ANAS adoptó un sistema de gestión de contenido electrónico, basado en IBM Filenet Content Manager e IBM Content Navigator, incluyendo sistemas especializados para ingeniería, adquisiciones y TI.
ANAS S.p.A. trabaja en grandes proyectos de construcción que implican grandes cantidades de información. Para garantizar un acceso rápido a los archivos importantes, la empresa quería una alternativa más inteligente a los procesos basados en papel.
ANAS adoptó un sistema de gestión de contenido electrónico, basado en las soluciones IBM Filenet Content Manager e IBM Content Navigator, incluyendo sistemas especializados para ingeniería, adquisiciones y TI.
ANAS es responsable de construir, mantener y actualizar la extensa red de carreteras y autopistas que mantienen a Italia en movimiento. Garantizar que miles de pueblos y ciudades permanezcan conectados en el difícil terreno de Italia exige un trabajo de mantenimiento constante. Paralelamente, ANAS también impulsa proyectos para crear nuevos enlaces de transporte entre los lugares más remotos de Italia.
Maurizio Biccellari, jefe de sistemas de gestión y documentos de ANAS, explica: "Muchas de las cosas que hacen de Italia un país tan hermoso también lo hacen extremadamente difícil desde una perspectiva de ingeniería. Con tantos ríos, valles y regiones montañosas, los proyectos para construir o reparar carreteras requieren equipos de ingenieros, arquitectos y topógrafos, así como muchos tipos diferentes de proveedores especializados.
Los proyectos de construcción y mantenimiento de ANAS dependen de una gran cantidad de datos, desde los planos de los ingenieros y los contratos de adquisición hasta los procesos de registro de gestión. Para gestionar sus procesos de ingeniería y una enorme red de proveedores, la organización previamente confiaba en procesos manuales basados en papel. Sin embargo, este enfoque significaba que era difícil realizar un seguimiento de formularios y archivos, especialmente en proyectos con múltiples partes interesadas y flujos de trabajo.
Biccellari continúa: "Para llevar a cabo su trabajo, nuestro personal y nuestros proveedores deben acceder a dibujos y planos de ingeniería, documentos de adquisición, procedimientos de calidad, instrucciones operativas, correspondencia del personal y más. Actualmente tenemos casi 12 millones de documentos archivados en nuestros sistemas, que nuestros usuarios pueden necesitar ver en cualquier momento. Si nuestro personal no puede acceder a la información que necesita a tiempo, aumenta el riesgo de retrasos en el proyecto, lo que tiene el potencial de aumentar sustancialmente nuestros costes".
Para introducir niveles más altos de eficiencia en su enfoque de gestión de contenido, ANAS seleccionó IBM Filenet Content Manager e IBM Business Automation Workflow.
Biccellari comenta: "Ya confiamos en las soluciones de IBM para almacenar nuestros 12 millones de documentos, y nuestras experiencias positivas trabajando con IBM nos dieron la confianza de recibir el soporte de alta calidad y receptivo que queríamos.
Durante todo el proceso de implementación, el equipo de IBM fue sumamente
útil, y su experiencia nos permitió implementar y personalizar rápidamente la solución".
Después de asociarse con IBM para desarrollar un sistema de gestión de documentos de ingeniería para respaldar el lado de operaciones de su negocio, ANAS decidió extender la solución a otras partes de la organización. Al implementar IBM Content Navigator, ANAS ha mejorado su solución con una interfaz intuitiva y fácil de usar, lo que permite a los usuarios no técnicos encontrar rápidamente la información que necesitan.
Hoy, la organización utiliza IBM Content Manager para aumentar muchos de sus sistemas de registro. Estos incluyen su sistema oficial de gestión de registros, P-ANAS. La solución también está integrada con sus sistemas de gestión de documentos de proyectos (PDM) para equipos de ingeniería, construcción y TI, así como con su plataforma de gestión de contratos de adquisición (PCM).
"La interfaz de Content Navigator es extremadamente fácil de configurar, lo que nos permite adaptarla a las diferentes necesidades de cada departamento", explica Biccellari. "Por ejemplo, personalizamos en gran medida la experiencia del usuario para nuestro Departamento de Adquisiciones, permitiendo que el equipo siga adoptando la solución sin cambiar de procesos".
Con un sistema de gestión de contenido impulsado por las soluciones IBM, ANAS ha logrado su objetivo de optimizar sus procesos, ahorrando tiempo y ayudando a contener los costes operativos.
"Gracias a IBM Content Manager, podemos intercambiar nuestros proyectos de ingeniería con los organismos de aprobación adecuados con solo tocar un botón, lo que elimina el coste y la complejidad de llevar papeles de un lado a otro", explica Biccellari.
Y añade: "La solución de IBM también nos está ayudando a acelerar nuestro proceso interno de compras. En TI, hemos acortado significativamente el proceso de aprobación, lo que nos ayuda a implementar servicios innovadores para el negocio de manera oportuna. A nuestros empleados les encanta lo fácil que es usar la nueva solución y no hemos recibido más que comentarios positivos".
Gracias a las capacidades de gestión de acceso detalladas, ANAS puede garantizar que los documentos sean accesibles para las personas que trabajan en varios departamentos cuando sea necesario. Por ejemplo, los documentos de ingeniería se almacenan en el sistema de gestión de documentos de ingeniería, pero se puede acceder a ellos a través del sistema de gestión de documentos de aprovisionamiento durante un proceso de licitación.
"La estrecha integración entre nuestros repositorios de gestión de contenido nos permite respaldar una toma de decisiones rápida y eficaz sin comprometer nuestras rigurosas políticas de seguridad de la información",
afirma Biccellari.
Basándose en el éxito de la solución, ANAS tiene previsto utilizar la capacidad de gestión de casos dentro de IBM Business Automation Workflow para agilizar sus procesos de cuentas por cobrar y pagar.
Biccellari concluye: "Impulsar nuestros proyectos de construcción de manera eficaz es crucial para que Italia siga avanzando. Gracias a nuestras soluciones de gestión de contenido de IBM, estamos en una posición sólida para introducir niveles de eficiencia aún más altos en nuestras operaciones".
ANAS (enlace fuera de ibm.com) diseña, construye y opera la red nacional de carreteras de Italia, gestionando más de 30 000 km de carreteras y autopistas. La empresa cuenta con 6000 trabajadores, incluidos ingenieros, arquitectos y topógrafos. Con sede en Roma, cuenta con 38 oficinas en toda Italia.
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Producido en los Estados Unidos de América, febrero de 2019.
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