En la Universidad Americana de El Cairo (AUC), la información estaba dispersa en silos de datos, lo que dificultaba su aplicación. La universidad necesitaba una nueva plataforma de BI y análisis que pudiera respaldar la toma de decisiones y descentralizar los datos.

AUC implementó el software Db2 Data Warehouse on Cloud como un centro de datos central para alojar datos de los sistemas aislados, y la oferta de Cognos Analytics para representar visualmente la información y descubrir patrones ocultos.

Los estudiantes vienen de más de 60 países de todo el mundo para asistir al campus de última generación de 260 acres de la AUC en Nuevo Cairo, en Egipto. Aprenden el pensamiento crítico y las soluciones creativas que llevan su educación más allá del aula y la llevan a la comunidad. A través de la investigación, la expresión intelectual y creativa y el servicio comunitario, la AUC se compromete a explorar los retos a los que se enfrentan Egipto, la región y el mundo.

Sin embargo, esta visión se ve desafiada si la estructura de información de la universidad no es lo suficientemente sólida y robusta como para respaldar la toma de decisiones oportuna e informada. La AUC ha invertido mucho en la creación de su infraestructura de información e introducción de sistemas ERP modernos. Este énfasis en la tecnología aseguró que los datos críticos y valiosos se almacenaran en formatos bien estructurados y facilitaran la automatización de sus diversos procesos de negocio. Con el tiempo, estos sistemas han seguido acumulando grandes cantidades de datos.

Sin embargo, la aplicación de este gran volumen de datos para generar conocimiento se ha colocado continuamente en un segundo plano. Los resultados han sido incoherencias, redundancias y muchas versiones diferentes de la verdad. Además, el proceso manual en el que se basaba la AUC tardaba semanas en producir datos y era propenso a errores humanos. Cuando llegaba la información, ya era demasiado tarde (las decisiones estaban tomadas).

La AUC buscó una plataforma de BI que respaldara la toma de decisiones oportuna e informada, descentralizara los datos y proporcionara un resultado visual y diverso.

Cualquier estrategia diseñada para unificar los silos de datos de la AUC tuvo que comenzar con un sistema armonioso que no necesitaba intervención manual y podía producir automáticamente datos integrales ensamblados.

«La eficacia institucional se centra en transformar instituciones utilizando un proceso de toma de decisiones centrado en los datos y basado en la información. Los datos, la información y el conocimiento están en el centro de todo», explica Iman Megahed, director de Estrategia y Conocimiento de la AUC.

La solución también necesitaba presentar los datos en varios soportes y una variedad de formas visuales, como cuadros de mandos, estadísticas y análisis. La AUC es una universidad sin fines de lucro con recursos limitados, por lo que su solución necesitaba reducir los gastos generales y facilitar la capacitación del personal en todo el sistema.

La AUC seleccionó a IBM para entregar una solución de pila completa que consta de ofertas de IBM DataStage®, Cognos Analytics y Db2 Warehouse on Cloud . Con la tecnología de IBM, la universidad pudo mejorar la velocidad de recopilación de datos y consolidar fragmentos de datos de diferentes ERP, lo que permitió formular una vista de 360 grados de sus constituyentes (estudiantes, profesores y antiguos alumnos) por primera vez.

«Después de todos los esfuerzos que realiza el equipo de BI, se amortiza inmediatamente cuando entras en una reunión y te encuentras al rector abriendo un cuadro de mandos sobre el profesorado o los estudiantes, confiando plenamente en las cifras y tomando decisiones basadas en ellas», afirma Heba Atteya, directora principal de Inteligencia Empresarial y Análisis de Datos de la AUC.

La AUC solía tardar semanas y requería una inmensa cantidad de intervención manual para obtener los resultados de los datos. Ahora solo lleva unos minutos. Los datos ya no están dispersos en varios silos de datos. Las soluciones Cognos Analytics y Db2 Warehouse on Cloud eliminaron los diversos sistemas independientes para que la AUC pudiera utilizar una plataforma de análisis rápida e integral.

Aunque la BI es un largo camino para la AUC, el comienzo fue intenso y prometedor. La medida fue celebrada y reconocida por muchos en el campus. No solo abordó la necesidad de una infraestructura efectiva para apoyar el proceso de toma de decisiones, sino que también tuvo varios efectos indirectos en el rendimiento de varias unidades en el campus.

Los primeros resultados de la BI incluyeron un cambio gradual de la cultura organizativa hacia un proceso de toma de decisiones más basado en evidencias, una mejora de la calidad y el gobierno de los datos y una disminución del efecto de los silos con una mayor transparencia incorporada, una transformación de la universidad en su núcleo y un énfasis en la necesidad de cambio y un aumento de la confianza y la alineación en todos los niveles de gestión con la creación de un punto de verdad que consolide las opiniones de la universidad y dirija la acción común.

Fundamentalmente, la implementación exitosa de la BI en la AUC ha desempeñado un papel importante en la transformación de una universidad de 100 años para avanzar hacia una institución de educación superior más proactiva y moderna en todos los aspectos de su gestión y operación.

Las partes interesadas pueden sentarse en reuniones, mantener un debate, revisar los datos y tomar inmediatamente decisiones fundamentadas basadas en información cuantitativa en vez de basarse en conjeturas. «Tener información disponible como parte del proceso de toma de decisiones hace todo claro, y ya no necesitas debates largos ni debates sobre lo que la gente piensa», explica Megahed. «Es solo un hecho. Ya no cuestionamos ni preguntamos ni sugerimos, simplemente está ahí». Los participantes pueden participar en cualquier discusión con hechos fácilmente disponibles, en lugar de teorías y opiniones, y decidir sin esperar. Las partes interesadas ahora pueden ser proactivas en lugar de reactivas, lo que favorece una mayor calidad educativa.

La nueva infraestructura de datos supone otra ventaja empresarial para la AUC. La universidad puede utilizar esta nueva solución para obtener más que solo estadísticas académicas; ahora puede aprovechar las redes sociales para recopilar información sobre sus antiguos alumnos. La AUC ya no depende solo de la información de estudiantes, profesores y antiguos alumnos de su agrupación de datos. La universidad mira hacia el futuro y aplica un alcance adicional de redes sociales, big data, IA e Internet de las cosas (IoT).

La AUC (el enlace e encuentra alojado fuera de ibm.com) se fundó en 1919 y contribuye en gran medida a la vida social, intelectual y cultural de la región árabe.Es un puente vital entre Oriente y Occidente, que conecta Egipto y la región con el mundo a través de investigaciones académicas, asociaciones con instituciones académicas y de investigación y programas de estudio en el extranjero.Una institución independiente, sin fines de lucro, no partidista, no sectaria y con igualdad de oportunidades, la AUC está totalmente acreditada en Egipto y los Estados Unidos.