如果您是從使用 FileNet Integration for Microsoft Office 的整合 Microsoft Office 應用程式來傳送郵件，則可以傳送文件或文件副本的超鏈結。您也可以在整合式 Outlook 中，將一或多份文件從物件儲存庫拖曳到開啟的電子郵件中。這些文件是原始文件的副本，且是作為電子郵件附件或超鏈結來新增。您可以將文件拖曳到 Microsoft 應用程式以外的應用程式，但是 FileNet Integration for Microsoft Office 無法辨識那些文件。
如果收件人收到的電子郵件帶有超鏈結，其必須先登入，才能開啟鏈結的項目，且必須具有檢視該項目的存取權。如果收件人收到的電子郵件帶有附件，其不需登入即可開啟附加的文件。
提示： 當您從清單視圖傳送文件的超鏈結時，超鏈結會開啟該文件的已發行版本或 現行版本（即使該文件稍後再更新也一樣）。
在採用 Integration for Microsoft Office 的整合 Outlook 中，您可以開啟某一份特定文件的版本系列，並將特定版本的副本當作附件拖曳到電子郵件中。如果您是選擇一個特定的版本，那麼一次只能拖曳一份文件。
當您將物件傳送作為超連結時，文件或資料夾名稱（不包含任何特殊字元）會顯示為超連結文字。比方說，如果您的文件名稱是 MyDocument，就會顯示 MyDocument。
將文件當作電子郵件附件傳送時，會使用文件標題作為電子郵件附件說明。但是，如果標題使用的字集不同於您的區域和語言設定所指定的字集，則標題可能會不同。比方說，如果您傳送的文件具有英文文件標題，則會使用該文件標題作為電子郵件附件說明。不過，當您使用 Lotus Notes® 時，如果用戶端語言環境設為英文，但您傳送的文件具有日文文件標題，則會使用英文說明（例如 WorkplaceXT1234.doc）作為電子郵件附件的說明。
註： 如果要使用「傳送郵件」動作，您必須將 Web 瀏覽器的預設電子郵件用戶端設為 Microsoft Outlook 或 Lotus Notes。
如果要傳送超鏈結或附件，請執行下列動作：
表 1. 這份表格列出您使用整合的 Office 應用程式時，所能使用的功能表選項。| 使用 FileNet Integration for Microsoft Office 的 Office 應用程式 |
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| Office 應用程式 |
Outlook |
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- 開啟應用程式。
- 找到「IBM ECM」索引標籤，然後按一下「瀏覽」。
- 在要透過郵件傳送的文件上按一下滑鼠右鍵，然後選取下列一項：
- 按一下「將檔案作為鏈結傳送」，傳送所選文件的超鏈結。如果在網站喜好設定中啟用僅將附件新增為鏈結設定，它會是唯一可以使用的選項。
- 按一下「將檔案作為副本傳送」，傳送一份所選文件的副本。
當您將文件拖曳到開啟的電子郵件時，這些文件可以新增為附件或鏈結。請選取這些文件，然後按 Alt，拖曳文件。
- 在傳送訊息之前，依需要完成郵件訊息欄位。
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- 開啟新的電子郵件訊息。
- 找到「IBM ECM」索引標籤，然後按一下「瀏覽」。
- 執行下列其中一項作業：
寄送多重文件：選取一或多個您要作為電子郵件附件傳送的文件，然後將它們拖曳到電子郵件中。
寄送單一文件：在您要透過郵件傳送的一份文件上按一下滑鼠右鍵，然後選取下列一項：
- 按一下「將檔案附加為鏈結」，傳送所選文件的超鏈結。如果在網站喜好設定中啟用僅將附件新增為鏈結設定，它會是唯一可以使用的選項。
- 按一下「將檔案附加為複本」可以傳送所選文件的複本。
- 在傳送訊息之前，依需要完成郵件訊息欄位。
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