarea de asignación de camas ayudó a Asan Medical Center a mejorar la eficiencia operativa y brindar un mejor servicio al cliente. Durante las 12 semanas que duró el proyecto, la tasa de error para la tarea de asignación de camas fue del 0 % para los 35 departamentos médicos seleccionados que manejaron casi el 55 % del total de pacientes ingresados. Las camas se asignaron un máximo de 20 minutos más rápido en comparación con el sistema manual. El personal de AMC encargado de registrar a los pacientes pudo ahorrar aproximadamente 3 horas diarias, lo que les permitió dedicar más tiempo a la atención de los pacientes.
Actualmente, se gestionan más de 100 registros de hospitalización al día sin intervención humana. Teniendo en cuenta el hecho de que incluso la distancia recorrida por el personal médico se tiene en cuenta en el sistema de asignación de camas, las rondas de pacientes también son más eficientes. El profesor Kim Jong-Hyeok, director de la División de Planificación y Coordinación de AMC, añade: "En un corto período de tiempo, la asignación automatizada de camas y la RPA mejoraron la eficiencia del trabajo y hemos logrado una mayor satisfacción del personal. Cada miembro del personal que antes participaba en el registro de pacientes puede ahorrar ahora unas tres horas al día".
Los flujos de trabajo inteligentes no solo están automatizados, optimizados y personalizados, sino que también son dinámicos y pueden flexibilizarse y escalar con facilidad para crear nuevo valor. Ha ayudado a AMC a vincular los procesos de principio a fin, eliminando los silos y cortando las funciones para exponer nuevos resultados. Kim Min-jung, responsable de IBM Corea, Global Business Services, añade, "Resulta gratificante ver la diferencia que supone para el funcionamiento eficiente del Asan Medical Center el hecho de que los flujos de trabajo inteligentes ayuden a dar sentido a los datos e información de front-office y back-office para ayudar a los profesionales sanitarios a abordar las tareas administrativas de forma rápida y eficiente. Al automatizar las actividades rutinarias, este sistema libera al personal del hospital para dedicar más tiempo a otras tareas y centrarse en mejorar la atención al paciente".
Con la visión de convertirse en un hospital inteligente, AMC pretende seguir innovando utilizando tecnologías transformadoras. El profesor Kim Jong-Hyeok concluye: "En el futuro, el proceso de creación de procesos hospitalarios más inteligentes y automatizados se ampliará a varios campos. Creo que se puede aplicar muy bien a la investigación, la educación, así como a campos médicos, como reclamaciones de seguros, asignaciones de enfermeras, trabajos relacionados con el material, etc. En última instancia, creo que será posible hacer que los servicios médicos generales del Asan Medical Center sean más inteligentes".
Asan Medical Center (enlace externo a ibm.com) es la institución médica más grande de Corea con un total de 2705 camas que ocupan aproximadamente 85 000 metros cuadrados. Desde su creación en junio de 1989, Asan Medical Center ha logrado una reputación médica de clase mundial, ya que ha continuado invirtiendo agresivamente en investigación y desarrollo y tratamiento clínico. Se esfuerza por convertirse en un estándar global en el mundo de la medicina y establecerse como líder del desarrollo médico en Corea. Ha liderado el campo de desarrollo médico de Corea tratando a los pacientes con la ayuda de profesionales altamente experimentados y equipos de vanguardia. Como resultado, Asan Medical Center observa 11 885 pacientes ambulatorios, 2540 pacientes internados y 328 pacientes de emergencia en un promedio diario mientras realiza alrededor de 67 228 cirugía compleja al año. Hoy en día, Asan Medical Center goza de la reputación de ser el hospital más visitado de Corea.
Legal
© Copyright IBM corporation 2020
julio de 2020 Producido en la India
IBM, el logotipo de IBM e ibm.com son marcas comerciales de International Business Machines Corp., registradas en muchas jurisdicciones del mundo. Los demás nombres de productos y servicios pueden ser marcas registradas de IBM u otras empresas. Una lista actualizada de las marcas comerciales de IBM está disponible en la web en “Información de derechos de autor y marcas comerciales” en ibm.com/legal/copyright-trademark.